Circuit d'approbation et de vérification de l'efficacité des mesures

Circuit de validation d’une mesure

Certaines mesures nécessitent l’approbation d’une personne spécifique avant leur mise en œuvre. Vous avez deux options pour l’activer : manuelle ou paramétrée.

Activer la validation manuellement

1. Accédez à l’écran détail de la mesure et cochez Activer circuit de validation mesure. Le champ État validation et l’onglet Validation seront activés.
2. Dans l’onglet Validation, indiquez le poste et le nom de l’employé responsable de valider la mesure.
3. Le responsable indiquera l’État validation : Brouillon, En attente de validation, Validé ou Rejeté.
4. Le responsable indiquera la date de validation ou la date de rejet, avec des observations si souhaité.
5. Cliquez sur Enregistrer.

Astuce

Vous pouvez indiquer uniquement le champ Responsable validation sans avoir à sélectionner le Poste. Le programme enverra une notification à l’employé pour gérer la validation.

Attention

• Lorsque le circuit est actif, il ne sera pas possible de clôturer la mesure tant que l’état de validation n’est pas Validé.
• Seule la mesure Validée notifie le changement d’état de mise en œuvre à ses responsables.
• Lors du passage à Validé, la Date de validation est automatiquement remplie avec la date actuelle.

Paramétrer la validation par défaut

1. Accédez aux Paramètres de Smartosh.
2. Allez dans l’onglet Mesures et cochez les cases des types de mesures pour lesquels vous souhaitez activer le circuit par défaut.
3. Cliquez sur Enregistrer.

Note

• Chaque fois que vous créez une mesure du type configuré, la case de validation sera cochée automatiquement.
• Même si vous avez préétabli qu’elle ne soit pas active, vous pouvez toujours l’activer manuellement depuis l’écran détail de la mesure.

Modifier l’état de validation en masse

1. Accédez à Risques > Mesures et sélectionnez les enregistrements.
2. Ouvrez Opérations > Changer état validation en masse et choisissez l’état.

Conséquences selon l’état

État	Conséquence
Brouillon	Ne change pas si l’état de mise en œuvre n’est pas Non démarré. Les responsables de validation ne pourront pas les gérer.
En attente de validation	Ne change pas si l’état de mise en œuvre n’est pas Non démarré.
Validé	Ne change pas si l’état de mise en œuvre n’est pas Non démarré. Supprime la date de rejet et remplit la date de validation avec le jour actuel. Active l’état de mise en œuvre et permet la gestion aux responsables.
Rejeté	Ne change pas si l’état de mise en œuvre n’est pas Non démarré. Supprime la date de validation et remplit la date de rejet. L’état de mise en œuvre des mesures et tâches passe à Annulé et les responsables ne peuvent pas les gérer.

Attention

• Si l’état est changé en Brouillon ou En attente de validation, l’état de mise en œuvre des mesures et tâches est désactivé.
• Tout changement d’état, si le circuit de vérification de l’efficacité est actif, désactive son état et les responsables ne pourront pas le gérer.

Vérification de l’efficacité d’une mesure

Certaines mesures, avant leur clôture, doivent faire l’objet d’une évaluation d’efficacité.

Activer le circuit de vérification manuellement

1. Dans l’écran détail de la mesure, cochez Activer circuit de vérification efficacité mesure. Le champ État vérification efficacité et l’onglet Vérification Efficacité seront activés.
2. Dans l’onglet Vérification Efficacité, indiquez le poste et le nom de l’employé responsable.
3. Le responsable indiquera l’État vérification efficacité : Non démarré, En attente de vérification efficacité, Vérifié : efficace, Vérifié : inefficace, Vérifié : inefficace avec nouvelle mesure.
4. Le responsable indiquera la date de vérification de l’efficacité et, si souhaité, des observations.
5. Cliquez sur Enregistrer.

Note

• Si l’état de mise en œuvre de la mesure est En cours, le champ État vérification efficacité restera inactif jusqu’au démarrage du circuit.
• Le circuit s’active lorsque la mesure passe à l’état de mise en œuvre Clôturé.
• Seule la mesure unique ou la dernière clôturée et dont la vérification est Vérifié : efficace fera passer automatiquement le facteur de risque, non-conformité, opportunité ou objectif associé à En attente de clôture.
• Si la Date vérification efficacité est remplie et enregistrée, l’état passe automatiquement à Vérifié : efficace si ce n’est pas déjà le cas.

Paramétrer le circuit de vérification

1. Accédez aux Paramètres de Smartosh.
2. Cochez les types de mesures pour lesquels vous souhaitez activer le circuit par défaut.
3. Cliquez sur Enregistrer.

Note

La configuration s’applique uniquement aux nouveaux enregistrements générés à partir du moment de sa configuration.

Modifier l’état de vérification en masse

1. Accédez à Risques > Mesures et sélectionnez les enregistrements.
2. Ouvrez Opérations > Changer état vérification efficacité en masse et choisissez l’état.

Conséquences selon l’état

État	Conséquence
Non démarré	Active l’état de mise en œuvre des mesures et tâches. Les responsables peuvent les gérer.
En attente de vérification efficacité	Supprime la date de vérification si elle était remplie.
Vérifié : inefficace (avec nouvelle mesure)	Une nouvelle mesure doit être créée qui, une fois vérifiée, sera efficace.

Attention

• L’état ne change que si la mise en œuvre est Clôturée.
• En passant à Non démarré ou En attente de vérification efficacité, la date de vérification est supprimée.
• En passant à Vérifié : efficace ou Vérifié : inefficace, la date est remplie avec le jour actuel.
• En passant à Vérifié : efficace ou Vérifié : inefficace, les facteurs, non-conformités, opportunités ou objectifs associés passent à En attente de clôture (si la mesure est unique ou la dernière clôturée).