Configurer le connecteur générique de synchronisation des données

SmartOSH dispose d’un module d’importation et de synchronisation qui permet de charger des données massivement via un fichier d’échange (Excel ou CSV) déposé sur un serveur FTP. Ce document décrit le format, la dénomination et la configuration nécessaires pour utiliser le connecteur générique.

Formats de fichier pris en charge

Excel (XLS / XLSX)

Le fichier de données peut être fourni au format Microsoft Excel (.xls ou .xlsx). Dans ce format, chaque table est représentée comme un onglet (feuille) dans le même classeur. Les noms et l’ordre des onglets doivent correspondre à ceux décrits dans la spécification des champs.

CSV

Le format CSV peut également être utilisé, avec un fichier par table. Règles obligatoires :

• Délimiteur : ;
• Caractère d’échappement pour les textes littéraux : guillemet double "
• Encodage : UTF-8
• Première ligne : noms des colonnes

Exemple :

Codigo;Nombre;TipoIdentificacion;Identificador
001;ACME S.A.;0;A554668987
002;"LUSIANA S.A";0;A00046879

Photographies des employés (optionnel)

Le fichier optionnel de photographies doit être fourni sous forme de ZIP avec les images dans le répertoire racine, avec une extension .jpg, .gif ou .png.

Dénomination des fichiers

Le nom doit toujours commencer par KB020 et inclure, séparés par un tiret, les données de base du fichier.

Excel (XLS/XLSX)

Modèle : KB020-ORDRE-Nom descriptif.xlsx

Exemple : KB020-1000-Carga datos MiEmpresa 20170622.xlsx

CSV

Comme il y a un fichier par table, le nom doit inclure le nom de la table au lieu du descriptif. Le préfixe numérique garantit qu’ils sont chargés dans le bon ordre.

Exemples :

• KB020-100-Empresas.csv
• KB020-200-Centros.csv
• KB020-300-Secciones.csv
• KB020-400-Puestos.csv
• KB020-500-Empleados.csv
• KB020-600-Asignaciones.csv
• KB020-700-InvestigacionAccidente.csv
• KB020-800-Formaciones.csv
• KB020-900-Convocatorias.csv
• KB020-1000-Convalidaciones.csv
• KB020-1100-SesionesFormativas.csv
• KB020-1200-AccionesFormativas.csv
• KB020-1300-Cargo.csv
• KB020-1400-AsignacionCargo.csv

Systèmes legacy avec noms courts

Si, pour des raisons techniques, le client ne peut pas utiliser de noms longs, il peut fournir les fichiers avec un nom court et ajouter un fichier index.txt à la racine du dossier avec les équivalences.

Format de chaque ligne : [nomcourt];[nomlong]

Exemple :

emp.csv;KB020-100-Empresas.csv
cen.csv;KB020-200-Centros.csv
secci.csv;KB020-300-Secciones.csv

Emplacement du fichier (FTP)

Le client doit déposer les fichiers sur un serveur FTP. Deux options :

• FTP sécurisé propre au client (FTP, FTPS ou SFTP).
• FTP sécurisé fourni par SmartOSH (en le demandant à l’équipe de conseil).

Si le service SmartOSH est utilisé, les données de connexion sont :

Paramètre	Valeur
Serveur	sync.smartosh.com
Type	FTP / FTPS
Utilisateur	Fournie par le service de conseil
Mot de passe	Fournie par le service de conseil

Configurer le connecteur dans SmartOSH

1. Accéder au tenant correspondant avec un utilisateur Administrateur.
2. Aller dans Options → Connexion de données et ajouter un nouveau connecteur avec les valeurs suivantes :

Champ	Valeur
Code importation	GENERIC
Type	FTP / FTPS (ou SFTP si fourni par le client)
URL	sync.smartosh.com (ou le serveur du client)
Chemin	Laisser vide sauf indication du support
Utilisateur	Fournie par le service de conseil
Mot de passe	Fournie par le service de conseil
Actif	Oui
Écraser	Oui

3. Enregistrer la configuration.
4. L’importation peut être forcée à tout moment avec l’action Synchroniser maintenant.

Serveur FTP du client

Si le client fournit son propre serveur, il doit spécifier le type (FTP / FTPS / SFTP) selon le cas. Pour SFTP, il est possible que les fichiers soient dans un sous-dossier spécifique, à indiquer dans le champ Chemin.

Contenu des fichiers

• En Excel, les onglets doivent être nommés et ordonnés comme indiqué dans la spécification.
• En CSV, chaque table est dans un fichier, avec un préfixe numérique pour fixer l’ordre de chargement.
• Dans tous les cas, seules les colonnes contenant des données à transférer sont incluses. Il n’est pas nécessaire de créer toutes les colonnes de tous les champs.

Spécification détaillée des champs

La liste complète des onglets, noms de tables et champs disponibles est publiée sur smart.smartosh.com/kb020 (authentification requise).

Annexe : erreurs contrôlées

Pendant le traitement, le connecteur peut émettre les erreurs suivantes :

Message	Explication
El formato no está correctamente definido y no se dispone de información sobre el mapeo '{0}'	La colonne Opération est manquante dans l’Excel.
No hay valor en la columna '{0}' y este es necesario, {1}	Champs obligatoires manquants ou vides.
Se ha encontrado más de un registro a actualizar basándose en el identificador. La operación no puede continuar.	Les enregistrements identifiés par code doivent être uniques.
No existe la {1} con Código {0} ni tampoco en los códigos equivalentes...	Erreur de données : impossible de déterminer s’il faut insérer ou mettre à jour.
Error al asignar el valor '{0}' al campo '{1}'	Format incorrect de la valeur (dépend du champ).
Error al EscribirFTP en la conexión	Problème de connexion ou de permissions lors de l’écriture sur le FTP.

Attention

Si une synchronisation se termine avec des erreurs, vérifiez toujours l’historique du connecteur avant de relancer l’opération. Forcer Synchroniser maintenant avec des données défectueuses ne fera que répéter l’erreur.

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Source : KB020 « Connecteur générique pour la synchronisation de données via fichiers d’échange », module Conseil, version 1.5, 19-04-2021.