Cuadro de mando de Coordinaciones

El cuadro de mando de Coordinaciones te ofrece una visión global de la coordinación de actividades empresariales (CAE) de tu organización: cuántas coordinaciones activas tienes con empresas externas, qué documentación se les exige, en qué estado está cada documento y qué nivel de cumplimiento hay por empresa y por tipo de documento.

Solo verás los datos de las empresas y centros a los que tienes acceso según tu perfil de usuario. Dos personas distintas pueden ver cifras diferentes en el mismo cuadro de mando, y eso es lo esperado.

Conceptos clave

Antes de repasar cada elemento, conviene tener claros varios conceptos que se usan en todo el cuadro de mando.

Coordinación. Una coordinación es la relación de coordinación de actividades empresariales entre tu empresa y una empresa externa (contrata o subcontrata), normalmente asociada a un centro de trabajo. Es la unidad que cuenta la tarjeta de indicador y la columna Coordinaciones de la tabla. Cada coordinación se cuenta una sola vez, aunque tenga muchos documentos asociados.

Documento. Dentro de cada coordinación se exige una serie de documentos (la necesidad de documento). Cada documento es la unidad que cuentan los gráficos de anillo y las columnas de necesidades. Un mismo documento se cuenta una sola vez. Cada documento tiene un tipo (por ejemplo, un seguro, un certificado, una evaluación de riesgos…) y un estado.

Estados del documento. Cada documento se encuentra en uno de estos estados:

Estado	Significado
Solicitado	Se ha pedido el documento y se está a la espera de recibirlo.
Pendiente de aceptar	El documento se ha recibido y está pendiente de revisión o aceptación.
Enviado pendiente de firma	El documento se ha enviado y está pendiente de firma.
Aceptado	El documento se ha revisado y aceptado.
No aplica	El documento no es necesario para esa coordinación (incluye los pendientes de solicitar y los anulados).
Estado no definido	El documento está en un estado no contemplado por el cuadro de mando.

Documento OK, NO OK o N/A. Para medir el cumplimiento, cada documento se clasifica de forma simplificada:

OK: únicamente los documentos aceptados.
NO OK: los documentos solicitados, pendientes de aceptar o enviados pendientes de firma; es decir, los que todavía requieren gestión.
N/A: los documentos que no aplican.

Origen del documento (a quién se le pide). Cada documento se pide a un origen concreto. El cuadro de mando los agrupa en: documentos de empresa (principal o externa), documentos de empresas subcontratadas, documentos de empleados y documentos de centro.

% de cumplimiento. El porcentaje de cumplimiento se calcula como los documentos aceptados divididos entre el total de documentos. Ten en cuenta que el total incluye también los documentos marcados como No aplica, que pueden hacer bajar el porcentaje.

Solo elementos activos. El cuadro de mando muestra únicamente las coordinaciones y documentos activos, y los elementos de estructura (empresa, centro, empresa externa) activos.

Permisos de ámbito. El cuadro de mando solo incluye las coordinaciones de las empresas y centros a los que tienes acceso. Por eso dos usuarios con permisos distintos pueden ver cifras distintas.

Filtros encadenados. Todos los filtros se aplican a la vez sobre todos los gráficos, tarjetas y tablas. Si seleccionas un centro y un tipo de documento, todo lo que ves en pantalla se recalcula solo con esos documentos.

Filtros

En el lateral izquierdo encontrarás los filtros. La mayoría permite selección múltiple e incluye un buscador.

Filtro	Qué permite acotar
Ámbito	La estructura organizativa, en forma de árbol: empresa → centro. Solo se muestran los elementos activos.
Coordinación	Las coordinaciones concretas por su nombre.
Empresa externa	Los documentos de determinadas empresas externas (contratas o subcontratas).
Tipo de documento	Los documentos de determinados tipos.
Estado del documento	Los documentos en un determinado estado (solicitado, pendiente de aceptar, aceptado…).
Origen	Los documentos según a quién se le piden (empresa, empleados, subcontratas, centro).

