Rapports et pièces jointes du module EPIS

Le module EPIS dispose de trois rapports et d’un système commun de pièces jointes avec signature et distribution réutilisé dans tous les écrans qui l’intègrent.

Types de rapport

Justificatif de remise d’EPI

Il est généré automatiquement lors du changement de l’état du besoin d’EPI à « Remis ». Il contient les informations de base de l’employé et de ses postes de travail, de l’EPI remis ainsi que des conditions d’utilisation et particulières.

La section de signature de l’employé apparaît par défaut : vous n’avez pas besoin de créer la signature manuellement. La signature peut être faite :

• Par courrier électronique.
• Par web, via l’opération Signer le justificatif de remise.
• Sur papier.

Justificatif de remise d’EPI (tableau)

Identique au précédent en ce qui concerne le moment de génération et les options de signature, mais avec les informations présentées sous forme de tableau et sans les conditions d’utilisation et particulières.

Justificatif de remise d’EPIS par employé

Il est généré manuellement depuis l’écran détail ou la liste des Employés du module Organisation. Il rassemble les informations de base de l’employé, ses postes de travail et tous les EPIs remis et signés jusqu’à présent (dans leurs versions les plus récentes). Il récupère les signatures numérisées de l’employé.

Comment générer un rapport

Les trois rapports partagent le même flux de génération.

Justificatif de remise d’EPI / Justificatif de remise d’EPI (tableau)

Vous pouvez le générer depuis deux endroits :

• Écran liste « Besoins d’EPI » : sélectionnez l’enregistrement et cliquez sur Générer le rapport.
• Écran détail « Besoin d’EPI » : cliquez sur Générer le rapport.

Les options disponibles lors de la génération sont :

• Modèle de rapport : sélectionnez Justificatif de remise d’EPI ou Justificatif de remise d’EPI (tableau) selon le cas.
• Me notifier par email lorsque le rapport est généré : vous recevrez un email lorsque le rapport sera prêt.
• Signer le rapport numériquement : permet de signer le rapport numériquement.
• Envoyer le rapport par email : le programme effectue un envoi différé du rapport à l’employé.
• Domaines de distribution et Signatures : ne s’appliquent pas à ces rapports.

Justificatif de remise d’EPIS par employé

Il est généré depuis le module Organisation :

• Écran liste « Employés » : sélectionnez un ou plusieurs employés et cliquez sur Générer le rapport.
• Écran détail « Employé » : cliquez sur Générer le rapport.

Seules les options Modèle de rapport et Me notifier par email lorsque le rapport est généré s’appliquent. L’application récupère les signatures de l’employé pour les besoins avec état « Complété » les plus récents.

Comportement des pièces jointes

Depuis n’importe quel onglet Pièces jointes du module, vous pouvez :

• Joindre des images et/ou documents apportant des informations à l’enregistrement.
• Consulter les pièces jointes générées automatiquement ou ajoutées manuellement.
• Créer des signatures et domaines de distribution sur toute pièce jointe au format PDF.

Comment joindre des images ou documents

1. Accédez à l’onglet Pièces jointes et cliquez sur Nouveau.
2. Indiquez le Nom descriptif et sélectionnez le fichier via Parcourir.
3. Cliquez sur Accepter puis sur Enregistrer.

Note

Pour l’action de joindre, les autres champs ne sont pas obligatoires.

Comment consulter les pièces jointes

1. Accédez à l’onglet Pièces jointes.
2. Cliquez sur l’icône de téléchargement de l’enregistrement concerné.

Le fichier est automatiquement téléchargé sur votre ordinateur.

Comment créer des signatures sur une pièce jointe PDF

1. Accédez à l’onglet Pièces jointes et cliquez sur Nouveau.
2. Indiquez le Nom descriptif et sélectionnez le document PDF via Parcourir.
3. Une fois joint, cliquez sur Signatures > Nouveau.
4. Remplissez le champ Nom (titre de la personne qui signera : « Approuvé par », « Élaboré par », « Signé par », etc.) et indiquez qui signe. Cliquez sur Accepter.
5. Cliquez sur Enregistrer dans l’écran de l’enregistrement.

Astuce

• Le champ Poste envoie le document à signer à tous les employés occupant ce poste.
• Le champ Personne envoie le document à l’employé sélectionné.
• Le champ Ordre (auto-rempli à 1) définit l’ordre de signature. Pour que tous les signataires le reçoivent en même temps, laissez la valeur à 1.
• En indiquant les personnes devant signer, le programme coche automatiquement Signer le rapport numériquement et Envoyer le rapport par email, et génère un envoi différé.

Attention

La case Signature avec acceptation/rejet permet au signataire d’accepter et signer ou de rejeter le document en indiquant un motif. En cas de rejet :

• Les signatures suivantes sont annulées.
• La pièce jointe est désactivée.
• Une alerte SmartStatus est générée pour la personne ayant joint le document afin qu’elle en ajoute un nouveau.

Comment distribuer un document signé

Une fois les signatures configurées :

1. Cliquez sur Domaines de distribution > Nouveau.
2. Remplissez le domaine de distribution et cliquez sur Accepter.
3. Cliquez sur Enregistrer.

Le programme enverra automatiquement le document aux personnes du domaine une fois que tous les signataires auront signé.

Astuce

La case Distribuer aux futurs employés distribue automatiquement le document aux nouveaux employés (l’application considère comme nouvel employé celui qui est affecté à un poste de travail).

Comment sélectionner un circuit de signatures

Si votre organisation dispose de circuits de signature prédéfinis :

1. Dans Pièces jointes > Nouveau, indiquez le Nom descriptif et sélectionnez le document PDF.
2. Cliquez sur Signatures et sélectionnez le Circuit de signatures que vous souhaitez utiliser.
3. Cliquez sur Accepter puis sur Enregistrer.

Le programme remplira automatiquement les onglets Signatures et Domaines de distribution.

Composition des pièces jointes

Chaque onglet Pièces jointes contient les sections suivantes :

• Type de document : classe la pièce jointe, également pour usage dans le module CAE.
• Nom descriptif : titre de la pièce jointe.
• Fichier : l’image ou le document.
• Notes : commentaires sur la pièce jointe.
• Signer le rapport numériquement et Envoyer le rapport par email : cases d’action.
• Onglets Détails, Demandes, Envois, CAE, Signatures, Modèles où inclure, Rapports, Audit, Domaines de distribution, Personnes à qui doit être distribué.
• SmartStatus : alertes générées automatiquement pour cette pièce jointe.

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Source : M-SO-20-19-01 « Manuel d’utilisation EPIS », version 1, 21/12/2020.