Tableaux de bord personnalisés

Le module de Tableaux de bord permet d’exploiter et de traiter des informations provenant de différents modules de Smart OSH pour les présenter sous forme d’indicateurs clés de performance (KPI).

En haut du module apparaissent les tableaux de bord personnalisés (exclusifs à chaque client), suivis des tableaux de bord standards.

Note

Cet ordre par défaut est maintenu tant que vous ne modifiez pas le champ Ordre dans la section Définition des tableaux de bord.

À quoi ça sert

Le module vous permet de voir, exporter et traiter les données clés pour votre organisation dans différents domaines :

Pour votre organisation

• Audits internes et suivi général.
• Suivi du personnel, plan du poste de travail et réalisation des tâches.
• Tableau des accidents et indices de fréquence des accidents.
• Suivi des actions de formation, participations des employés et coordination CAE.
• Données des validations CAE et KPIs personnalisés.

Pour les relations avec des tiers

• Audits externes.
• Données clés sur le personnel, la fréquence des accidents, la formation, les participations, les coordinations CAE et les KPIs personnalisés.

Modules liés

Le module se connecte pratiquement à toute la suite : Organisation, Tâches et avis, Documentation, Risques, Mesures, Études ergonomiques et psychosociales, Questionnaires, Accidents, Formation et information, EPI, Surveillance de la santé, Leadership et participation des employés, Service de prévention, Systèmes de gestion, Gestion du changement, Contrôle des visites, CAE et Clients et fournisseurs.

Accès et rôles

L’accès au module se fait depuis Smart OSH avec votre utilisateur et mot de passe.

Attention

• Pour voir le module Tableaux de bord, l’utilisateur doit disposer des autorisations appropriées (un rôle de dashboard).
• La visualisation du contenu de chaque tableau de bord dépend également des rôles spécifiques du module auquel il se réfère. Sans ces rôles, le tableau apparaît mais son contenu n’est pas visible.

Pour accéder au module, l’utilisateur doit se voir attribuer l’un des rôles suivants selon les actions à réaliser :

• Dashboards - Consultation : lecture seule.
• Dashboards - Modification : lecture et modification.
• Dashboards - Édition : contrôle complet, y compris l’édition.

Menu du module

Section	Description
Objectifs	Indique les objectifs à définir dans les tableaux de bord. S’applique uniquement aux tableaux personnalisés.
Tableaux de bord	Visualise et exporte les données des tableaux consultés.
Distributions	Visualise et crée de nouvelles distributions pour envoyer les tableaux de bord aux destinataires.
Définition des tableaux de bord	Définit si un tableau de bord obtient les données en temps réel (Online) ou en différé via des instantanés.
Configuration	Visualise les unités des objectifs. S’applique uniquement aux tableaux personnalisés.

Astuce

Les sections Objectifs et Configuration ne sont utiles que si vous travaillez avec des tableaux de bord personnalisés. Si votre organisation utilise uniquement les tableaux standards, vous pouvez les ignorer.

Objectifs

Les objectifs sont les valeurs de référence pour les tableaux de bord personnalisés. Par exemple, un objectif mensuel de 40 unités pour un KPI donné.

Écran liste

En accédant à Tableaux de bord > Objectifs, vous disposez de la liste complète des objectifs existants.

Le filtre Voir actifs vous permet de restreindre la vue par état (Actif, Inactif ou Tout) selon la case Actif cochée dans chaque objectif.

Les options supérieures sont les habituelles : Nouveau, Supprimer, Enregistrer, Annuler et Actualiser.

Attention

Il est déconseillé d’utiliser « Supprimer » sauf si c’est strictement nécessaire. Pour qu’un objectif ne soit plus visible, décochez la case « Actif » dans son écran détail.

Écran détail

En entrant dans un objectif, vous accédez à ses données principales et à l’onglet Valeurs, où sont gérées les valeurs associées à l’objectif.

Dans les options supérieures, en plus des habituelles, vous trouvez Opérations > Remplissage des valeurs, qui permet de remplir automatiquement les mêmes valeurs à intervalles constants.

Astuce

L’opération Remplissage des valeurs est très utile lorsque l’objectif est constant dans le temps. Par exemple, si votre objectif mensuel est de 40 unités, vous pouvez remplir tous les mois en une seule fois au lieu de les saisir un par un.

Chargement massif des objectifs

Note

Il est possible de réaliser des chargements massifs via KB020 des objectifs. Si vous devez charger de nombreux objectifs depuis un système externe, cette option évite la saisie manuelle un par un.

