Créer des employés dans une coordination

Les activités qui se déroulent chez le client sont réalisées par des personnes. Lorsque vous avez besoin qu’un nouvel employé participe à une coordination, vous devez l’enregistrer depuis l’assistant. Le processus est associé à la fois à la coordination et à l’entreprise externe en une seule opération.

Comment créer un employé

Accédez à l’éditeur de coordinations.
Allez à l’étape 3 · Employés.
Cliquez sur Créer un nouvel employé.
Saisissez l’identifiant de l’employé (DNI, NIE, passeport, BI, CC…).
Complétez les autres données (voir la section suivante sur la détection automatique).
Cliquez sur Créer et associer pour terminer.

À la fin, l’employé est créé et associé à la coordination et à l’entreprise externe.

Détection automatique des enregistrements existants

En saisissant l’identifiant, le système vérifie automatiquement si l’employé existe déjà dans MySmart OSH :

✅ S’il existe déjà : les champs sont remplis automatiquement avec les données enregistrées.
✏️ S’il n’existe pas : vous devez saisir manuellement les données nécessaires pour l’enregistrer comme nouveau.

Champs non obligatoires recommandés

Bien qu’ils ne soient pas obligatoires, il est recommandé de les remplir autant que possible :

Date de naissance : importante pour déterminer les mesures supplémentaires, surtout dans le cas des mineurs.
NASS (Numéro d’Affiliation à la Sécurité Sociale) : dans le cas des indépendants, permet de valider plus rapidement un reçu d’indépendant.
Photo : les cartes QR du contrôle d’accès l’utiliseront comme élément d’identification de l’employé.

Source : Documentation interne de Smartosh «Créer de nouveaux employés à une coordination», disponible sur Scribe.