Tarjeta de indicador

Coordinaciones activas

Muestra el número de coordinaciones activas del periodo y los filtros seleccionados. Es el recuento de coordinaciones distintas, contadas una sola vez aunque tengan muchos documentos asociados.

Gráfico de anillo

Documentos por estado

Reparte los documentos según su estado (solicitado, pendiente de aceptar, aceptado, no aplica…). Cada porción indica el número de documentos y el porcentaje sobre el total. Sirve para ver de un vistazo cuánta documentación queda pendiente de gestionar y cuánta está ya aceptada.

Estado de documentos (cumplimiento)

Este bloque agrupa tres gráficos de anillo que reparten los documentos según su nivel de cumplimiento (OK, NO OK y N/A), pero cada uno sobre un conjunto distinto de documentos:

Documentos totales

Reparte todos los documentos según estén OK, NO OK o N/A. Da la foto global del cumplimiento documental.

Documentos de empresa y centro

Reparte solo los documentos que se piden a empresas (principal, externa o subcontratas) y a centros. Sirve para ver el cumplimiento de la documentación de tipo empresarial.

Documentos de empleados

Reparte solo los documentos que se piden a empleados. Sirve para ver el cumplimiento de la documentación de los trabajadores.

Tabla: Coordinaciones por empresa

Lista las empresas con sus coordinaciones y su nivel de cumplimiento documental.

Columna	Qué muestra	Cómo se calcula
Empresa	El nombre de la empresa.	—
Coordinaciones	Número de coordinaciones de la empresa.	Recuento de coordinaciones únicas.
Necesidades totales	Número total de documentos exigidos.	Recuento de documentos únicos.
Necesidades OK	Número de documentos aceptados.	Recuento de documentos en estado Aceptado.
% Necesidades OK	Porcentaje de documentos aceptados sobre el total.	Documentos aceptados divididos entre el total de documentos. Se acompaña de una barra de progreso.

La tabla es interactiva: puedes seleccionar una o varias filas para acotar el resto del cuadro de mando a esas empresas.

Tabla: Cumplimiento por tipo de documento

Lista los tipos de documento con su porcentaje de cumplimiento.

Columna	Qué muestra	Cómo se calcula
Tipo de documento	El nombre del tipo de documento.	—
% Necesidades OK	Porcentaje de documentos aceptados de ese tipo.	Documentos aceptados de ese tipo divididos entre el total de ese tipo. Se acompaña de una barra de progreso.

Preguntas frecuentes

¿Qué cuenta como documento “OK”? Solo los documentos aceptados. Los documentos solicitados, pendientes de aceptar o enviados pendientes de firma se consideran NO OK porque todavía requieren gestión, y los que no aplican se consideran N/A.

¿Por qué el % de cumplimiento es más bajo de lo que esperaba? El porcentaje se calcula sobre el total de documentos, incluidos los marcados como No aplica. Si una empresa tiene muchos documentos que no aplican, el porcentaje de aceptados sobre el total puede salir más bajo de lo que cabría esperar.

¿Por qué el número de documentos no coincide con el de coordinaciones? Porque cada coordinación exige varios documentos. El indicador de coordinaciones cuenta coordinaciones, mientras que los anillos y las columnas de necesidades cuentan documentos.

¿Qué diferencia hay entre los tres anillos de “Estado de documentos”? Los tres muestran el mismo reparto (OK / NO OK / N/A), pero sobre conjuntos distintos: uno con todos los documentos, otro solo con los de empresa y centro, y otro solo con los de empleados.

¿Por qué mis cifras no coinciden con las de un compañero? El cuadro de mando aplica los permisos de ámbito de cada usuario: solo se incluyen las coordinaciones de las empresas y centros a los que tienes acceso. Dos usuarios con permisos distintos verán cifras distintas.