Configurer le module et enregistrer un changement

Configurer le module avant de commencer

Dans la section Configuration du menu Gestion du changement, vous pouvez précharger les informations réutilisées lors de la création de tout changement. Avoir ces données prêtes accélère la création ultérieure.

Sections configurables :

• Départements : alimente le champ Département des onglets Consultations et Coûts.
• Emplacements : alimente le champ Emplacement de l’écran détail du Changement.
• Localisations : alimente le champ Localisation de l’écran détail du Changement.
• Types d’affectation : alimente le champ Type dans l’écran détail des Affectations et dans l’onglet Affectations. C’est obligatoire pour créer une affectation.
• Affectations : enregistrements pouvant être liés à tout changement.
• Vérifications : alimente le champ Vérification de l’onglet Vérifications.
• Listes de distribution : alimente le champ Liste de distribution de l’écran détail du Changement.
• Types de coût : alimente le champ Type de l’onglet Coûts.

Astuce

Si vous ne définissez pas ces informations à l’avance, vous pourrez les créer au moment de créer un changement.

Comment créer un changement

Créer la demande d’un changement est la première action nécessaire pour démarrer le processus de gestion du changement.

Étape 1 · Créer l’enregistrement

Accédez au module Gestion du changement → section Changements → cliquez sur Nouveau.

Étape 2 · Données générales et périmètre

1. Remplissez les données générales du changement dans l’écran détail.
2. Indiquez un périmètre dans l’onglet Périmètre.
3. Cliquez sur Enregistrer.

Note

• Les champs avec astérisque sont obligatoires.
• Dans l’onglet Périmètre, il suffit d’indiquer au moins un des six périmètres possibles (Entreprise, Centre, Section, Poste, Activité, Équipement/Installation).

Étape 3 · Affectations (optionnel)

Depuis l’onglet Affectations, cliquez sur Lier, sélectionnez les affectations correspondantes et cliquez sur Accepter.

Étape 4 · Consultations (optionnel)

Depuis l’onglet Consultations, cliquez sur Nouveau, remplissez les données du département et de la personne de contact, puis cliquez sur Accepter.

Étape 5 · Documentation

Depuis l’onglet Documentation, cliquez sur Nouveau, indiquez la documentation applicable au changement et les responsables devant la fournir, puis cliquez sur Accepter.

Étape 6 · Autorisations

Depuis l’onglet Autorisations :

1. Cliquez sur Nouveau.
2. Sélectionnez la personne qui effectuera l’autorisation.
3. Cochez le type d’autorisation à réaliser (planification, exécution ou mise en service).
4. Cliquez sur Accepter puis Enregistrer.

Attention

Vous devez générer autant d’autorisations que de personnes différentes que vous souhaitez voir responsables du changement.

Étape 7 · Vérifications

Depuis l’onglet Vérifications, cliquez sur Nouveau, choisissez le type de vérification, sélectionnez le responsable et cliquez sur Accepter puis Enregistrer.

Étape 8 · Coûts (optionnel)

Depuis l’onglet Coûts, cliquez sur Nouveau, indiquez les données obligatoires et cliquez sur Accepter puis Enregistrer.

Astuce

Si vous enchaînez toutes les étapes d’affilée, il n’est pas nécessaire d’enregistrer à chaque fois : il suffit de le faire à la fin.

Source : M-SO-20-16-01 « Manuel d’utilisation Gestion du changement », version v.1, 18/05/2020.