Gérer les facteurs de risque

Comment visualiser les facteurs de risque enregistrés

Depuis l’écran liste Facteurs de risque du module Risques, vous pouvez visualiser et gérer tous les facteurs enregistrés.

Recherche filtrée

Combinez les filtres disponibles pour affiner les résultats :

• Domaine, Activité, Équipement/installation : affiche les facteurs associés à ces domaines.
• Poste : affiche les facteurs avec un responsable dont le poste correspond.
• Observateur : si vous avez des observateurs assignés, cliquez sur chercher pour accéder au champ Détail observateur.
• Filtre (état) : En cours, Fermé, Annulés, En attente de clôture, Non commencés.
• Étiquette : affiche les facteurs avec l’étiquette indiquée.

Modes d’affichage

Dans le champ Voir, vous disposez de :

• Liste : détail par sévérité, type, titre, degré d’avancement, état, personnel affecté, date de début et d’échéance.
• Liste avec domaine : détail par domaine.
• SmartIndex par type de risque : détail par type de risque et ordre de sévérité.

Comment assigner le responsable d’un facteur de risque

Vous avez deux façons : manuelle ou paramétrée.

Assignation manuelle

Elle se fait lors de la création du facteur :

1. Dans l’écran détail, accédez au champ Responsable.
2. Dans l’écran liste Employé, recherchez par Nom, DNI ou filtres (Domaine, Activité, Équipement/installation, Entreprise externe, Poste, Affectations, Type, Responsable Entreprise Externe, Date dernière révision).
3. Sélectionnez l’employé et cliquez sur Accepter.

Astuce

Si vous souhaitez vous assigner comme responsable, utilisez l’opération Assigner à moi (responsable).

Assignation paramétrée

1. Accédez au menu Paramètres de Smartosh.
2. Dans l’onglet Facteurs de risque, choisissez la méthode :
   • Sans sélection : sera rempli manuellement.
   • Responsable de prévention : est assigné automatiquement à l’employé occupant ce poste.
   • Utilisateur qui crée le facteur de risque : est assigné à la personne qui crée l’enregistrement.

Note

Cette action s’applique uniquement aux nouveaux enregistrements créés à partir de ce moment.

Réassigner le responsable

1. Accédez à Risques > Facteurs de risque et sélectionnez les facteurs.
2. Ouvrez Opérations > Réassigner responsable.
3. Cochez Réassigner à moi ou Changer d’employé et choisissez le nouveau responsable.
4. Cliquez sur Accepter puis sur Enregistrer.

Comment assigner et gérer les observateurs

Assigner un observateur

1. Accédez à Risques > Facteurs de risque et sélectionnez l’enregistrement.
2. Ouvrez l’onglet Observateurs et cliquez sur Lier.
3. Sélectionnez les travailleurs et cliquez sur Accepter.
4. Enregistrez les modifications.

Changer les observateurs en bloc

1. Sélectionnez les enregistrements avec observateurs assignés.
2. Ouvrez Opérations > Réassigner observateur.
3. Sélectionnez les observateurs à changer, recherchez le nouvel observateur et cliquez sur Accepter.

Attention

Si le facteur n’avait pas d’observateur auparavant, l’opération de réassignation n’aura pas d’effet.

Supprimer les observateurs en bloc

1. Sélectionnez les enregistrements.
2. Ouvrez Opérations > Supprimer observateurs en bloc.
3. Sélectionnez les observateurs et cliquez sur Accepter.

Comment copier un facteur de risque

1. Accédez à Risques > Facteurs de risque et sélectionnez les facteurs à copier.
2. Ouvrez Opérations > Copier facteurs de risque.
3. Remplissez les informations de base du nouveau facteur et cliquez sur Suivant.
4. Dans l’écran des mesures associées : par défaut, toutes sont copiées. Sélectionnez et supprimez celles que vous ne souhaitez pas copier, puis cliquez sur Suivant.
5. Dans l’écran des tâches associées : par défaut, toutes sont copiées. Sélectionnez et supprimez celles que vous ne souhaitez pas copier, puis cliquez sur Suivant.
6. Dans l’écran des pièces jointes : sélectionnez et supprimez celles que vous ne souhaitez pas copier, puis cliquez sur Accepter.

