Firmar, distribuir y descargar informes

Firmar un informe

Desde la opción Generar informe puedes configurar la firma de cualquier informe para que se firme antes de su distribución.

1. Abre la pantalla Generar informe desde Riesgos u Organización.
2. Haz clic en la pestaña Firmas y selecciona Nuevo.
3. En la pantalla Firmas cumplimenta los campos necesarios: Nombre, Cargo, Persona (entre otros).
4. Haz clic en Aceptar y a continuación Aceptar en Generar informe.
5. Haz clic en Guardar en la pantalla del registro pertinente.

Campos del bloque “Firmas”

• Nombre: epígrafe que aparecerá en el apartado de firma del informe (por ejemplo, Aprobado por, Elaborado por, Firmado por).
• Cargo: cargo de la persona que firma. Aparece en el campo de la firma.
• Persona: nombre y apellidos de quien firma. Si está marcada la opción Firmar el informe digitalmente, el informe se enviará al email de esa persona.
• Orden: orden en que aparecerá cada firma en el informe y orden de envío para la firma digital.
• Firma con aceptación/rechazo: permite a la persona Aceptar y firmar o Rechazar el documento e indicar el motivo.

Consejo

Para que todas las personas reciban el informe a la vez, deja un “1” en el campo Orden. Para envíos secuenciales, indica “1”, “2”, “3”, etc.

Precaución

Si un documento se rechaza, la aplicación cancela las próximas firmas, inactiva el informe y genera un aviso SmartStatus al responsable para resolver la incidencia.

Nota

• Al marcar Firmar el informe digitalmente, el informe se envía a las personas seleccionadas para su firma. Si no se marca, el informe se generará igualmente y podrá firmarse a mano.
• Si añades contenido en la pestaña Firmas, los checks Firmar el informe digitalmente y Enviar el informe vía email se marcan automáticamente.

Distribuir un informe

1. Configura previamente las firmas del informe.
2. Desde la pantalla Generar informe, haz clic en la pestaña Ámbitos de distribución y selecciona Nuevo.
3. En la nueva pantalla Ámbito cumplimenta los campos y haz clic en Aceptar.
4. Haz clic en Aceptar en Generar informe y a continuación Guardar en la pantalla del registro.

Nota

• El programa enviará el documento a las personas que apliquen una vez se haya firmado por todos los indicados en Firmas.
• Para que el envío automático funcione, los emails de cada persona deben estar registrados previamente desde el módulo Organización.
• El check Distribuir para empleados futuros distribuye automáticamente el documento a los nuevos empleados (un nuevo empleado se considera tal cuando se le asigna un puesto de trabajo).

Consultar y descargar informes

La consulta y descarga se realizan desde el módulo Smart, con dos opciones: pantalla Informes o pantalla Adjuntos.

Desde “Informes”

1. Accede al módulo Smart y abre la pestaña Informes.
2. Haz clic en el icono Descargar del registro deseado.
3. Para descargar varios informes a la vez, selecciona los registros, abre Operaciones y elige Descargar informes en bloque.

Desde “Adjuntos”

1. Accede al módulo Smart y abre la pestaña Adjuntos.
2. Haz clic en el icono del registro deseado para descargar un único informe.
3. Para descargar varios a la vez, selecciona los registros, abre Operaciones y elige Descargar los adjuntos en bloque.