Comment distribuer les EPI aux employés

La remise des EPI est le moment où le besoin passe à l’état « Remis » et où le justificatif pour la signature de l’employé est généré automatiquement. Smart OSH propose quatre façons différentes de le faire selon que vous remettez en bloc ou individuellement.

Comportement commun lors de la remise

Quel que soit le mode choisi, lors de l’enregistrement de la remise, les actions suivantes se produisent automatiquement :

• L’état du besoin d’EPI change en « Remis ».
• Le rapport Justificatif de remise d’EPI ou Justificatif de remise d’EPI (tableau) est généré (selon celui sélectionné dans Paramètres).
• Dans l’onglet Envois, un envoi différé du justificatif à l’employé est généré pour qu’il le signe.
• Les champs Stocks taille et Mouvement de Détail remise sont calculés et remplis automatiquement.
• Les champs Marque et Modèle sont remplis automatiquement s’ils sont renseignés dans l’écran détail de l’EPI.
• Les champs Date prévue de révision / maintenance et Employé prévu pour effectuer la révision / maintenance sont remplis automatiquement si la périodicité et le responsable correspondants ont été définis dans le type d’EPI.

Remise en bloc (même EPI et taille)

Utile pour remettre le même EPI et la même taille à plusieurs employés à la même date.

1. Accédez à l’écran liste des Besoins d’EPI.
2. Sélectionnez les besoins qui partagent le même type d’EPI.
3. Cliquez sur Opérations > Remise en bloc (même EPI et taille).
4. Remplissez EPI, Taille et Date de remise.
5. Cliquez sur Accepter.

Astuce

Si le type d’EPI a défini un seul EPI et une seule taille, les champs EPI et Taille sont remplis automatiquement.

Remise en bloc (avec EPI et taille renseignés)

Utile lorsque les besoins ont déjà le champ « EPI-Taille » rempli (par exemple, lors de remises ultérieures) et que vous souhaitez enregistrer la date de remise pour plusieurs employés en bloc.

1. Accédez à l’écran liste des Besoins d’EPI.
2. Sélectionnez les besoins avec le champ EPI-Taille déjà rempli.
3. Cliquez sur Opérations > Remise en bloc (avec EPI et taille renseignés).
4. Remplissez la Date de remise et cliquez sur Accepter.

Remise depuis l’écran détail du besoin

Utile pour les remises individuelles ou lorsque vous devez remplir des champs spécifiques comme le numéro de série.

1. Accédez à l’écran liste des Besoins d’EPI et ouvrez le besoin.
2. Changez le champ État du besoin en « Remis ».
3. Dans l’onglet Détail remise, sélectionnez EPI-Taille et, si nécessaire, remplissez N° de série.
4. Cliquez sur Enregistrer.

Astuce

• Lors des deuxièmes remises ou suivantes, le champ EPI-Taille est rempli automatiquement.
• Le N° de série n’est pas obligatoire mais il est conseillé de le remplir : il apparaît dans le rapport Justificatif de remise d’EPI par employé.
• Si vous remplissez la Date de péremption de l’EPI, cette date sera automatiquement appliquée comme Date de renouvellement dans l’écran détail du besoin.

Variante : remplir la date de remise avant l’état

Comme alternative au changement manuel de l’état :

1. Ouvrez le besoin.
2. Dans l’onglet Détail remise, sélectionnez EPI-Taille, remplissez Date de remise et, si nécessaire, N° de série.
3. Cliquez sur Enregistrer.

À l’enregistrement, l’état du besoin change automatiquement en « Remis ».

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Source : M-SO-20-19-01 « Manuel d’utilisation EPIS », version 1, 21/12/2020.