Cómo entregar EPIs a los empleados

La entrega de EPIs es el momento en que la necesidad pasa al estado «Entregado» y se genera automáticamente el justificante para la firma del empleado. SmartOSH ofrece cuatro formas distintas de hacerlo según si entregas en bloque o de forma individual.

Comportamiento común al entregar

Independientemente del método elegido, al guardar la entrega ocurre lo siguiente de forma automática:

• El estado de la necesidad de EPI cambia a «Entregado».
• Se genera el informe Justificante de entrega de EPI o Justificante de entrega de EPI (tabla) (según el seleccionado en Ajustes).
• En la pestaña Envíos se genera un envío en diferido del justificante al empleado para que lo firme.
• Los campos Existencias talla y Movimiento de Detalle entrega se calculan y cumplimentan automáticamente.
• Los campos Marca y Modelo se cumplimentan automáticamente si están informados en la pantalla detalle del EPI.
• Los campos Fecha prevista de revisión / mantenimiento y Empleado previsto que debe realizar la revisión / mantenimiento se cumplimentan automáticamente si en el tipo de EPI se ha definido la periodicidad y el responsable correspondientes.

Entrega en bloque (mismo EPI y talla)

Útil para entregar el mismo EPI y la misma talla a varios empleados en la misma fecha.

1. Accede a la pantalla listado de Necesidades de EPI.
2. Selecciona las necesidades que compartan el mismo tipo de EPI.
3. Haz clic en Operaciones > Entrega en bloque (mismo EPI y talla).
4. Cumplimenta EPI, Talla y Fecha entrega.
5. Haz clic en Aceptar.

Consejo

Si el tipo de EPI tiene definido un solo EPI y una sola talla, los campos EPI y Talla se cumplimentan automáticamente.

Entrega en bloque (con EPI y talla informada)

Útil cuando las necesidades ya tienen el campo «EPI-Talla» cumplimentado (por ejemplo, en segundas entregas) y quieres registrar la fecha de entrega para varios empleados en bloque.

1. Accede a la pantalla listado de Necesidades de EPI.
2. Selecciona las necesidades con el campo EPI-Talla ya cumplimentado.
3. Haz clic en Operaciones > Entrega en bloque (con EPI y talla informada).
4. Cumplimenta la Fecha entrega y haz clic en Aceptar.

Entrega desde la pantalla detalle de la necesidad

Útil para entregas individuales o cuando necesitas cumplimentar campos específicos como el número de serie.

1. Accede a la pantalla listado de Necesidades de EPI y entra dentro de la necesidad.
2. Cambia el campo Estado de la necesidad a «Entregado».
3. En la pestaña Detalle entrega, selecciona el EPI-Talla y, si procede, cumplimenta Nº de serie.
4. Haz clic en Guardar.

Consejo

• En segundas entregas o posteriores, el campo EPI-Talla se cumplimenta automáticamente.
• El Nº de serie no es obligatorio pero conviene rellenarlo: aparece en el informe Justificante de entrega de EPIS por empleado.
• Si cumplimentas Fecha caducidad EPI, esa fecha se aplicará automáticamente como Fecha renovación en la pantalla detalle de la necesidad.

Variante: cumplimentar fecha de entrega antes que el estado

Como alternativa al cambio manual del estado:

1. Entra dentro de la necesidad.
2. En la pestaña Detalle entrega, selecciona EPI-Talla, cumplimenta Fecha entrega y, si procede, Nº de serie.
3. Haz clic en Guardar.

Al guardar, el estado de la necesidad cambia automáticamente a «Entregado».

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Fuente: M-SO-20-19-01 «Manual de uso EPIS», versión 1, 21/12/2020.