Mesures et circuits

Cette page décrit comment les mesures sont gérées dans le module Systèmes de gestion : où les consulter, quels circuits existent et comment activer et exploiter le circuit d’approbation et celui de vérification de l’efficacité.

Écran des mesures

Depuis Systèmes de gestion → Mesures, vous pouvez visualiser toutes les mesures enregistrées indépendamment de leur origine.

Pour les filtrer par origine, utilisez le filtre Voir et choisissez l’option dont vous avez besoin :

• Libres
• Facteurs de risque
• Non-conformités
• Opportunités
• Objectif
• Toutes les mesures
• Planification (toutes les mesures)

Circuits de mesures disponibles

Les mesures peuvent suivre trois circuits différents selon le niveau de contrôle dont vous avez besoin :

Circuit	Description
Basique	Seulement la mise en œuvre de la mesure.
Approbation	La mesure est d’abord approuvée puis mise en œuvre.
Complet	La mesure est d’abord approuvée, ensuite mise en œuvre et enfin l’efficacité est vérifiée.

Circuit basique

C’est le circuit par défaut lorsque ni le circuit d’approbation ni celui de vérification de l’efficacité n’ont été activés.

• Les états sont affichés dans le champ État mise en œuvre : Non démarré, En cours, En attente de clôture (équivalent à l’ancien « En attente de vérification »), Clôturé et Annulé.
• Le responsable de la mise en œuvre est indiqué dans l’onglet Responsable mise en œuvre.

Circuit d’approbation

Il s’active en cochant la case Activer circuit d’approbation mesure.

• Les états sont affichés dans le champ État approbation : Brouillon, En attente d’approbation, Approuvé et Rejeté.
• Le responsable de l’approbation et les dates de gestion sont indiqués dans l’onglet Approbation.

Circuit complet

Il ajoute au circuit d’approbation la vérification de l’efficacité. Il s’active en cochant la case Activer circuit de vérification efficacité mesure.

• Les états sont affichés dans le champ État vérification efficacité : Non démarré, En attente de vérification efficacité, Vérifié : efficace, Vérifié : inefficace et Vérifié : inefficace (avec nouvelle mesure).
• Le responsable de la vérification et la date sont indiqués dans l’onglet Vérification efficacité.

Comment activer les circuits par défaut

Vous pouvez préconfigurer pour que les circuits d’approbation ou de vérification de l’efficacité s’appliquent automatiquement aux nouvelles mesures selon leur origine :

1. Accédez aux paramètres de Smart OSH.
2. Allez dans l’onglet Mesures et sélectionnez les cases correspondantes selon l’origine des mesures pour lesquelles vous souhaitez activer le circuit d’approbation.
3. Sélectionnez les cases correspondantes pour le circuit de vérification de l’efficacité.
4. Cliquez sur Enregistrer.

Astuce

Même si vous avez préconfiguré qu’un circuit ne soit pas actif, vous pouvez toujours aller sur une mesure spécifique et l’activer depuis son écran détail en cochant la case correspondante :

• Activer circuit d’approbation mesure.
• Activer circuit de vérification efficacité mesure.

Comment gérer le circuit d’approbation

En activant le circuit d’approbation, le champ État approbation et l’onglet Approbation apparaissent dans la mesure.

1. Remplissez les données générales de la mesure (champs obligatoires marqués d’un astérisque ; au moins un domaine).
2. Ajoutez les informations complémentaires via les onglets disponibles.
3. Dans l’onglet Approbation, indiquez le responsable de l’approbation et les dates de gestion de la mesure.

Avis au responsable de mise en œuvre

Lorsque la date d’approbation est renseignée par le responsable, l’État approbation passe à Approuvé et le responsable de mise en œuvre reçoit un avis pour commencer son travail. Cet avis n’est pas direct : il est envoyé le lendemain.

Comment gérer le circuit de vérification de l’efficacité

En activant le circuit de vérification de l’efficacité, le champ État vérification efficacité et l’onglet Vérification efficacité apparaissent dans la mesure.

1. Remplissez les données générales de la mesure (champs obligatoires marqués d’un astérisque ; au moins un domaine).
2. Ajoutez les informations complémentaires via les onglets disponibles.
3. Dans l’onglet Vérification efficacité, indiquez le responsable de la vérification et la date de vérification.

Quand la vérification commence

La vérification de l’efficacité s’active à la clôture de la mise en œuvre de la mesure. Lorsque l’État mise en œuvre passe à Clôturé, l’État vérification efficacité change automatiquement en En attente de vérification et le responsable de la vérification reçoit un avis pour commencer son travail. Cet avis n’est pas direct : il est envoyé le lendemain.

États disponibles pour le responsable de vérification :

• Vérifié : efficace
• Vérifié : inefficace
• Vérifié : inefficace (avec nouvelle mesure) — utilisé lorsque l’inefficacité détectée conduit à la création d’une nouvelle mesure corrective.

Source : M-SO-19-04-02 « Manuel d’utilisation Systèmes de gestion », version v.2, 08/04/2020.