Tableau de bord des Réunions

Le tableau de bord des Réunions vous offre une vue d’ensemble de l’état des réunions : combien il y en a, leur état, leur répartition par catégorie, le degré d’accomplissement de leurs ordres du jour et de leurs accords, le niveau de participation et l’évolution de leur nombre au fil du temps.

Vous ne verrez que les données des entreprises, centres, sections et postes auxquels vous avez accès selon votre profil utilisateur. Deux personnes différentes peuvent voir des chiffres différents dans le même tableau de bord, et c’est ce qui est attendu.

Concepts clés

Avant de passer en revue chaque élément, il est utile de bien comprendre plusieurs concepts utilisés dans tout le tableau de bord.

Réunion. C’est l’unité comptabilisée dans ce tableau de bord. Chaque réunion est comptée une seule fois, même si elle a plusieurs participants, plusieurs points à l’ordre du jour ou plusieurs accords associés qui pourraient multiplier les lignes en interne.

État de la réunion. Chaque réunion a un état. Votre organisation peut utiliser des noms d’état personnalisés, mais tous correspondent à l’un de ces états de base :

État de base	Signification
Non commencée	La réunion n’a pas encore démarré.
Planifiée	Elle est prévue mais pas encore tenue.
Réalisée	La réunion a déjà eu lieu.
Clôturée	La réunion a été clôturée.
Annulée	La réunion a été annulée.

Réunions en attente. Sont considérées en attente les réunions qui n’ont pas encore été réalisées, clôturées ni annulées (c’est-à-dire celles qui sont non commencées ou planifiées).

Ordres du jour et accords clôturés. Chaque réunion peut avoir des points à son ordre du jour et des accords. Un point de l’ordre du jour ou un accord est considéré terminé lorsqu’il est clôturé.

Participation. Mesure combien des personnes convoquées ont effectivement assisté aux réunions.

Catégorie. Classe les réunions (par exemple, comités, conférences, etc.). Si une réunion n’a pas de catégorie, elle est regroupée sous catégorie non définie.

Réunion active. Indique si la réunion est marquée comme active ou non, ce qui permet de filtrer entre elles.

Éléments actifs. Les graphiques et tableaux prennent en compte si l’entreprise, le centre, la section et le poste sont toujours actifs.

Permissions de périmètre. Le tableau de bord inclut uniquement les réunions des entreprises, centres, sections et postes auxquels vous avez accès.

Filtres en chaîne. Tous les filtres s’appliquent simultanément à tous les graphiques, cartes et tableaux.

Filtres

Sur la gauche, vous trouverez les filtres. La plupart permettent une sélection multiple et incluent un moteur de recherche.

Filtre	Ce qu’il permet de restreindre
Périmètre	Entreprise, centre, section et poste, de manière hiérarchique.
Réunions actives	Les réunions selon qu’elles sont marquées comme actives ou non.
Catégorie	Les réunions d’une catégorie spécifique (ou celles sans catégorie définie).
Étiquette	Les réunions marquées avec une étiquette spécifique.
Date	La période, selon la date de la réunion.

Cartes indicatrices

Au centre, un ensemble de cartes résume les principaux indicateurs. Chaque carte inclut un petit graphique de tendance (sparkline).

Réunions

Nombre de réunions en attente (pas encore réalisées, clôturées ni annulées) comparé au total des réunions, avec le pourcentage qu’elles représentent sur le total.

Ordres du jour

Pourcentage de points de l’ordre du jour clôturés sur le total des points de l’ordre du jour.

Accords

Pourcentage d’accords clôturés sur le total des accords.

Participation

Pourcentage de participation : personnes convoquées ayant assisté sur le total des convoqués.

Graphiques en camembert (donut)

Réunions par catégorie

Répartition du nombre de réunions selon leur catégorie.

Réunions par état

Répartition du nombre de réunions selon leur état.

Tableau : Réunions par centre

Compare les centres et montre, pour chacun, le volume de réunions et leur degré d’accomplissement.

Colonne	Ce qu’elle montre	Comment elle est calculée
Centre	Le centre auquel appartiennent les réunions.	—
Réunions	Nombre de réunions du centre.	Comptage des réunions.
% Réunions	Degré de réunions encore en attente dans le centre.	Réunions non réalisées, clôturées ni annulées ÷ total des réunions.
% Ordres du jour	Accomplissement des points de l’ordre du jour.	Points de l’ordre du jour clôturés ÷ total des points.
% Accords	Accomplissement des accords.	Accords clôturés ÷ total des accords.
% Participation	Niveau de participation du centre.	Convoqués ayant assisté ÷ total des convoqués.

Chaque colonne de pourcentage est accompagnée d’une barre colorée qui facilite la comparaison des valeurs entre centres d’un coup d’œil.

Graphique d’évolution

Réunions par mois

Montre comment évolue le nombre de réunions mois par mois, selon la date de la réunion. Représente deux séries : les réunions créées cumulées (qui s’additionnent depuis le début de la période) et les réunions créées chaque mois.

Questions fréquentes

Quand une réunion est-elle considérée en attente ?
Lorsqu’elle n’a pas encore été réalisée, clôturée ni annulée ; c’est-à-dire lorsqu’elle est non commencée ou planifiée.

Une réunion avec beaucoup de participants ou d’accords est-elle comptée plusieurs fois ?
Non. Chaque réunion est comptée une seule fois, même si elle a plusieurs participants, points à l’ordre du jour ou accords.

Quelle date est utilisée dans le filtre de date et dans le graphique d’évolution ?
La date de la réunion.

Que signifient les pourcentages des ordres du jour, accords et participation ?
Ce sont des degrés d’accomplissement : la proportion de points de l’ordre du jour clôturés, d’accords clôturés et de convoqués ayant assisté, respectivement.

La colonne ”% Réunions” indique-t-elle les réunions complétées ?
Non. Malgré ce que cela pourrait suggérer, cette colonne (et la carte des réunions) reflètent les réunions en attente (non réalisées, clôturées ni annulées) sur le total, pas les complétées. Plus la valeur est élevée, plus il reste de réunions à réaliser.

J’utilise le filtre Étiquette et je n’obtiens pas les résultats attendus.
Le filtre Étiquette de ce tableau de bord peut ne pas restreindre correctement les réunions dans la version actuelle. Si vous avez besoin de localiser des réunions par étiquette de manière fiable, utilisez la liste des réunions du module.

Pourquoi mes chiffres ne correspondent-ils pas à ceux d’un collègue ?
Le tableau de bord applique les permissions de périmètre de chaque utilisateur : seules les réunions des entreprises, centres, sections et postes auxquels vous avez accès sont incluses.