Gestionar una participación

Una vez creada una participación, los responsables designados reciben un correo con la información básica. A partir de ese momento puedes revisarla, completar información, cambiar su estado y responder al notificador.

Información disponible en la pantalla detalle

En la parte superior se muestran los campos de Categoría, Título, Fecha, Descripción, Descripción de la ubicación, Observaciones y mejoras propuestas, Responsable, Estado, Fecha de aprobación y Fecha de cierre.

A través de las distintas pestañas puedes consultar y enriquecer la información:

• Ámbito: ámbito al que pertenece la participación.
• Respuestas: alta de respuestas al notificador.
• Adjuntos: adjuntos manuales y los generados con el informe de participación.
• Responsables: responsables asignados automáticamente; puedes añadir otros.
• Datos notificador: datos básicos de quien dio de alta la participación.
• Factores de riesgo: crear o enlazar un factor de riesgo existente.
• Informes: ver el informe de la participación o enlazar otros del ámbito.
• No conformidades / Oportunidades: crear o enlazar registros existentes del ámbito.
• Reuniones: enlazar la participación a una reunión/charla.
• SmartStatus: avisos generados automáticamente para esta participación.

Asignar el responsable

El campo Responsable debe cumplimentarse manualmente y solo permite seleccionar personas que estén enlazadas en la pestaña Responsables.

Nota

Aunque la pestaña Responsables se cumplimenta automáticamente, el campo Responsable de la pantalla detalle no: puede haber más de un responsable para el mismo ámbito y debes elegir explícitamente quién se ocupa de la gestión.

Cambiar el estado

Por defecto, al crearse la participación, el estado es Pendiente de revisar. Puedes cambiarlo manualmente entre los siguientes valores:

• Pendiente de revisar: estado por defecto. Aún no se ha realizado ninguna acción.
• En curso: la participación se está gestionando.
• Aprobada: la participación está aprobada.
• Anulada: la participación se ha rechazado.
• Cerrado: la participación ya ha sido gestionada.

Enviar respuesta al notificador

1. Accede a la participación a la que quieras responder.
2. Entra en la pestaña Respuestas y pulsa Nuevo.
3. Cumplimenta el apartado Respuesta e indica la Fecha envío.
4. Pulsa Aceptar y luego Guardar.
5. Pulsa Operaciones → Enviar respuesta al notificador.

Nota

El notificador recibe el correo electrónico al instante. La fecha que aparece en ese correo es la fecha de envío de la participación, no la fecha de envío de la respuesta.

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Fuente: M-SO-20-12-01 «Manual de uso – Liderazgo y participación de los empleados», versión 1, 08/09/2020.