Cómo firmar el justificante de entrega de EPI

Una vez entregado el EPI, la necesidad queda en estado «Entregado» y se genera automáticamente el justificante. Para que la necesidad pase a «Completado» es necesario que el empleado firme el justificante. SmartOSH ofrece cuatro formas de hacerlo.

Quién puede firmar

Precaución

Solo pueden firmar el justificante de entrega:

• El empleado que recibe el EPI.
• El Supervisor PRL del empleado (siempre que esté correctamente configurado).
• El empleado previsto que debe realizar la entrega del EPI.

La operación Firmar justificante de entrega solo se activa al seleccionar necesidades en estado «Entregado» y cuando el usuario conectado coincide con alguna de estas tres figuras.

Comportamiento común al firmar

Independientemente del método, al firmar ocurre lo siguiente de forma automática:

• El estado de la necesidad cambia a «Completado».
• Se inserta la firma del empleado en el informe.
• En la pestaña Envíos de la necesidad, el estado del envío cambia a «Aceptado».
• Si el envío en diferido del justificante todavía no se había producido, se cancela.

Firmar desde la pantalla listado de Necesidades de EPI

Útil para firmar una o varias necesidades del mismo empleado en una sola sesión.

1. Accede a la pantalla listado de Necesidades de EPI.
2. Selecciona una o varias necesidades en estado «Entregado» que compartan el mismo empleado.
3. Haz clic en Operaciones > Firmar justificante de entrega.
4. Haz que el empleado firme y haz clic en Firmar.
5. Cierra el pop-up de firma.

Firmar desde la pantalla detalle de la necesidad

Útil para firmas individuales.

1. Accede a la pantalla listado de Necesidades de EPI y entra dentro de la necesidad.
2. Haz clic en Operaciones > Firmar justificante de entrega.
3. Haz que el empleado firme y haz clic en Firmar.
4. Cierra el pop-up de firma.

Firmar desde el correo electrónico

Al entregar un EPI, el sistema genera un envío en diferido del justificante al empleado o a su supervisor PRL para que lo firme por correo.

1. El empleado (o su Supervisor PRL) hace clic en Ver documento en el correo recibido.
2. Hace clic en Aceptar y firmar.
3. Realiza su rúbrica y hace clic en Firmar.
4. Cierra la ventana.

Precaución

El justificante se envía en diferido, no de forma inmediata. Si necesitas que el empleado lo reciba al momento, ejecuta la operación Forzar envío diferido ahora desde la pantalla listado de Necesidades de EPI.

Firmar manualmente en papel

Cuando no es viable firmar digitalmente, puedes imprimir el justificante, recoger la firma manuscrita y registrar el acuse.

Opción A: descargar el informe de la propia necesidad

1. En la pantalla detalle de la necesidad, haz clic en el icono Descargar de la pestaña Informes.
2. Imprime el informe y, una vez firmado por el empleado, escanéalo.
3. En la pantalla listado de Necesidades de EPI, selecciona la necesidad y haz clic en Operaciones > Registrar acuse justificante de entrega.

Opción B: generar justificantes en blanco para varias necesidades

1. En la pantalla listado de Necesidades de EPI, selecciona una o varias necesidades en estado «No iniciado» y/o «Entregado».
2. Haz clic en Operaciones > Generar y enviar a mi email justificantes de entrega (en blanco).
3. En el correo recibido, haz clic en el enlace del Documento adjunto e imprime los informes.
4. Una vez firmados por los empleados, escanéalos.
5. Selecciona la necesidad correspondiente en la pantalla listado y haz clic en Operaciones > Registrar acuse justificante de entrega.

Nota

Al registrar el acuse, automáticamente:

• El estado de la necesidad cambia a «Completado».
• Se inserta el nuevo justificante (escaneado) en el informe.
• En la pestaña Envíos, el estado cambia a «Aceptado».

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Fuente: M-SO-20-19-01 «Manual de uso EPIS», versión 1, 21/12/2020.