Tableaux de bord

En accédant à Tableaux de bord > Tableaux de bord, un onglet séparé s’ouvre avec les tableaux disponibles. Dans le menu de gauche, apparaissent d’abord les personnalisés, puis les standards.

Chaque tableau de bord, qu’il soit personnalisé ou standard, vous permet de :

• Consulter et interagir avec son contenu en appliquant des filtres.
• Exporter le tableau de bord en PDF, PNG ou Excel XLSX.

Tableaux de bord personnalisés

Ce sont les tableaux exclusifs développés pour chaque client, généralement pour améliorer le contenu des KPIs dans un module spécifique.

Tableaux de bord standards

Ce sont les tableaux disponibles par défaut pour toute installation. Si le client dispose d’un tableau de bord personnalisé qui améliore le contenu du standard pour ce module, le standard est automatiquement masqué pour éviter toute confusion.

Notes importantes sur la visualisation

Attention

• La visualisation du contenu de chaque tableau dépend des rôles spécifiques du module auquel il se réfère.
• Si le nom du tableau de bord contient une date entre parenthèses, cela signifie que le dashboard est cacheable et la date indique quand il a été généré.
• Les tableaux de bord sont actuellement disponibles uniquement en espagnol.

Distributions

Depuis Tableaux de bord > Distributions, vous pouvez gérer l’envoi automatique des tableaux de bord aux destinataires concernés.

Écran liste

Les options supérieures sont les habituelles : Nouveau, Supprimer, Enregistrer, Annuler, Actualiser et, en plus, Distribuer Dashboard.

Attention

Distribuer Dashboard est l’opération qui active le circuit de distribution. Sans exécuter cette opération, aucun envoi du tableau de bord ne démarre, même si vous avez créé et configuré la distribution.

Écran détail

En entrant dans une distribution, vous accédez à toutes ses données principales. Les options supérieures sont les mêmes que dans la liste, y compris Distribuer Dashboard.

Chargement massif des distributions

Note

Il est possible de réaliser des chargements massifs via KB020 des distributions.

Définition des tableaux de bord

La section Définition des tableaux de bord liste tous les tableaux disponibles dans le module et la manière dont ils sont publiés. C’est là que sont contrôlés la performance et la disponibilité de chaque tableau.

Activation et désactivation

Les tableaux de bord disponibles sont ceux qui apparaissent dans cette section avec la case « Actif » cochée. Pour qu’un tableau ne soit plus disponible pour tous les utilisateurs, décochez la case « Actif » et enregistrez.

Online vs Instantané

Par défaut, les tableaux sont générés en mode « Online » : l’information est consultée directement dans la base de données en temps réel.

• Dans le champ État, apparaît Online.
• Dans l’écran détail du tableau, la case Activer instantané n’est pas cochée.

Astuce

Si un module contient une grande quantité d’enregistrements, le mode Online peut affecter la performance du tableau de bord. Pour optimiser et réduire les temps, vous pouvez changer le type de génération de Online à Instantané.

En mode Instantané, l’information du tableau est répliquée dans un processus nocturne et les données consultées sont en différé.

Note

• Pour activer le mode instantané, accédez à la définition du tableau et cliquez sur Opérations > Générer instantanés.
• Vous pouvez à tout moment passer d’Online à Instantané et inversement. Si pour améliorer la performance vous avez un tableau en mode Instantané mais que vous avez besoin de données en temps réel, vous pouvez le passer temporairement en Online.

Onglets supplémentaires

Onglet	Description
Domaines	Restreint la visualisation du tableau à un domaine spécifique : Entreprise, Centre, Section, Poste, Équipe / installation, Activité ou Fonction.
Log	Enregistrement des distributions réalisées pour ce tableau.
Versions	Historique des versions distribuées du tableau, avec accès à leur contenu.

Questions fréquentes

• PF-CM001 — Comment accéder aux Tableaux de bord.
• PF-CM002 — Attribution des rôles dans les Tableaux de bord.
• PF-CM003 — Comment créer des objectifs dans les Tableaux de bord.
• PF-CM004 — Comment exporter des tableaux de bord.
• PF-CM005 — Description des informations des tableaux de bord standards.
• PF-CM006 — Comment créer des distributions de tableaux de bord.

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Source : M-SO-23-01 « Manuel d’utilisation des Tableaux de bord personnalisés », version 1, 09/05/2023.