Crear una reunión o charla

El alta de una reunión o charla en Smart OSH se compone de varios pasos: el registro principal, los asistentes, el orden del día y, opcionalmente, los acuerdos y la periodicidad de futuras reuniones.

Pasos para crear una reunión/charla

1. Accede a Liderazgo y participación de los empleados → Reuniones y charlas y pulsa Nuevo.
2. Cumplimenta los datos generales de la reunión.
3. Informa de un ámbito en la pestaña Ámbito.
4. Asigna los asistentes que deban acudir.
5. Define el orden del día que se tratará.
6. Pulsa Guardar.

Precaución

Los campos obligatorios son: Categoría, Título, Fecha, Desde hora y Responsable. Los campos con asterisco también son obligatorios. La cumplimentación del ámbito no lo es, pero se recomienda.

Consejo

Se recomienda que el registro de una reunión/charla (datos generales, asistentes, órdenes del día, acuerdos…) no sea cumplimentado por más de una persona simultáneamente, para evitar conflictos de datos.

Aspectos importantes a tener en cuenta

• El informe Acta de reunión/charla se genera automáticamente al enviar el correo del acta a los asistentes.
• Cuando todos los asistentes han firmado el acta, el programa envía un nuevo correo con el documento ya firmado por todos como acuse de recibo.
• Cualquier orden del día cerrado no se incluirá en la próxima reunión generada automáticamente.
• Cualquier acuerdo cerrado no se incluirá en la próxima reunión generada automáticamente.
• Para informar a los asistentes de la convocatoria puedes optar por: el envío manual del correo de convocatoria o el correo recordatorio automático (configurable).

Campos que aparecen en cada correo

Tipo de correo	Campos que aparecen
Convocatoria	Nombre asistente en el saludo, título Reunión, código y título de la reunión, fecha, hora, descripción, lugar, asistentes, orden del día, enlace de acceso a Smart OSH.
Recordatorio de convocatoria	Nombre asistente en el saludo, título Convocatoria de reunión/charla, código y título de la reunión, fecha, lugar, hora.
Acta de reunión	Nombre asistente en el saludo, título Acta de reunión, código y título de la reunión, fecha, hora, enlace al documento para aceptar/firmar, enlace a los documentos adjuntados.

Asignar asistentes

Asistentes registrados en Smart OSH

1. Accede a la reunión y entra en la pestaña Asistentes.
2. Pulsa Asignar asistentes.
3. Selecciona los empleados que quieras convocar y pulsa Aceptar.
4. Pulsa Guardar.

Consejo

Puedes asignar a múltiples empleados como asistentes en la misma acción.

Asistentes no registrados (libres)

Si necesitas convocar a alguien que no está registrado en Smart OSH:

1. Accede a la reunión y entra en la pestaña Asistentes.
2. Pulsa Nuevo.
3. Cumplimenta los datos del asistente no registrado y pulsa Aceptar.
4. Pulsa Guardar en la pantalla detalle de la reunión.

Dar de alta el orden del día

1. Accede a la reunión y entra en la pestaña Orden del día.
2. Pulsa Nuevo.
3. Cumplimenta los datos del punto a tratar y pulsa Aceptar.
4. Pulsa Guardar.

Nota

El campo Orden indica la posición en la que aparecerá el registro. Por defecto, el programa lo cumplimenta según el orden de entrada.

Dar de alta acuerdos

Tienes dos formas de registrar un acuerdo:

Desde la pestaña «Orden del día»

1. Accede a la pestaña Orden del día y entra en el punto al que quieras añadir el acuerdo.
2. Pulsa Nuevo.
3. Cumplimenta el Título y las Observaciones del acuerdo.
4. Pulsa Aceptar en la pantalla del acuerdo, Aceptar en la del orden del día y Guardar en la pantalla principal.

Desde la pestaña «Acuerdos»

1. Accede a la pestaña Acuerdos y pulsa Nuevo.
2. Selecciona el Orden del día del que depende y cumplimenta Título y Observaciones.
3. Pulsa Aceptar y luego Guardar.

Indicar la periodicidad

Si la reunión se repite cada cierto tiempo, puedes parametrizar la periodicidad:

1. Accede a la reunión y cumplimenta los campos Periodicidad para la generación e Intervalo.
2. Pulsa Aceptar.

Nota

• El programa calcula automáticamente Fecha próxima reunión/charla a partir del campo Fecha.
• Para que la próxima reunión se cree de verdad, debes ejecutar la operación Crear próxima reunión/charla desde la pestaña de gestión.

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Fuente: M-SO-20-12-01 «Manual de uso – Liderazgo y participación de los empleados», versión 1, 08/09/2020.