Añadir responsables adicionales

Si en tu organización gestionáis la CAE entre varias personas o necesitas designar back-ups durante vacaciones, bajas o permisos, puedes añadir responsables adicionales a la coordinación. Funcionan como personas en copia de los correos que llegan desde MySmart OSH y, además, tienen acceso completo para subir y validar documentación.

Antes de empezar

Los responsables adicionales se eligen de entre los empleados ya creados en la plataforma. Desde la pantalla de responsable adicional no se puede crear un empleado nuevo.

Consejo

Si la persona que quieres añadir todavía no existe en la plataforma, créala primero siguiendo el tutorial de Crear empleados en una coordinación y vuelve después a este proceso.

Cómo añadir un responsable adicional

1. Abre el asistente de coordinación y dirígete al paso 2 (Responsables).
2. Haz clic en Nuevo responsable adicional.
3. En el campo Buscar empleado, selecciona la persona que quieres añadir de la lista.
4. Configura las opciones del responsable (envío de correos y estado activo, ver siguientes apartados).
5. Pulsa Crear y asociar para finalizar.

Una vez completado, el responsable adicional quedará vinculado correctamente a la coordinación.

Opciones del responsable adicional

Activar envío de emails CAE

Marca el check Activar envío de emails CAE si quieres que esta persona reciba los mismos correos que el responsable de la empresa externa.

Nota

Este check solo afecta al envío de correos. El simple hecho de ser responsable adicional ya da acceso a subir y validar documentación dentro de la plataforma, igual que el responsable de la empresa externa, esté o no activado el envío de emails.

Activo

El check Activo permite activar o desactivar la responsabilidad adicional sin tener que eliminarla.

Es especialmente útil para:

• Activar back-ups solo durante periodos vacacionales del titular.
• Cubrir bajas o permisos temporales.
• Mantener configurada a una persona en la coordinación pero sin que reciba notificaciones cuando no es necesario.

Resumen

Acción	Resultado
Añadir responsable adicional	La persona puede subir y validar documentación
Marcar Activar envío de emails CAE	Recibe los mismos correos que el responsable principal
Marcar Activo	La responsabilidad adicional está vigente
Desmarcar Activo	Se desactiva temporalmente sin perder la configuración

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Fuente: Documentación interna de Smartosh «Añadir responsables adicionales», disponible en Scribe.