Comment dupliquer une visite existante

L’option Dupliquer la visite vous permet de réutiliser les données d’une visite existante pour créer rapidement un nouvel enregistrement. Elle est utile lorsqu’une personne revient visiter l’organisation et que vous avez déjà ses données d’identification dans Smart OSH.

Étapes pour dupliquer la visite

1. Accédez à Smart OSH et sélectionnez Contrôle des visites > Visites.
2. Appliquez les filtres nécessaires pour localiser la visite que vous souhaitez copier.
3. Sélectionnez l’enregistrement et cliquez sur Dupliquer.
4. Si vous devez modifier une donnée, faites-le maintenant.
5. Cliquez sur Enregistrer.

Astuce

Pour trouver une personne venue quelques jours auparavant (par exemple, la semaine dernière), modifiez le filtre « Date de sortie » en « Toutes les visites » et recherchez par le champ « Identification » en saisissant le DNI de la personne.

Attention

L’opération Dupliquer ne s’active que lorsque un seul enregistrement est sélectionné. Il n’est pas possible de dupliquer plusieurs visites à la fois.

Comportement des champs lors de la duplication

Lors de la duplication d’une visite, les champs du nouvel enregistrement sont remplis selon trois comportements différents : copiés modifiables, copiés non modifiables et vidés automatiquement.

Champs copiés de l’enregistrement précédent (modifiables)

Champ	Comportement
Environnement visite	Copié, vous pouvez le modifier.
Type d’identification	Copié, vous pouvez le modifier.
Identification	Copié, vous pouvez le modifier.
Prénom	Copié, vous pouvez le modifier.
Nom 1	Copié, vous pouvez le modifier.
Nom 2	Copié, vous pouvez le modifier.
La politique de confidentialité a été acceptée	Copié, vous pouvez le modifier.
Entreprise du visiteur	Copié, vous pouvez le modifier.
Personne visitée	Copié, vous pouvez le modifier.
Email	Copié, vous pouvez le modifier.

Champs copiés de l’enregistrement précédent (non modifiables)

Champ	Comportement
Type de visite	Copié de l’enregistrement précédent. Ne peut pas être modifié.

Champs remplis ou vidés automatiquement

Champ	Comportement
Date d’entrée	Remplie automatiquement avec la date et l’heure de la duplication.
Date de sortie	Vidée automatiquement.
Code d’identification de l’entrée	Vidu automatiquement.
Signature numérisée	Vidée automatiquement. Ne peut pas être modifiée.
DNI numérisé	Vidé automatiquement. Ne peut pas être modifié.
Dupliquée	Remplie automatiquement dans l’enregistrement dupliqué. Ne peut pas être modifiée.
Visite originale	Remplie automatiquement avec l’identification et la date d’entrée de la visite originale. Ne peut pas être modifiée.
Conformités acceptées	Vidé automatiquement.
Rapports et pièces jointes	Vidés automatiquement.

Note

Les champs Dupliquée et Visite originale assurent la traçabilité de l’origine du nouvel enregistrement : vous pourrez toujours savoir à partir de quelle visite précédente il a été créé et la consulter.

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Source : DM-SO-22-063 « Enregistrement d’une visite via l’option dupliquer la visite », version 1, 05/09/2022.