Créer une participation

Il existe quatre façons de créer une participation de l’employé :

• Depuis Smart OSH (web) : pour les utilisateurs ayant accès à l’application.
• Depuis la page anonyme : pour toute personne disposant de l’URL de participation.
• Depuis l’App : pour les utilisateurs avec accès mobile activé.
• Depuis le Visor app : pour les utilisateurs ayant accès à Smart OSH via le visor.

Astuce

Quel que soit le canal, lors de l’enregistrement de la participation, le programme remplit automatiquement les onglets Responsables et Données du notificateur et envoie un courriel aux responsables configurés.

Créer une participation depuis Smart OSH

1. Connectez-vous à Smart OSH avec votre utilisateur et mot de passe.
2. Allez dans Leadership et participation des employés → Participations et cliquez sur Nouveau.
3. Remplissez les données générales de la participation.
4. Indiquez un champ d’application dans l’onglet Champ d’application.
5. Cliquez sur Enregistrer.

Attention

Les champs avec astérisque sont obligatoires. Pour le champ d’application, il suffit d’en indiquer un parmi les quatre possibles.

Joindre une image ou un document (Smart OSH)

1. Accédez à l’onglet Pièces jointes et cliquez sur Nouveau.
2. Indiquez le Nom descriptif du document.
3. Sélectionnez le fichier via Parcourir et cliquez sur Accepter.
4. Cliquez sur Enregistrer.

Champs obligatoires (Smart OSH)

Indépendamment de la catégorie :

• Titre
• Date
• Entreprise

Note

Bien que Description, Description de l’emplacement et Observations et améliorations proposées ne soient pas obligatoires, elles apparaissent dans le courriel reçu par le responsable de la gestion de la participation.

Créer une participation depuis la page anonyme

1. Accédez à la page anonyme avec l’URL de participation fournie par l’administrateur.
2. Remplissez les données générales et le champ d’application.
3. Cliquez sur Envoyer.

Attention

• Les champs avec astérisque sont obligatoires.
• Pour le champ d’application, un ou deux des quatre possibles selon la catégorie suffisent.
• Les données du notificateur ne sont pas obligatoires, mais si vous souhaitez recevoir une réponse, vous devez les remplir.

Joindre une image ou un document (page anonyme)

1. Cliquez sur Choisir les fichiers à joindre.
2. Sélectionnez le fichier et cliquez sur Ouvrir.

Note

Le fichier est automatiquement enregistré comme pièce jointe lors de l’envoi de la participation.

Champs obligatoires (page anonyme)

Les champs obligatoires dépendent de la catégorie :

Pour Non-conformité ou Opportunité :

• Données du notificateur : Nom, Prénom, Identification (lettres et/ou chiffres).
• Champ d’application : Entreprise, Centre.
• Description : Titre, Description.

Pour toute autre catégorie :

• Champ d’application : Entreprise, Centre.
• Description : Titre, Description.

Note

• Il est recommandé d’indiquer Adresse e-mail et Description de l’emplacement même s’ils ne sont pas obligatoires.
• La Date prise en compte par le programme est celle de l’envoi de l’enregistrement.
• Bien que Description de l’emplacement et Observations et améliorations proposées ne soient pas obligatoires, elles apparaissent dans le courriel du responsable.

Créer une participation depuis l’App

1. Connectez-vous à l’App avec votre Nom d’utilisateur et Mot de passe et cliquez sur Se connecter.
2. Allez dans Participation de l’employé et cliquez sur l’icône Nouveau.
3. Remplissez les données générales et le Champ d’application.
4. Cliquez sur Envoyer.
5. Confirmez l’envoi en cliquant sur OK dans l’avertissement affiché par l’App.

Astuce

Si vous ne souhaitez pas que vos données apparaissent comme notificateur, cochez Envoyer la participation de manière anonyme dans la section Confidentialité.

Joindre une image ou un document (App)

1. Cliquez sur l’icône Joindre (icône trombone).
2. Choisissez l’une des deux options :
   • Joindre une image (icône paysage) : sélectionnez une image depuis le mobile.
   • Prendre une photo (icône appareil photo) : prenez une photo sur le moment. Cette image n’est pas enregistrée sur votre mobile.

Champs obligatoires (App)

Indépendamment de la catégorie :

• Détails : Titre, Description, Observations et améliorations proposées.
• Champ d’application : Entreprise, Centre.

Note

• Nom, Prénom, Identification (lettres et/ou chiffres) et Email sont remplis automatiquement lors de l’envoi de la participation, sauf si vous activez Envoyer la participation de manière anonyme.
• La Date prise en compte par le programme est celle de l’envoi.
• Bien que Description de l’emplacement ne soit pas obligatoire, elle apparaît dans le courriel du responsable.
• Ces conditions s’appliquent à partir de la version App 3.2.306.

Créer une participation depuis le Visor app

1. Connectez-vous à Smart OSH avec votre utilisateur et mot de passe.
2. Accédez à Visor app depuis l’écran d’accueil.
3. Sélectionnez la section Participation de l’employé et cliquez sur Nouveau.
4. Remplissez les données générales et le Champ d’application.
5. Cliquez sur Envoyer et confirmez avec OK.

Astuce

Pour envoyer de manière anonyme, cochez Envoyer la participation de manière anonyme dans la section Confidentialité.

Joindre une image ou un document (Visor app)

1. Cliquez sur Joindre (icône trombone).
2. Sélectionnez une image enregistrée sur votre ordinateur.

Champs obligatoires (Visor app)

Les mêmes que dans l’App :

• Détails : Titre, Description, Observations et améliorations proposées.
• Champ d’application : Entreprise, Centre.

Note

Les mêmes notes concernant le remplissage automatique du notificateur et la date d’envoi que dans l’App. S’applique à partir de la version App 3.2.306.

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Source : M-SO-20-12-01 « Manuel d’utilisation – Leadership et participation des employés », version 1, 08/09/2020.