Cómo dar de alta una solicitud de EPI

Una solicitud de EPI es la petición de un nuevo equipo (por desgaste, pérdida, cambio de talla, etc.) cuando ya hay una necesidad anterior completada. SmartOSH ofrece cuatro vías para registrar la solicitud y un único flujo para gestionarla después.

Comportamiento común al solicitar

Independientemente del canal usado, al registrar la solicitud ocurre lo siguiente de forma automática:

• La necesidad de EPI anterior pasa de «Completado» a «Cerrado» y la Fecha cierre se cumplimenta con la fecha del día.
• Se desactivan los controles de fechas de revisión, mantenimiento y renovación de la necesidad cerrada.
• Dejan de generarse los SmartStatus de los responsables de revisión, mantenimiento y entrega para esa necesidad.
• Se crea una nueva necesidad de EPI con estado «No iniciado» y un aviso SmartStatus al empleado previsto que debe realizar la entrega.

Nota

En todas las vías de solicitud, solo aparecen los tipos de EPI que ya se han entregado y firmado al menos una vez, es decir, los que tienen al menos una necesidad en estado «Completado».

Solicitud desde SmartOSH

Cualquier usuario con acceso a SmartOSH y los roles pertinentes puede registrar una solicitud:

1. Accede a la pantalla listado de Necesidades de EPI.
2. Selecciona una necesidad en estado «Completado».
3. Haz clic en Operaciones > Registrar solicitud de EPI.
4. Si procede, cambia la Fecha solicitud, cumplimenta el Motivo solicitud y, si es necesario, la Talla solicitada y las Observaciones solicitud.
5. Haz clic en Aceptar.

Nota

La operación Registrar solicitud de EPI solo se activa al seleccionar una necesidad en estado «Completado».

Solicitud desde la URL

Cualquier usuario con acceso a SmartOSH y los roles pertinentes al que se le facilite la URL puede solicitar un EPI sin entrar al backoffice:

1. Accede a la URL de solicitud de EPI facilitada por el administrador.
2. Selecciona el Tipo de EPI y el Motivo de la solicitud.
3. Si la talla que necesitas es distinta de la que aparece como «Talla entregada», cumplimenta el campo Talla.
4. Si lo deseas, cumplimenta Observaciones.
5. Haz clic en Enviar.

Solicitud desde la App

Cualquier usuario con acceso a la App y los roles pertinentes puede solicitar:

1. Inicia sesión en la App con tu nombre de usuario y contraseña.
2. Entra en el apartado Solicitud de EPI.
3. Selecciona el Tipo de EPI y cumplimenta el Motivo de la solicitud.
4. Si lo necesitas, cumplimenta Talla y Observaciones.
5. Haz clic en Enviar.

Consejo

Para que se active el botón Enviar debes cumplimentar al menos los campos obligatorios Tipo de EPI y Motivo.

Solicitud desde el Visor app

Para usuarios que acceden a SmartOSH desde la web pero no pueden o no quieren instalar la App:

1. Accede a SmartOSH con tu usuario y contraseña.
2. Entra en el apartado Visor app desde la pantalla de inicio.
3. Entra en Solicitud de EPI.
4. Selecciona el Tipo de EPI y cumplimenta el Motivo.
5. Si lo necesitas, cumplimenta Talla y Observaciones.
6. Haz clic en Enviar.

Cómo gestionar una solicitud entrante

Cuando se registra una solicitud, el responsable previsto de la entrega recibe un aviso SmartStatus con la información básica.

A partir de ese momento, ese responsable —o cualquier usuario con acceso a SmartOSH y los roles pertinentes— puede gestionar la entrega siguiendo el flujo descrito en Cómo entregar EPIs a los empleados.

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Fuente: M-SO-20-19-01 «Manual de uso EPIS», versión 1, 21/12/2020.