Comment enregistrer des cours

Ce guide résume le flux essentiel pour enregistrer un cours de formation. Pour le détail exhaustif de chaque champ, consultez la documentation fonctionnelle interne.

Objectif

Enregistrer un cours afin qu’il génère des besoins de formation là où cela est nécessaire, qu’il soit cohérent avec les sessions et les rapports (certificats, listes, Prevencontrol) et, si applicable, qu’il inclue une évaluation et un recyclage.

Où créer le cours

Vous pouvez accéder par l’une de ces voies :

Formation et information → Configuration → Cours → Nouveau.
Formation et information → Appels à formation → ouvrez un appel → onglet Cours → Nouveau (ou l’icône de création dans le champ Cours).

Étapes rapides

Remplissez les données du cours (au minimum le Titre ; sans titre, vous ne pourrez pas enregistrer).
Cliquez sur Enregistrer.

Après l’enregistrement : ce qu’il ne faut pas oublier

Relations : liez le domaine auquel s’applique la formation (entreprise, centre, section, poste, fonction, activité, équipe, agent chimique, type d’EPI et/ou employé). Sans cela, les besoins de formation ne sont pas générés. Privilégiez les critères globaux (par exemple tout un centre) plutôt que de lister poste par poste ; l’affectation directe par employé doit être ponctuelle, car elle fait perdre une partie des automatismes.
Modèles de questionnaire d’évaluation : liez le questionnaire uniquement si le cours exige une évaluation après la participation.
Programme : il est obligatoire dans le détail de la Session et son contenu apparaît dans les certificats, listes de participants (lorsque ces colonnes sont dans le rapport) et fiche élève Prevencontrol. Il est conseillé de le remplir dans le cours.

Données que vous complétez habituellement

Sans lister tous les champs du manuel :

Code, catégorie et nom abrégé du rapport (si vous souhaitez un autre titre dans le document généré).
Étiquettes et observations pour regrouper ou annoter le cours lorsque les champs standards ne suffisent pas.
Heures du cours et heures minimales de présence : si en session le minimum n’est pas atteint, le besoin peut passer à N’a pas assisté. Les heures du cours devraient correspondre à celles de la session.
Formation obligatoire / habilitante : par défaut, cette option est généralement cochée à la création.
Évaluation : cochez si un examen est nécessaire ; vérifiez alors l’onglet des modèles de questionnaire.
Périodicité de recyclage et intervalle (jours, mois, années) : vont ensemble ; à échéance, le système peut créer un nouveau besoin en état Non démarré si le cours a une périodicité.
Type de document généré pour le certificat de réalisation et dates de révision du contenu si vous les utilisez.

Onglets du cours (ce qu’il faut utiliser)

Onglet	À quoi sert-il en pratique
Relations	Qui doit se former ; la vue Toutes les relations résume les liens.
Mémoire SP	Marque légale : risques spécifiques (art. 19 LPRL), niveau basique (annexe IV RD 39/1997), urgences.
Convalidations	Indique les équivalences entre cours.
Modèles de questionnaires d’évaluation	Examen associé au cours.
Détail des rapports	Modalité, textes et options des certificats (voir section suivante).
Appels / Besoins de formation	Consultation des appels et besoins liés.
Pièces jointes	Documentation du cours et suivi d’envoi/signature ; obligatoire en téléformation pour l’envoi à l’employé.
SmartStatus	Alertes automatiques générées selon la configuration.

Détail des rapports

Dans l’onglet Détail des rapports, ajustez surtout :

Modalité du cours : présentiel, mixte ou téléformation.
Certificat d’action de formation : génération automatique lors du passage du besoin à Terminé, ou libre même s’il n’est pas terminé ; textes prédéfinis entre le titre et le corps du certificat ; texte de convention (par exemple formation financée) entre le titre et la durée.
Signature par l’entreprise formatrice : si activée, téléchargez la signature dans Organisation → Entreprises externes → entreprise → Logo et signature → Signature (Certificat action de formation).
Pied de page prédéfini : affecte la fiche élève Prevencontrol, la réception de documentation Prevencontrol et les listes de participants par session (incl. financée Prevencontrol).

Données entreprise formatrice externe : texte libre pouvant être intégré à la liste des participants par session.

Cours actif ou inactif (case Actif)

Par défaut, le cours est créé actif. En décochant Actif :

Les besoins non liés à un appel sont supprimés.
Ceux déjà en appel restent mais deviennent inactifs : ils ne génèrent plus automatiquement de nouveaux besoins (ni périodicité) et le SmartStatus correspondant change ; dans les filtres du type « Voir actifs », vous verrez l’état inactif.
Les responsables des appels En cours sont avertis que le cours n’est plus actif.

En recochant Actif, si nécessaire, les besoins et alertes sont régénérés, les besoins existants retrouvent leur logique active et les responsables des appels en cours sont de nouveau notifiés.

Source : DM-SO-22-032 « Comment enregistrer des cours », version 1, 02/03/2022.