Comment générer la planification et le suivi de l'activité préventive

Smart OSH permet de générer deux rapports complémentaires : la Planification de l’activité préventive et le Suivi de l’activité préventive. Les deux peuvent être générés depuis le module Risques ou depuis Organisation, partagent les mêmes options de configuration et suivent les mêmes conditions pour afficher les mesures.

Contenu des rapports

Le rapport de planification comme celui de suivi suivent la même structure :

1. Page de garde et sommaire.
2. Introduction avec un résumé du contenu et des domaines d’application.
3. Détail par domaine et par facteurs de risque :
   • Le rapport de Planification montre les mesures planifiées.
   • Le rapport de Suivi montre le suivi de ces mêmes mesures.

Astuce

Vous disposez également des versions (tableau) des deux rapports (Planification de l’activité préventive (tableau) et Suivi de l’activité préventive (tableau)), avec un format plus compact.

Générer le rapport depuis Risques

1. Accédez à Risques → Facteurs de risque et cliquez sur Générer rapport.
2. Sélectionnez le domaine pour lequel vous souhaitez générer le rapport.
3. Dans Modèle de rapport, choisissez Planification de l’activité préventive ou Suivi de l’activité préventive.
4. Configurez le reste des options (voir Options disponibles).
5. Cliquez sur Accepter.

Attention

Il est obligatoire de sélectionner un des domaines Entreprise, Activité ou Équipement/Installation. Si vous souhaitez un rapport plus spécifique, vous pouvez également ajouter Centre, Section ou Poste.

Note

Le rapport met quelques minutes à se générer en fonction du volume de données. Une fois prêt, vous pourrez le consulter depuis :

• Les onglets Rapports et Pièces jointes du niveau organisationnel depuis lequel vous l’avez généré.
• Le module Documentation → Rapports / Pièces jointes.

Générer le rapport depuis Organisation

1. Accédez à Organisation → Entreprises, choisissez un enregistrement et cliquez sur Générer rapport.
2. Dans Modèle de rapport, sélectionnez Planification de l’activité préventive ou Suivi de l’activité préventive.
3. Configurez le reste des options (voir Options disponibles).
4. Cliquez sur Accepter.

Astuce

L’option Générer rapport est également disponible dans les écrans de liste et de détail des Centres, Sections et Postes.

Options disponibles lors de la génération du rapport

Ces options apparaissent aussi bien lors de la génération du rapport depuis Risques que depuis Organisation :

Option	Description
Inclure les domaines supérieurs	Inclut dans le rapport les données des niveaux organisationnels supérieurs à celui sélectionné. Par exemple, si vous choisissez Section, apparaîtront également Entreprise et Centre.
Inclure les domaines inférieurs	Inclut les niveaux organisationnels inférieurs à celui sélectionné. Par exemple, si vous choisissez Section, apparaîtront également les Postes.
Inclure uniquement les mesures avec « Date de fin planifiée »	Filtre les mesures qui apparaissent dans le rapport. Voir Conditions pour que les mesures apparaissent.
Depuis la date / Jusqu’à la date	Définit l’intervalle de dates du rapport. Seules les mesures dont la date de fin planifiée est dans l’intervalle apparaissent.
Me notifier par email lorsque le rapport est généré	Envoie un email à l’utilisateur qui lance l’action lorsque le rapport est généré.
Signer le rapport numériquement	Permet que le rapport soit signé par les personnes indiquées dans Signatures et distribution → Signatures.
Envoyer le rapport par email	Envoie le rapport aux personnes indiquées dans Signatures et distribution → Signatures pour réception et signature ultérieure.

Attention

Si vous ne sélectionnez aucune date dans Depuis la date / Jusqu’à la date, le rapport n’affichera aucun enregistrement.

Note

À propos de la signature et de l’envoi du rapport :

• Pour que le flux de signature et d’envoi fonctionne correctement, Signer le rapport numériquement et Envoyer le rapport par email doivent être cochés simultanément.
• Si vous remplissez également le champ Domaines de distribution, un email sera envoyé à ces personnes une fois que tous les signataires auront signé.
• Si vous souhaitez seulement générer le rapport pour disposer de son contenu, ne cochez pas ces cases.

Conditions pour que les mesures apparaissent

Le comportement dépend de la case Inclure uniquement les mesures avec « Date de fin planifiée » :

Avec la case cochée

Pour qu’une mesure apparaisse dans le rapport, elle doit remplir :

1. Avoir rempli le champ Date de fin planifiée.
2. Que cette date soit dans l’intervalle du rapport (Depuis la date et Jusqu’à la date).

De plus :

• Dans le rapport de Planification : seules les mesures ouvertes apparaissent.
• Dans le rapport de Suivi : apparaissent les mesures ouvertes et fermées.

Note

La date d’échéance n’influence pas l’apparition des mesures dans ces rapports.

Avec la case décochée

• Dans le rapport de Planification : apparaissent toutes les mesures ouvertes (en état Non démarré, En cours ou En attente de vérification), qu’elles aient ou non une date de planification.
• Dans le rapport de Suivi : apparaissent les mesures ouvertes et, en plus, les mesures en état Annulé ou Fermé qui ont été annulées ou fermées dans l’intervalle du rapport.

Affecter en bloc la date de fin planifiée à plusieurs mesures

Pour renseigner en une seule fois la date de fin planifiée de plusieurs mesures :

1. Accédez à Risques → Mesures et sélectionnez la vue Planification.
2. Sélectionnez les enregistrements auxquels vous souhaitez appliquer la même date.
3. Cliquez sur Opérations → Modifier les dates.
4. Cochez la case Modifier la date de fin planifiée.
5. Cochez la case Copier la date d’échéance vers la date de fin planifiée (ou, alternativement, remplissez directement le champ Date de fin planifiée).
6. Cliquez sur Accepter.

Note

• Autant d’options apparaîtront que de circuits actifs pour la mesure (Approbation, Implantation, Vérification de l’efficacité).
• Les modifications sont appliquées immédiatement lorsque vous cliquez sur Accepter.

Inclure des mesures de toute origine

Si vous souhaitez un rapport qui rassemble des mesures de toutes origines (facteurs de risque, non-conformités, opportunités ou objectifs), vous disposez des modèles globaux :

• Planification globale des mesures.
• Planification globale des mesures (tableau).
• Suivi global des mesures.
• Suivi global des mesures (tableau).

Ces rapports se génèrent de la même manière que les autres (depuis Risques ou Organisation), appliquent les mêmes conditions et ont le même contenu, avec la seule différence qu’ils incluent des mesures de toute origine.

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Source : DM-SO-22-039 « Comment générer la Planification de l’activité préventive et le Suivi », version 3, 15/09/2022.