Procedimiento general de gestión de EPIS

Antes de entrar en cada operación concreta, conviene tener una vista global del flujo de configuración y gestión de EPIs en SmartOSH. Esta página describe los 12 pasos del procedimiento general y los 5 estados que recorre cada necesidad de EPI.

Pasos del procedimiento

Desde el módulo de EPIS debes seguir esta secuencia para una puesta en marcha correcta:

1. Crea los tipos de EPI desde Configuración > Tipos de EPI.
2. Define las periodicidades (revisión, mantenimiento, renovación) y las responsabilidades (entrega, revisión, mantenimiento) en la pestaña Responsabilidades del tipo de EPI.
3. Crea los EPIs del tipo de EPI desde la pestaña EPIS del tipo de EPI.
4. Asigna las tallas al EPI con la operación Asignar tallas de la pestaña Tallas del EPI.
5. Define los responsables de compra desde la pestaña Tallas del EPI, si los necesitas.
6. Crea los movimientos de stock de cada talla desde la pestaña Movimientos del Stock de EPIS. Puedes usar el tipo de acción Stock inicial si te conviene.
7. Enlaza ámbitos y/o entidades al tipo de EPI desde la pestaña Relaciones para que se generen las necesidades de EPI.
8. (Opcional) Si quieres que un EPI concreto solo se entregue en ciertos ámbitos, enlaza ámbitos o entidades al EPI desde su pestaña Relaciones.
9. Entrega los EPIs a los empleados con las operaciones Entrega en bloque (mismo EPI y talla) o Entrega en bloque (con EPI y talla informada) desde la pantalla listado de Necesidades de EPI.
10. Haz que los empleados firmen el justificante con la operación Firmar justificante de entrega.
11. Registra las revisiones del EPI con Revisión en bloque o desde la pestaña Revisiones de cada necesidad.
12. Registra los mantenimientos del EPI con Mantenimiento en bloque o desde la pestaña Mantenimientos de cada necesidad.

Consejo

Todo EPI necesita al menos una talla para poder ser entregado.

La acción de enlazar ámbitos al tipo de EPI (paso 7) puede hacerse indistintamente desde el tipo de EPI o desde el ámbito/entidad.

Precaución

Define las periodicidades y responsabilidades antes de crear las necesidades. Si las defines después, los campos Fecha de renovación, Empleado previsto que debe realizar la entrega, Fecha prevista de revisión y Fecha prevista de mantenimiento NO se actualizan en las necesidades ya creadas (solo en las nuevas).

Precaución

Crea los stocks de EPIS antes que las necesidades. La aplicación calcula automáticamente las existencias por talla en cada entrega.

Nota

Las necesidades de EPI se crean en diferido, no de forma inmediata. Para forzar su creación, usa la operación Recalcular necesidades desde la pantalla detalle o listado de Tipos de EPI.

Lógica de los estados de una necesidad

Cada necesidad de EPI cambia de estado automáticamente a medida que avanza el proceso:

• No iniciado: estado inicial al crear la necesidad.
• Solicitado: cuando el empleado solicita un nuevo EPI.
• Entregado: al cumplimentar una fecha de entrega y guardar.
• Completado: cuando el empleado firma el justificante de entrega.
• Cerrado: cuando se crea una nueva necesidad tras una nueva solicitud o al superarse la fecha de renovación, momento en que la necesidad anterior se cierra automáticamente.

Consejo

Conociendo bien estos cinco estados puedes interpretar de un vistazo cualquier listado de necesidades y saber qué acción toca a continuación.

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Fuente: M-SO-20-19-01 «Manual de uso EPIS», versión 1, 21/12/2020.