Comment enrichir les informations d'une tâche avec les réponses du questionnaire

Lorsqu’un questionnaire a configuré une action de type « Tâches », une tâche est automatiquement créée lors de la réponse au questionnaire. Par défaut, le champ Observations de cette tâche apparaît vide, mais vous pouvez configurer le modèle du questionnaire pour que la tâche inclue des informations de la réponse sélectionnée ou des observations enregistrées dans la réponse.

Cette page couvre deux configurations complémentaires :

• Comment créer l’action de tâche avec des observations étendues.
• Comment configurer une date d’échéance automatique dans la tâche générée.

Comment créer l’action de tâche

Étapes

1. Accédez à Questionnaires > Configuration > Modèles de questionnaire et entrez dans le modèle.
2. Ouvrez l’onglet Questions et entrez dans la question spécifique.
3. Ouvrez l’onglet Configuration des réponses et entrez dans la configuration de la réponse spécifique.
4. Ouvrez l’onglet Actions et cliquez sur Nouveau.
5. Remplissez les champs du formulaire (voir tableau ci-dessous).
6. Cliquez sur Accepter dans l’écran de conséquence d’une réponse, Accepter dans l’écran des valeurs de question et Accepter dans l’écran de définition de question.

Note

Tous les types de questions ne permettent pas de configurer la réponse ni de créer une action. Par exemple, le type « Titre » ne supporte pas cette configuration.

Champs du formulaire

Champ	Description
Classe action	Sélectionnez Tâches.
Nom action	Texte libre indiquant le nom de l’action à réaliser.
Tâche	Sélecteur permettant d’indiquer la tâche pertinente du catalogue de tâches situé dans Configuration du module Risques.
Poste associé à la tâche	Sélecteur indiquant le poste auquel la nouvelle tâche créée est associée lors de cette réponse.
Projet associé à la tâche	Sélecteur indiquant le projet associé à la tâche. Les projets proviennent du module Tâches.

Attention

Tous les champs ci-dessus sont obligatoires pour que l’extension d’information dans la tâche générée automatiquement soit exécutée.

Choisir ce qui est versé dans « Observations » de la tâche

En plus des champs précédents, vous devez cocher une des deux cases suivantes (pas les deux) :

Ajouter la réponse comme observations de la tâche

Le champ Observations de la tâche recueillera le titre de la réponse sélectionnée.

Exemple : si la personne qui répond au questionnaire coche la réponse « Tous les moyens convenus sont disponibles », cette phrase apparaîtra telle quelle dans les observations de la nouvelle tâche.

Ajouter les observations de la réponse comme observations de la tâche

Le champ Observations de la tâche recueillera les informations que le répondant a écrites dans la section « Observations » de la réponse.

Exemple : si en répondant à une question l’utilisateur écrit dans les observations « Un extincteur arrivera bientôt à échéance », cette phrase apparaîtra telle quelle dans les observations de la nouvelle tâche.

Astuce

• Utilisez Ajouter la réponse comme observations lorsque le titre de la réponse décrit déjà le problème avec suffisamment de clarté.
• Utilisez Ajouter les observations de la réponse lorsque vous attendez que le répondant apporte des détails supplémentaires au questionnaire.

Données remplies automatiquement

Lorsque la tâche est créée depuis l’action du questionnaire, certains champs sont remplis automatiquement :

• Auteur de la tâche : le remplisseur du questionnaire.
• Date de début : la date d’envoi du questionnaire.

Comment configurer une date d’échéance automatique

Si vous souhaitez que la tâche soit créée avec une date d’échéance calculée automatiquement, vous devez la configurer dans le catalogue de tâches du module Risques (pas dans le questionnaire).

Étapes

1. Accédez à Risques > Configuration > Catalogue des risques > Catégorie de tâche et entrez dans la tâche.
2. Remplissez les champs Délai d’échéance et Nombre et unité.
3. Cliquez sur Enregistrer.

Note

Lors de l’envoi du questionnaire, la tâche est créée avec la date d’échéance suivante :

Date d’échéance = Date de début + Délai d’échéance

où la Date de début est la date d’envoi du questionnaire.

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Source : DM-SO-23-007 « Comment étendre l’information de la tâche avec les réponses des observations des questionnaires », version 1, 08/03/2023.