Cómo dar de alta una convocatoria de formación básica

La convocatoria de formación básica permite registrar una formación de forma rápida, indicando la empresa formadora externa, gestionando la asistencia y obteniendo el certificado de formación. Si necesitas indicar un responsable de la formación o gestionar el envío de correos de convocatoria, utiliza la convocatoria avanzada.

Pasos para dar de alta la convocatoria

Accede a Formación e información > Convocatorias de formación y haz clic en Nueva básica.
Cumplimenta los campos de la convocatoria.
Desde la pestaña Asistentes, haz clic en Enlazar, selecciona el personal que debe realizar la formación y haz clic en Aceptar.
Haz clic en Guardar.
Desde la pestaña Informes y adjuntos > Informes, obtén el listado de asistentes y los certificados de formación.

Campos de la pantalla detalle

Campo	Descripción
Código	Texto libre para identificar la convocatoria con un código específico.
Título	Texto libre con el título de la convocatoria.
Fecha	Fecha en la que se realiza la convocatoria.
Lugar	Texto libre con la ubicación de la convocatoria.
Bonificada	Check que indica que la convocatoria se ha gestionado con bonificación. Al marcarlo, se muestran las pestañas Datos de bonificación y Grupos de bonificación.
Empresa formadora externa	Seleccionable que indica la empresa externa que ha impartido la formación.
Formador	Seleccionable que indica el formador. Aunque no es obligatorio, se recomienda cumplimentarlo porque aparece en los informes de Lista de asistentes por convocatoria, Lista de asistentes por sesión y Certificado de realización de acción formativa.
Cargo del formador	Texto libre con el cargo del formador. Se recomienda cumplimentarlo porque aparece en los mismos informes que el campo Formador.
Estado	Fase en la que se encuentra la convocatoria. Ver comportamiento del estado.
Fecha de cierre	Fecha manual en la que se cerró la convocatoria.
Plantilla de cuestionario de valoración	Plantilla de la encuesta de satisfacción que los empleados realizarán. Se crea como plantilla de cuestionario en el módulo de Cuestionarios.
Etiquetas	Etiquetas para agrupar convocatorias por criterios sin un campo propio.
Observaciones	Texto libre con observaciones relevantes.

Comportamiento del campo «Estado»

El estado de la convocatoria evoluciona automáticamente en la mayoría de los casos:

Pendiente planificar: estado inicial al crear la convocatoria.
En curso: se aplica automáticamente al cumplimentar los campos obligatorios y guardar.
Finalizada / gestionada: se modifica manualmente.

Motivos por los que no aparecen las necesidades de formación

Si al ir a enlazar asistentes no aparecen las necesidades de formación que esperabas, puede deberse a:

No se ha creado la necesidad de formación (no se ha enlazado el curso con el ámbito o entidad).
La necesidad todavía no se ha generado: si has enlazado el curso con el ámbito o entidad hoy, hasta el día siguiente no se crean las necesidades, salvo que las recalcules con la operación correspondiente.
La necesidad anterior está en estado «En curso», «No se ha evaluado», «Suspendido» o «No ha asistido» y está enlazada a una convocatoria que NO está en estado «Finalizada / Gestionada», por lo que no se ha creado la nueva necesidad.
La necesidad anterior está en estado «Completado» y su fecha de vencimiento todavía no ha vencido.

Acciones relacionadas

Si necesitas corregir una asistencia marcada erróneamente, consulta Cómo quitar la asistencia de un empleado a una convocatoria.

Fuente: DM-SO-23-001 «Cómo dar de alta convocatorias de formación de tipo básica», versión 1, 24/01/2023.