Glosario

Este glosario describe los campos y pestañas de las dos pantallas principales del módulo: Participación y Reunión/charla.

Pantalla «Participación»

Campos

Categoría: tipo de participación (normalmente Comunicado de riesgo, No conformidad, Oportunidad, Propuesta, Sugerencia). Se pueden dar de alta más tipos.
Título: identifica la participación.
Fecha: día en el que se da de alta el registro. En Smart OSH es obligatorio y se cumplimenta manualmente. En la página anónima, App y Visor app no se muestra: se traspasa automáticamente con el día del envío.
Descripción: texto libre con la descripción de la participación.
Descripción de la ubicación: texto libre sobre la ubicación a la que se refiere la participación.
Observaciones y mejoras propuestas: texto libre con cualquier anotación o mejora propuesta.
Estado: fase en la que se encuentra la participación. Al crearla, el programa indica Pendiente de revisar; los demás estados se asignan manualmente.
Fecha de aprobación: se cumplimenta manualmente cuando se aprueba la participación.
Fecha de cierre: se cumplimenta manualmente cuando se cierra la participación.
Responsable: persona encargada de gestionar la participación. Solo permite seleccionar personas enlazadas en la pestaña Responsables.

Pestañas

Datos notificador: se cumplimenta automáticamente al dar de alta la participación.
Responsables: permite enlazar responsables a la participación. No se recomienda asignarlos manualmente: si están definidos en Organización, el programa los asigna automáticamente.
Adjuntos: muestra cualquier documento añadido a la participación, ya sea por el notificador o por el responsable.
SmartStatus: muestra los avisos generados automáticamente por la aplicación para esta participación.

Acciones

Informe: genera un informe que se muestra solo por pantalla en el momento. No se guarda en ningún apartado del programa.

Pantalla «Reunión/charla»

Campos

Título: identifica la reunión o charla.
Categoría: categoriza la reunión/charla. Si la categoría está marcada como Es charla, el campo Tipo se oculta; en caso contrario, se muestra.
Tipo: indica si la reunión es Ordinaria o Extraordinaria. Solo aparece para categorías que no estén configuradas como Es charla.
Estado: fase en la que se encuentra la reunión/charla. Al crearla, el programa indica No iniciado; los demás estados se asignan manualmente.
Responsable: persona que se encarga de gestionar la celebración.
Fecha: día de celebración. Aparece en el acta y en los correos electrónicos.
Desde hora / Hasta hora: hora de inicio y fin de la reunión. Aparecen en el acta y en los correos.
Lugar: texto libre con el lugar de celebración. Aparece en el acta y en los correos.
Descripción: texto libre relevante para la reunión. Aparece en el acta y en los correos.
Observaciones: texto libre adicional. No aparece en el acta ni en los correos.
Periodicidad para la generación: valor numérico que indica cada cuánto debe generarse la próxima reunión/charla.
Intervalo: unidad temporal de la periodicidad (días, semanas, meses, etc.).
Fecha próxima reunión/charla: se calcula automáticamente cuando están cumplimentados Fecha, Periodicidad para la generación e Intervalo.
Antelación recordatorio (en horas): dentro de la pestaña Opciones configuración, indica con cuántas horas de antelación enviar el correo recordatorio.

Pestañas

Ámbito: ámbito al que pertenece la reunión/charla. No es obligatorio, pero se recomienda cumplimentarlo.
Asistentes: convocados a la reunión y, en su caso, los que no han asistido.
Orden del día: registro y gestión de los puntos a tratar.
Acuerdos: registro y gestión de los acuerdos alcanzados, asociados a cada punto del orden del día.
Acciones: permite enlazar otros registros (tareas, factores de riesgo, no conformidades, oportunidades, participaciones, investigaciones de accidente y otros avisos).
Adjuntos: documentos añadidos a la reunión/charla. Incluye también el documento de acta generado.
Informes: informes generados o enlazados que correspondan al ámbito.
Opciones configuración: contiene el campo Antelación recordatorio (en horas).
SmartStatus: avisos generados automáticamente para esta reunión/charla.

Fuente: M-SO-20-12-01 «Manual de uso – Liderazgo y participación de los empleados», versión 1, 08/09/2020.