Comment enregistrer une demande d’EPI

Une demande d’EPI est la requête d’un nouvel équipement (en raison d’usure, perte, changement de taille, etc.) lorsqu’il existe déjà un besoin antérieur complété. SmartOSH offre quatre voies pour enregistrer la demande et un seul flux pour la gérer ensuite.

Comportement commun lors de la demande

Quel que soit le canal utilisé, lors de l’enregistrement de la demande, les actions suivantes se produisent automatiquement :

• Le besoin d’EPI précédent passe de « Complété » à « Fermé » et la Date de clôture est renseignée avec la date du jour.
• Les contrôles des dates de révision, maintenance et renouvellement du besoin fermé sont désactivés.
• Les SmartStatus des responsables de révision, maintenance et livraison pour ce besoin ne sont plus générés.
• Un nouveau besoin d’EPI est créé avec le statut « Non démarré » et un avis SmartStatus est envoyé à l’employé prévu pour effectuer la livraison.

Note

Dans toutes les voies de demande, seuls apparaissent les types d’EPI qui ont déjà été livrés et signés au moins une fois, c’est-à-dire ceux qui ont au moins un besoin en état « Complété ».

Demande depuis SmartOSH

Tout utilisateur ayant accès à SmartOSH et les rôles pertinents peut enregistrer une demande :

1. Accédez à l’écran liste des Besoins d’EPI.
2. Sélectionnez un besoin en état « Complété ».
3. Cliquez sur Opérations > Enregistrer une demande d’EPI.
4. Si nécessaire, modifiez la Date de demande, renseignez le Motif de la demande et, si besoin, la Taille demandée et les Observations de la demande.
5. Cliquez sur Accepter.

Note

L’opération Enregistrer une demande d’EPI ne s’active qu’en sélectionnant un besoin en état « Complété ».

Demande depuis l’URL

Tout utilisateur ayant accès à SmartOSH et les rôles pertinents, à qui l’URL est fournie, peut demander un EPI sans accéder au backoffice :

1. Accédez à l’URL de demande d’EPI fournie par l’administrateur.
2. Sélectionnez le Type d’EPI et le Motif de la demande.
3. Si la taille dont vous avez besoin est différente de celle indiquée comme « Taille livrée », renseignez le champ Taille.
4. Si vous le souhaitez, renseignez les Observations.
5. Cliquez sur Envoyer.

Demande depuis l’App

Tout utilisateur ayant accès à l’App et les rôles pertinents peut faire une demande :

1. Connectez-vous à l’App avec votre nom d’utilisateur et mot de passe.
2. Accédez à la section Demande d’EPI.
3. Sélectionnez le Type d’EPI et renseignez le Motif de la demande.
4. Si nécessaire, renseignez la Taille et les Observations.
5. Cliquez sur Envoyer.

Astuce

Pour que le bouton Envoyer s’active, vous devez remplir au moins les champs obligatoires Type d’EPI et Motif.

Demande depuis le Visor app

Pour les utilisateurs qui accèdent à SmartOSH via le web mais ne peuvent ou ne veulent pas installer l’App :

1. Connectez-vous à SmartOSH avec votre utilisateur et mot de passe.
2. Accédez à la section Visor app depuis l’écran d’accueil.
3. Accédez à Demande d’EPI.
4. Sélectionnez le Type d’EPI et renseignez le Motif.
5. Si nécessaire, renseignez la Taille et les Observations.
6. Cliquez sur Envoyer.

Comment gérer une demande entrante

Lorsqu’une demande est enregistrée, le responsable prévu de la livraison reçoit un avis SmartStatus avec les informations de base.

À partir de ce moment, ce responsable — ou tout utilisateur ayant accès à SmartOSH et les rôles pertinents — peut gérer la livraison en suivant le flux décrit dans Comment livrer des EPIs aux employés.

---

Source : M-SO-20-19-01 « Manuel d’utilisation EPIS », version 1, 21/12/2020.