Enviar fichas de riesgos por empleado

Cómo generar y hacer llegar por correo la ficha de riesgos a cada trabajador en Smartosh. Resume el procedimiento; no enumera cada variante de plantilla de informe.

Objetivo

Que cada empleado reciba su ficha de riesgos por email (firma digital según configuración), bien de forma periódica automática o manual cuando lo necesites.

Condiciones básicas (antes de enviar)

Ámbito	Requisito
Empleados	Asignados a puestos y con correo electrónico en la ficha.
Puestos	Evaluación de riesgos con factores de riesgo definidos.
Riesgos / medidas	En las medidas aplicables, marcado Información al trabajador.

Envío automático

Smartosh puede generar y enviar fichas de forma programada.

Comprueba que se cumplen las condiciones anteriores.
Abre Ajustes → pestaña Fichas de riesgos por empleado y configura lo indicado en la siguiente sección.
Asegúrate de que el envío automático de email está activo si quieres que los empleados reciban el correo.

Qué configurar en Ajustes (fichas por empleado)

Plantilla de informe: obligatorio; define qué modelo de ficha se genera.
Periodicidad e intervalo: obligatorios juntos; definen cada cuánto se generan las fichas en automático.
Envío de un email después de la generación: márcalo si los empleados deben recibir el correo con la ficha.
Desactivar el proceso de generación automática: si está marcado, no se generarán fichas en automático. Déjalo sin marcar para que el ciclo automático funcione.

Probar sin escribir a los empleados (sobreescribir correo)

Ajustes → Envíos → General.
Marca Sobreescribir la dirección de correo electrónico en los envíos de correos e indica la dirección de prueba en Dirección de correo electrónico que se utiliza cuando se sobreescribe la dirección.
Guardar.

Envío manual: generar la ficha

Tienes dos entradas (elige la que tengas disponible según módulos).

Opción A — Organización → Empleados

Organización → Empleados.
En Ver, elige la vista Ficha de riesgos por empleado.
Selecciona uno o más empleados → Generar informe.
Elige el modelo de informe → Aceptar.

Opción B — Formación e información (si está contratado)

Formación e información → Fichas de riesgo por empleado.
Selecciona los empleados → Generar informe → elige modelo → Aceptar.

Opciones habituales en la pantalla de generación

El modelo debe coincidir con el configurado en Ajustes → Fichas de riesgos por empleado (salvo que quieras una excepción puntual).
Las opciones salen de Configuración → Plantillas de informe; puedes ajustarlas antes de Aceptar.
Para que el empleado reciba el PDF/documento por correo: marcar Firmar el informe digitalmente y Enviar el informe vía email.
Notificarme por correo cuando el informe esté generado: aviso al usuario que lanza la generación.
Firmas: con un solo empleado se rellenan solas; con varios seleccionados el bloque puede verse vacío, pero el sistema asigna firma por informe.
Ámbitos de distribución: solo si quieres notificar a otros destinatarios después de que el empleado haya firmado (correo informativo).

Tras generar: Estado de la ficha de riesgos suele ser Generado y Estado del envío Envío diferido. El correo no sale al instante: va con el proceso nocturno.

Forzar el envío sin esperar al proceso nocturno

Si acabas de generar la ficha y quieres el correo ya:

Organización → Empleados → vista Ficha de riesgos por empleado → selecciona registros → Operaciones → Forzar envío diferido ahora (suele usarse justo después de generar).

O bien:

Documentación → Envíos de documento → selecciona el envío → Operaciones → Forzar envío diferido ahora (admite varios a la vez). El estado pasa a Enviado (no leído).

O, con el módulo de formación:

Formación e información → Fichas de riesgo por empleado → selección → Operaciones → Forzar envío diferido ahora (varios a la vez; estado Enviado (no leído)).

La generación del informe puede tardar unos minutos según el volumen de datos.

Fuente: DM-SO-22-064 «Cómo enviar fichas de riesgos por empleado», versión 1.1, 20/05/2024.