Cómo dar de alta una convocatoria de formación avanzada

La convocatoria de formación avanzada permite registrar formaciones más completas, con un responsable, envío de correo de convocatoria, sesiones y posibilidad de incluir empresa formadora principal y externa. Si solo necesitas un registro rápido sin estas opciones, utiliza la convocatoria básica.

Pasos para dar de alta la convocatoria

Accede a Formación e información > Convocatorias de formación y haz clic en Nueva avanzada.
Cumplimenta los campos de la convocatoria y haz clic en Guardar.
Desde la pestaña Cursos, haz clic en Nuevo para enlazar el curso (o varios) a la convocatoria y, si es necesario, su plantilla de cuestionario de evaluación.
Desde la pestaña Asistentes, enlaza las necesidades de formación a la convocatoria.
Desde la pestaña Sesiones, crea la sesión o sesiones de la convocatoria.
Desde la pestaña Informes y adjuntos > Informes, obtén el listado de asistentes y los certificados de formación.

Campos de la pantalla detalle

Campo	Descripción
Código	Texto libre para identificar la convocatoria con un código específico.
Título	Texto libre con el título de la convocatoria.
Bonificada	Check que indica que la convocatoria se ha gestionado con bonificación. Al marcarlo, se muestra la pestaña Grupos de bonificación. Si está marcado, al enlazar las necesidades de formación, estas aparecerán con el check Bonificada marcado por defecto.
Código de bonificación	Texto libre con un código específico para la bonificación.
Online	Check que indica que la convocatoria es online. En el campo Convocatoria online de Configuración > Conexión moodle solo aparecen las convocatorias con este check marcado.
Plantilla de cuestionario de valoración	Plantilla de la encuesta de satisfacción que los empleados realizarán. Se crea como plantilla de cuestionario en el módulo de Cuestionarios.
Empresa formadora principal	Seleccionable que indica la empresa formadora principal.
Empresa formadora externa	Seleccionable que indica la empresa formadora externa.
Formador	Seleccionable que indica el formador. Aunque no es obligatorio, se recomienda cumplimentarlo porque aparece en los informes de Lista de asistentes por convocatoria, Lista de asistentes por sesión y Certificado de realización de acción formativa.
Cargo del formador	Texto libre con el cargo del formador. Se recomienda cumplimentarlo porque aparece en los mismos informes que el campo Formador.
Responsable	Seleccionable que identifica el empleado que gestionará la convocatoria. También recibirá los avisos SmartStatus relacionados con la convocatoria.
Fecha (de las sesiones)	Se cumplimenta automáticamente con `Desde 31/12/9999 hasta 01/01/0001` y se actualiza al dar de alta una sesión.
Lugar (de las sesiones)	Se cumplimenta automáticamente al dar de alta una sesión.
Estado	Fase en la que se encuentra la convocatoria. Ver comportamiento del estado.
Total horas convocatoria	Número de horas necesarias para realizar la formación. Se cumplimenta automáticamente al dar de alta las sesiones.
Fecha de cierre	Fecha manual en la que se cerró la convocatoria.
Medios y documentación	Texto libre con la relación de recursos materiales necesarios para impartir la formación. Aparece en los informes de Recepción de documentación del curso Prevencontrol y Lista de asistentes por sesión.
Observaciones	Texto libre con observaciones relevantes.
Etiquetas	Etiquetas para agrupar convocatorias por criterios sin un campo propio.

Comportamiento del campo «Estado»

El estado de la convocatoria evoluciona automáticamente en la mayoría de los casos:

Pendiente planificar: estado inicial al crear la convocatoria.
En curso: se aplica automáticamente al dar de alta las sesiones y guardar.
Finalizada / gestionada: se modifica manualmente.

Motivos por los que no aparecen las necesidades de formación

Si al ir a enlazar asistentes no aparecen las necesidades de formación que esperabas, puede deberse a:

No se ha creado la necesidad de formación (no se ha enlazado el curso con el ámbito o entidad).
La necesidad todavía no se ha generado: si has enlazado el curso con el ámbito o entidad hoy, hasta el día siguiente no se crean las necesidades, salvo que las recalcules con la operación correspondiente.
La necesidad anterior está en estado «En curso», «No se ha evaluado», «Suspendido» o «No ha asistido» y está enlazada a una convocatoria que NO está en estado «Finalizada / Gestionada», por lo que no se ha creado la nueva necesidad.
La necesidad anterior está en estado «Completado» y su fecha de vencimiento todavía no ha vencido.

Acciones relacionadas

Si necesitas corregir una asistencia marcada erróneamente, consulta Cómo quitar la asistencia de un empleado a una convocatoria.

Fuente: DM-SO-23-002 «Cómo dar de alta convocatorias de formación de tipo avanzada», versión 1, 24/01/2023.