Estados de la documentación

Cada documento de una coordinación pasa por distintos estados que indican qué acción se espera por tu parte o por parte de la empresa principal. Conocer el significado de cada estado te permite saber qué hacer en cada momento y mantener la documentación al día.

Dónde consultar el estado

Los estados se consultan desde los apartados de documentación de la coordinación. En cada necesidad de documento se muestra un estado que define la situación actual del trámite.

Los cuatro estados principales son:

• Solicitado
• Pendiente de aceptar / revisar (firmar)
• Aceptado
• Anulado / No aplica

Solicitado

Un documento en estado Solicitado indica que la empresa principal te está pidiendo un documento y debes subirlo.

Las solicitudes pueden originarse por:

• Documentos nuevos que se piden por primera vez.
• Rechazos previos que requieren que subas un nuevo documento.
• Actualizaciones de documentos que están a punto de caducar o que ya han caducado.

Cómo responder a una solicitud

1. Identifica el documento que te están pidiendo.
2. Indica la fecha de expedición.
3. Sube el documento en el espacio habilitado para ello.
4. Pulsa Adjuntar para enviarlo.

Tras adjuntarlo, la solicitud cambiará a Pendiente de aceptar / revisar y quedará a la espera de validación del cliente. Ya no requiere acciones por tu parte.

Pendiente de aceptar / revisar (firmar)

Un documento en estado Pendiente de aceptar / revisar (firmar) indica que la empresa principal te está enviando un documento para que lo aceptes y firmes.

Nota

Estos envíos suelen ser documentos informativos y de riesgos específicos que la empresa principal te hace llegar y que es importante que conozcas.

Cómo aceptar y firmar el documento

1. El sistema te mostrará una previsualización del documento.
2. Revisa su contenido.
3. Pulsa Aceptar y firmar para confirmarlo.

Previsualización rápida

Si solo quieres ver el documento sin entrar en la página de firma, puedes usar el icono Ver documento para abrir una previsualización.

Una vez firmado, el envío pasará a estado Aceptado y no requerirá más acciones por tu parte.

Aceptado

Un documento en estado Aceptado significa que:

• La empresa principal ha dado por bueno el documento que tú habías subido, o
• Tú has aceptado y firmado un documento que te habían enviado.

Acciones disponibles

• Ver documento: previsualiza el documento desde el icono correspondiente.
• Descargar: si quieres tener el archivo físicamente en tu dispositivo, usa la opción Descargar.

En este estado no se requiere ninguna acción adicional.

Anulado / No aplica

A veces te solicitan documentos no obligatorios que no aplican al empleado, vehículo o actividad en cuestión. En esos casos, puedes indicarlo a la empresa principal en lugar de subir un documento.

Cómo marcar un documento como “No aplica”

1. En la solicitud, pulsa la opción No Aplica.
2. Especifica el motivo por el que el documento no aplica, para que quede constancia.
3. Confirma la acción.

La solicitud pasará a estado Anulado / No aplica y dejará de requerir acciones por tu parte.

Validación posterior

Dependiendo de la configuración del cliente, es posible que la solicitud de No aplica deba pasar por una validación posterior y ser ratificada por la empresa principal. En ese caso:

• La solicitud pasará primero a estado Pendiente de aceptar / revisar (firmar).
• Si la empresa principal la acepta, cambiará a Anulado / No aplica.
• Si la rechaza, volverá a estado Solicitado y deberás aportar el documento.

Resumen rápido

Estado	Significado	Acción esperada
Solicitado	Te piden un documento	Subir el documento
Pendiente de aceptar / revisar (firmar)	Te envían un documento	Revisar, aceptar y firmar
Aceptado	Documento validado o firmado	Ninguna (consultar/descargar)
Anulado / No aplica	El documento no aplica al caso	Ninguna (puede requerir validación posterior)

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Fuente: Documentación interna de Smartosh «Estados de la documentación», disponible en Scribe.