Gérer une participation

Une fois une participation créée, les responsables désignés reçoivent un courriel avec les informations de base. À partir de ce moment, vous pouvez la consulter, compléter les informations, changer son état et répondre au notificateur.

Informations disponibles dans l’écran détail

En haut, les champs Catégorie, Titre, Date, Description, Description de l’emplacement, Observations et améliorations proposées, Responsable, État, Date d’approbation et Date de clôture sont affichés.

À travers les différentes onglets, vous pouvez consulter et enrichir les informations :

• Domaine : domaine auquel appartient la participation.
• Réponses : enregistrement des réponses au notificateur.
• Pièces jointes : pièces jointes manuelles et celles générées avec le rapport de participation.
• Responsables : responsables assignés automatiquement ; vous pouvez en ajouter d’autres.
• Données du notificateur : données de base de la personne ayant enregistré la participation.
• Facteurs de risque : créer ou lier un facteur de risque existant.
• Rapports : voir le rapport de la participation ou lier d’autres du domaine.
• Non-conformités / Opportunités : créer ou lier des enregistrements existants du domaine.
• Réunions : lier la participation à une réunion/entretien.
• SmartStatus : avis générés automatiquement pour cette participation.

Assigner le responsable

Le champ Responsable doit être rempli manuellement et ne permet de sélectionner que des personnes liées dans l’onglet Responsables.

Note

Bien que l’onglet Responsables soit rempli automatiquement, le champ Responsable de l’écran détail ne l’est pas : il peut y avoir plus d’un responsable pour le même domaine et vous devez choisir explicitement qui s’occupe de la gestion.

Changer l’état

Par défaut, lors de la création de la participation, l’état est En attente de révision. Vous pouvez le changer manuellement parmi les valeurs suivantes :

• En attente de révision : état par défaut. Aucune action n’a encore été réalisée.
• En cours : la participation est en cours de gestion.
• Approuvée : la participation est approuvée.
• Annulée : la participation a été rejetée.
• Fermée : la participation a déjà été gérée.

Envoyer une réponse au notificateur

1. Accédez à la participation à laquelle vous souhaitez répondre.
2. Allez dans l’onglet Réponses et cliquez sur Nouveau.
3. Remplissez la section Réponse et indiquez la Date d’envoi.
4. Cliquez sur Accepter puis sur Enregistrer.
5. Cliquez sur Opérations → Envoyer la réponse au notificateur.

Note

Le notificateur reçoit le courriel instantanément. La date qui apparaît dans ce courriel est la date d’envoi de la participation, pas la date d’envoi de la réponse.

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Source : M-SO-20-12-01 « Manuel d’utilisation – Leadership et participation des employés », version 1, 08/09/2020.