Consultation de documents

Dans Smart OSH, il existe plusieurs façons de consulter la documentation d’une coordination, que ce soit pour vérifier ce qui est en attente de téléchargement, valider ou télécharger ce qui a déjà été validé. L’accès se fait à différents niveaux selon les informations que vous souhaitez consulter.

Accéder à toute la documentation de la coordination

Depuis l’écran principal de la coordination, vous avez accès à toute la documentation complète de celle-ci.

Pour accéder :

1. Entrez dans l’écran État de la documentation.
2. Localisez la coordination que vous souhaitez consulter (par exemple, 2026-01 - Entreprise de services).
3. Cliquez sur l’icône Documentation complète située à droite de la ligne de la coordination.

Cette vue vous montre tous les documents associés à la coordination, regroupés par catégorie.

Catégories de documents

Dans la vue de documentation complète, les documents apparaissent séparés en trois tableaux :

• Documents d’entreprise
• Documents d’employé
• Documents de véhicule / machine

Chaque tableau inclut des colonnes avec des informations clés sur chaque document :

• Document : nom et référence.
• État : par exemple, Demandé ou En attente d’acceptation/révision (signature).
• Obligatoire : indique si le document est obligatoire pour la coordination.
• Date d’émission et Date d’expiration.
• Actions : options disponibles sur le document.

Note

Les documents d’entreprise ne sont consultables que depuis cet écran de documentation complète. Ils ne sont pas accessibles depuis les listes d’employés ou de véhicules.

Vous ne voyez pas tous les enregistrements ?

Si des documents manquent dans un tableau, faites défiler à l’intérieur du tableau lui-même. Dans le coin supérieur droit de chaque tableau est indiqué le nombre total de documents qu’il contient, ce qui vous permet de vérifier si vous les visualisez tous.

Consulter la documentation d’un employé spécifique

Si vous avez seulement besoin de vérifier les documents d’un employé, vous pouvez y accéder directement depuis la liste des employés de la coordination.

Pour cela :

1. Dans l’écran État de la documentation, déployez la coordination.
2. Ouvrez le groupe Employés.
3. Localisez l’employé que vous souhaitez consulter.
4. Cliquez sur l’icône Documents d’employé dans la ligne correspondante.

Cette vue vous montre uniquement la documentation de cet employé, ce qui est utile lorsque vous devez uniquement valider ou vérifier les dossiers d’une personne en particulier.

Consulter la documentation d’un véhicule ou d’une machine spécifique

De manière similaire, vous pouvez accéder à la documentation spécifique d’un véhicule ou d’une machine depuis la liste correspondante.

Pour cela :

1. Dans l’écran État de la documentation, déployez la coordination.
2. Ouvrez le groupe Véhicules / machines.
3. Localisez le véhicule ou la machine que vous souhaitez consulter (par exemple, par immatriculation).
4. Cliquez sur l’icône Documents de véhicule / machine dans la ligne correspondante.

Cette vue vous montre uniquement la documentation de ce véhicule ou de cette machine.

Résumé des niveaux de consultation

Niveau d’accès	Où le consulter	Quels documents verrez-vous
Coordination complète	Icône Documentation complète dans la coordination	Entreprise, employés et véhicules/machines
Employé spécifique	Icône Documents d’employé dans la ligne de l’employé	Uniquement de l’employé sélectionné
Véhicule/machine spécifique	Icône Documents de véhicule / machine dans la ligne du véhicule	Uniquement du véhicule ou de la machine sélectionné

Attention

N’oubliez pas que les documents d’entreprise ne peuvent être consultés que depuis la vue de documentation complète de la coordination, pas depuis les listes individuelles d’employés ou de véhicules.

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Source : Documentation interne de Smart OSH « Consultation des documents ».