Comment enregistrer un type d'EPI

Le type d’EPI est la famille des équipements de protection individuelle (par exemple, « chaussures de sécurité »). Avant de pouvoir enregistrer des EPIs spécifiques, leur attribuer des tailles et créer des besoins, vous devez configurer le type d’EPI avec ses normes, responsabilités et périodicités.

Étapes pour créer le type d’EPI

1. Accédez à EPIS > Configuration > Types d’EPI et cliquez sur Nouveau.
2. Remplissez les données du type d’EPI.
3. Cliquez sur Enregistrer.

Attention

Conséquences de décocher la case « Actif » d’un type d’EPI :

• Le type d’EPI passe à État inactif et n’apparaît plus lors du lien avec des postes, fonctions, activités, etc.
• Les EPIs de ce type passent à État inactif et ne sont plus disponibles pour distribution.
• Les contrôles de stock minimum sont désactivés et les SmartStatus d’achat ne sont plus générés.
• Aucune nouvelle nécessité n’est automatiquement créée pour les employés concernés.
• Les besoins existants conservent leur état mais deviennent « Non actifs » : ils ne généreront pas de nouveaux besoins même s’ils ont une périodicité de renouvellement. Ils apparaissent comme État inactif dans le filtre « Voir actifs ». Exception : les besoins en état « Non démarré » sont supprimés.

En re-cochant Actif, tout ce qui précède est rétabli et les besoins redeviennent actifs, y compris ceux en état « Demandé », « Distribué », « Annulé », « Complété » et « Fermé ».

Lier les normes applicables

1. Accédez à l’onglet Normes applicables et cliquez sur Lier.
2. Sélectionnez les normes que vous souhaitez appliquer.
3. Cliquez sur Accepter puis sur Enregistrer.

Définir les responsabilités et périodicités

Depuis l’onglet Responsabilités du type d’EPI, vous pouvez configurer qui est responsable et à quelle fréquence la révision, la maintenance ou le renouvellement sont effectués.

Responsabilité de la distribution

Par employé :

1. Dans l’onglet Responsabilités, dans la section Distribution, cochez la case Responsable libre et cliquez sur l’icône du champ Responsable.
2. Sélectionnez un employé et cliquez sur Accepter.
3. Cliquez sur Enregistrer.

Par fonction :

1. Cliquez sur l’icône du champ Fonction.
2. Sélectionnez une fonction et cliquez sur Accepter.
3. Cliquez sur Enregistrer.

Périodicité et responsabilité de la révision

1. Dans Responsabilités, cochez la case du champ Révision et remplissez la périodicité. Cliquez sur Enregistrer.
2. Dans la section Révision, cochez Responsable libre et sélectionnez le responsable (par employé ou par fonction, comme pour la responsabilité de distribution).
3. Cliquez sur Enregistrer.

Périodicité et responsabilité de la maintenance

Même procédure que pour la révision, mais sur le champ Maintenance et la section Maintenance.

Périodicité de renouvellement

1. Dans Responsabilités, cochez la case du champ Renouvellement.
2. Remplissez la périodicité de renouvellement.
3. Cliquez sur Enregistrer.

Astuce

La périodicité de renouvellement déclenche la création automatique d’un nouveau besoin lorsque la date de renouvellement du précédent est atteinte. Configurez-la avant de créer des besoins afin que les premiers aient déjà les dates prévues correctement calculées.

Lier des formations au type d’EPI

Si la distribution de l’EPI nécessite d’avoir suivi une formation préalable, vous pouvez la lier :

1. Accédez à l’onglet Formations et cliquez sur Lier.
2. Sélectionnez une ou plusieurs formations.
3. Cliquez sur Accepter puis sur Enregistrer.

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Source : M-SO-20-19-01 « Manuel d’utilisation EPIS », version 1, 21/12/2020.