Circuito de aprobación y verificación de la eficacia de medidas

Circuito de aprobación de una medida

Determinadas medidas requieren la aprobación de una persona específica antes de su puesta en marcha. Tienes dos opciones para activarlo: manual o parametrizada.

Activar la aprobación manualmente

1. Accede a la pantalla detalle de la medida y marca Activar circuito de aprobación medida. Se activarán el campo Estado aprobación y la pestaña Aprobación.
2. En la pestaña Aprobación, indica el cargo y el nombre del empleado responsable de aprobar la medida.
3. El responsable indicará el Estado aprobación: Borrador, Pendiente aprobación, Aprobado o Rechazado.
4. El responsable indicará la fecha de aprobación o la fecha de rechazo, junto con observaciones si lo desea.
5. Haz clic en Guardar.

Consejo

Puedes indicar únicamente el campo Responsable aprobación sin tener que seleccionar el Cargo. El programa enviará una notificación al empleado para gestionar la aprobación.

Precaución

• Cuando el circuito está activo, no se podrá cerrar la medida hasta que el estado de aprobación sea Aprobado.
• Solo si la medida está Aprobada se notifica el cambio de estado de implantación a sus responsables.
• Al pasar a Aprobado, la Fecha aprobación se cumplimenta automáticamente con la fecha actual.

Parametrizar la aprobación por defecto

1. Accede a los Ajustes de Smartosh.
2. Entra en la pestaña Medidas y marca los checks de los tipos de medidas donde quieras que se active el circuito por defecto.
3. Haz clic en Guardar.

Nota

• Cada vez que crees una medida del tipo configurado, el check de aprobación se marcará automáticamente.
• Aunque tengas preestablecido que no esté activo, siempre puedes activarlo manualmente desde la pantalla detalle de la medida.

Cambiar el estado de aprobación en bloque

1. Accede a Riesgos > Medidas y selecciona los registros.
2. Abre Operaciones > Cambiar estado aprobación en bloque y elige el estado.

Consecuencias por estado

Estado	Consecuencia
Borrador	No cambia si el estado de implantación no es No iniciado. Los responsables de aprobación no podrán gestionarlas.
Pendiente aprobación	No cambia si el estado de implantación no es No iniciado.
Aprobado	No cambia si el estado de implantación no es No iniciado. Borra fecha de rechazo y rellena fecha de aprobación con el día actual. Activa el estado de implantación y permite la gestión a los responsables.
Rechazado	No cambia si el estado de implantación no es No iniciado. Borra fecha de aprobación y rellena fecha de rechazo. El estado de implantación de medidas y tareas pasa a Anulado y los responsables no pueden gestionarlas.

Precaución

• Si se cambia a Borrador o Pendiente aprobación, se inactiva el estado de implantación de medidas y tareas.
• Cualquier cambio de estado, si el circuito de verificación de la eficacia está activo, inactiva su estado y los responsables no podrán gestionarlo.

Verificación de la eficacia de una medida

Algunas medidas, antes de su cierre, deben someterse a una evaluación de eficacia.

Activar el circuito de verificación manualmente

1. En la pantalla detalle de la medida, marca Activar circuito de verificación eficacia medida. Se activarán el campo Estado verificación eficacia y la pestaña Verificación Eficacia.
2. En la pestaña Verificación Eficacia, indica el cargo y el nombre del empleado responsable.
3. El responsable indicará el Estado verificación eficacia: No iniciado, Pendiente verificación eficacia, Verificado: eficaz, Verificado: ineficaz, Verificado: ineficaz con nueva medida.
4. El responsable indicará la fecha de verificación de la eficacia y, si lo desea, observaciones.
5. Haz clic en Guardar.

Nota

• Si el estado de implantación de la medida está En curso, el campo Estado verificación eficacia permanecerá inactivo hasta que se inicie el circuito.
• El circuito se activa cuando la medida pasa a estado de implantación Cerrado.
• Solo si la medida es la única o última cerrada y la verificación es Verificado: eficaz, el factor de riesgo, no conformidad, oportunidad u objetivo asociado pasará automáticamente a Pendiente cierre.
• Si se cumplimenta la Fecha verificación eficacia y se guarda, el estado pasa automáticamente a Verificado: eficaz si no lo está.

Parametrizar el circuito de verificación

1. Accede a los Ajustes de Smartosh.
2. Marca los tipos de medidas donde quieras que se active el circuito por defecto.
3. Haz clic en Guardar.

Nota

La configuración aplica solo a los registros nuevos que se generen a partir del momento de su configuración.

Cambiar el estado de verificación en bloque

1. Accede a Riesgos > Medidas y selecciona los registros.
2. Abre Operaciones > Cambiar estado verificación de la eficacia en bloque y elige el estado.

Consecuencias por estado

Estado	Consecuencia
No iniciado	Activa el estado de implantación de medidas y tareas. Los responsables pueden gestionarlas.
Pendiente verificación eficacia	Borra la fecha de verificación si estaba cumplimentada.
Verificado: ineficaz (con nueva medida)	Se debe dar de alta una nueva medida que, al verificarse, sea eficaz.

Precaución

• El estado solo cambia si la implantación es Cerrado.
• Al pasar a No iniciado o Pendiente verificación eficacia, se borra la fecha de verificación.
• Al pasar a Verificado: eficaz o Verificado: ineficaz, se rellena la fecha con el día actual.
• Al pasar a Verificado: eficaz o Verificado: ineficaz, los factores, no conformidades, oportunidades u objetivos asociados pasan a Pendiente cierre (si la medida es única o la última que se cierra).