Comment enregistrer les Non-Conformités / Opportunités

Dans Smart OSH, vous pouvez enregistrer des Non-Conformités et des Opportunités depuis deux emplacements différents. Les informations que vous devrez remplir dépendent de la classe sélectionnée : les Non-Conformités nécessitent plus de données (type, gravité, analyse des causes, action corrective, etc.) que les Opportunités.

Créer une Non-Conformité ou une Opportunité

Vous avez deux façons de créer l’enregistrement :

Depuis le module Systèmes de gestion

Accédez à Systèmes de gestion → Non-Conformités/Opportunités.
Cliquez sur Nouveau.
Remplissez les champs obligatoires.
Cliquez sur Enregistrer.

Depuis n’importe quel module avec l’onglet « Non-Conformités/Opportunités »

Dans le module correspondant, ouvrez l’onglet Non-Conformités/Opportunités.
Cliquez sur Nouveau.
Remplissez les champs obligatoires.
Cliquez sur Accepter puis sur Enregistrer.

Lier une Non-Conformité ou Opportunité existante

Si la Non-Conformité ou l’Opportunité existe déjà, vous pouvez la lier depuis un autre enregistrement :

Accédez au module contenant l’onglet Non-Conformités/Opportunités et ouvrez-le.
Cliquez sur Lier.
Sélectionnez l’enregistrement (ou les enregistrements) que vous souhaitez lier.
Cliquez sur Accepter puis sur Enregistrer.

Champs de l’écran

Les champs visibles dépendent de la Classe sélectionnée. Les Non-Conformités affichent tous les champs ; les Opportunités cachent ceux qui s’appliquent uniquement aux non-conformités.

Champ	Description	Seulement NC
Classe	Indique si l’enregistrement correspond à une Non-Conformité ou à une Opportunité. Détermine quels champs sont affichés.
Type	Indique si la Non-Conformité est Externe ou Interne.	✓
Sous-type	Dépend du Type sélectionné.	✓
Titre	Texte libre qui identifie la Non-Conformité / Opportunité.
Description	Texte libre avec la description de l’enregistrement.
Date de début	Date de début. Remplie automatiquement avec la date du jour.
Date de fin prévue	Date prévue de fin.
Date de fin réelle	Date réelle de fin. En la remplissant, l’état change automatiquement en Fermé.
État	État de l’enregistrement. Voir comportement des états.
Gravité	Niveau de gravité.	✓
Responsable	Responsable principal de l’enregistrement.
Responsable action corrective/immediate	Responsable de l’action corrective.	✓
Analyse des causes	Texte libre avec l’analyse des causes.	✓
Action corrective/immediate	Texte libre avec l’action corrective.	✓
Observations	Texte libre avec des annotations supplémentaires.
Étiquettes	Filtre spécifique pour classer l’enregistrement.

Comportement des états

Non démarré : état par défaut lors de la création de l’enregistrement. Aucune action n’a été réalisée.
En cours : attribué automatiquement lorsqu’une des mesures passe à l’état En cours.
En attente de vérification : attribué automatiquement lorsque toutes les mesures sont en Annulé ou Fermé ; ou lorsque le circuit de vérification d’efficacité est actif et qu’il y a une mesure en Vérifié : efficace.
Fermé : attribué automatiquement lors du remplissage de la Date de fin réelle.
Annulé : attribué manuellement.

Onglets de l’écran

Onglet	Description
Domaine	Permet de définir le domaine de l’enregistrement. C’est exclusif : il peut être rempli par (Entreprise, Centre, Section et/ou Poste), (Entreprise externe), (Activité) ou (Équipement/Installation).
Mesures	Permet de créer de nouvelles mesures associées.
Rapports et pièces jointes	Permet de télécharger et visualiser des pièces jointes (par exemple, des photographies).
Origines	Affiche l’origine de l’enregistrement.
Observateurs	Permet d’ajouter des employés avec des permissions d’observateur.
Autres	Contient Avis de SmartOSH (avis générés) et Permissions système (section technique pour vérifier des permissions spécifiques).

Source : DM-SO-22-070 « Comment enregistrer des Non-Conformités/Opportunités », version 1, 27/09/2022.