Astuce

À chaque étape, vous pouvez changer le responsable des mesures ou tâches avec l’option Réassigner responsable.

Note

Si les mesures ont coché Mesure qui NE génère PAS de tâches, l’écran des tâches sera vide.

Comment changer la date de début en bloc

1. Accédez à Risques > Facteurs de risque et sélectionnez les facteurs.
2. Ouvrez Opérations > Changer date début en bloc.
3. Confirmez l’avertissement d’impact.
4. Indiquez la nouvelle date et cliquez sur Accepter.

Attention

En changeant la date de début, automatiquement :

• La date de début des mesures et tâches associées est mise à jour.
• La date d’échéance est recalculée (si le facteur est évalué).
• La date de fin planifiée et la date de fin effective des mesures et tâches sont effacées (si elles étaient renseignées).
• L’état des facteurs et celui de la mise en œuvre des mesures et tâches passe à Non commencé.
• Si le circuit d’approbation est actif et que les mesures sont Approuvées, le changement est notifié.
• Si le circuit de vérification de l’efficacité est actif, les données de vérification sont effacées et les responsables ne peuvent plus les gérer.

Comment changer l’état d’un facteur de risque

Individuellement

1. Accédez à Risques > Facteurs de risque et entrez dans l’écran détail.
2. Sélectionnez l’État souhaité : Non commencé, En cours, En attente de clôture, Fermé, Annulé.
3. Cliquez sur Enregistrer.

En bloc

1. Sélectionnez les facteurs et ouvrez Opérations > Changer état en bloc.
2. Indiquez l’état souhaité.

Conséquences du changement d’état

• En indiquant la Date de fin, l’état passe automatiquement à Fermé.
• En passant à Fermé, les mesures et tâches associées passent aussi à Fermé, sauf si le circuit d’approbation est actif et qu’elles ne sont pas Approuvées.
• En passant à Fermé avec le circuit de vérification de l’efficacité actif, les mesures passent à En attente de vérification efficacité.
• En changeant une mesure associée à En cours, le facteur passe à En cours.
• En passant à Annulé, la date de fin est effacée et les mesures et tâches passent à Annulé. Si les circuits d’approbation ou de vérification sont actifs, ils sont désactivés et les responsables ne peuvent plus gérer.

Note

Les changements sont notifiés aux responsables du facteur de risque.

Comment mettre à jour les affectations

Si vous avez changé le nombre de travailleurs ou effectué une nouvelle évaluation et que l’affectation ne s’est pas mise à jour :

1. Accédez à Risques > Facteurs de risque et sélectionnez le facteur.
2. Ouvrez Opérations > Recalculer SmartIndex et affectations.

Astuce

Vous pouvez aussi le faire depuis n’importe quel écran avec l’onglet Facteurs de risque.

Comment gérer les alertes (SmartStatus)

Lorsqu’un enregistrement est modifié, qu’il manque des informations ou qu’une anomalie apparaît, le programme envoie une alerte par email aux responsables et affiche une alerte SmartStatus.

Indicateur par couleur dans l’écran liste

• 🟢 Vert : enregistrement correct.
• 🟡 Jaune : enregistrement avec problème léger.
• 🔴 Rouge : enregistrement avec problème grave.

Étapes pour gérer une alerte

1. Accédez à Risques > Facteurs de risque et sélectionnez le facteur.
2. Entrez dans l’écran détail et ouvrez l’onglet SmartStatus.
3. Sélectionnez l’alerte et ouvrez Opérations :
   • Ouvrir : accédez à l’enregistrement pour corriger le problème.
   • Ignorer : configure que cette alerte ne soit plus notifiée.
   • Supprimer : supprime l’alerte (icône de suppression).

Note

La configuration de qui reçoit les emails se fait dans Smart > Configuration > Définitions des problèmes SmartStatus.