Envoyer les fiches de risques par employé

Comment générer et envoyer par email la fiche de risques à chaque travailleur dans Smartosh. Résumez la procédure ; ne listez pas chaque variante de modèle de rapport.

Objectif

Que chaque employé reçoive sa fiche de risques par email (signature numérique selon configuration), soit de façon périodique automatique soit manuelle quand vous en avez besoin.

Conditions de base (avant l’envoi)

Domaine	Exigence
Employés	Assignés à des postes et avec adresse email dans la fiche.
Postes	Évaluation des risques avec facteurs de risque définis.
Risques / mesures	Dans les mesures applicables, coché Information au travailleur.

Envoi automatique

Smartosh peut générer et envoyer les fiches de façon programmée.

1. Vérifiez que les conditions précédentes sont remplies.
2. Ouvrez Paramètres → onglet Fiches de risques par employé et configurez comme indiqué dans la section suivante.
3. Assurez-vous que l’envoi automatique d’email est activé si vous souhaitez que les employés reçoivent le courrier.

Attention

Il n’est pas recommandé d’activer la génération automatique si l’efficacité des mesures des facteurs de risque dans les évaluations n’est pas encore évaluée.

Que configurer dans Paramètres (fiches par employé)

• Modèle de rapport : obligatoire ; définit quel modèle de fiche est généré.
• Périodicité et intervalle : obligatoires ensemble ; définissent la fréquence de génération automatique des fiches.
• Envoi d’un email après génération : cochez si les employés doivent recevoir la fiche par email.
• Désactiver le processus de génération automatique : si coché, les fiches ne seront pas générées automatiquement. Laissez décoché pour que le cycle automatique fonctionne.

Tester sans écrire aux employés (écraser l’email)

1. Paramètres → Envois → Général.
2. Cochez Écraser l’adresse email dans les envois de mails et indiquez l’adresse de test dans Adresse email utilisée lors de l’écrasement.
3. Enregistrer.

Danger

Tant que cette option est active, tous les emails envoyés par Smartosh iront à cette adresse, pas seulement ceux des fiches.

Envoi manuel : générer la fiche

Vous avez deux accès (choisissez selon les modules disponibles).

Option A — Organisation → Employés

1. Organisation → Employés.
2. Dans Afficher, choisissez la vue Fiche de risques par employé.
3. Sélectionnez un ou plusieurs employés → Générer rapport.
4. Choisissez le modèle de rapport → Valider.

Option B — Formation et information (si souscrit)

1. Formation et information → Fiches de risque par employé.
2. Sélectionnez les employés → Générer rapport → choisissez le modèle → Valider.

Options habituelles dans l’écran de génération

• Le modèle doit correspondre à celui configuré dans Paramètres → Fiches de risques par employé (sauf exception ponctuelle).
• Les options proviennent de Configuration → Modèles de rapport ; vous pouvez les ajuster avant de Valider.
• Pour que l’employé reçoive le PDF/document par email : cochez Signer le rapport numériquement et Envoyer le rapport par email.
• Me notifier par email lorsque le rapport est généré : alerte l’utilisateur qui lance la génération.
• Signatures : avec un seul employé, elles se remplissent automatiquement ; avec plusieurs, le bloc peut sembler vide, mais le système assigne une signature par rapport.
• Domaines de distribution : uniquement si vous souhaitez notifier d’autres destinataires après que l’employé ait signé (email informatif).

Après génération : État de la fiche de risques est généralement Généré et État de l’envoi Envoi différé. Le mail ne part pas immédiatement : il part avec le processus nocturne.

Forcer l’envoi sans attendre le processus nocturne

Si vous venez de générer la fiche et souhaitez que le mail parte immédiatement :

1. Organisation → Employés → vue Fiche de risques par employé → sélectionnez les enregistrements → Opérations → Forcer envoi différé maintenant (utilisé juste après génération).

Ou bien :

2. Documentation → Envois de document → sélectionnez l’envoi → Opérations → Forcer envoi différé maintenant (plusieurs à la fois possible). L’état passe à Envoyé (non lu).

Ou, avec le module formation :

3. Formation et information → Fiches de risque par employé → sélection → Opérations → Forcer envoi différé maintenant (plusieurs à la fois ; état Envoyé (non lu)).

La génération du rapport peut prendre quelques minutes selon le volume de données.

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Source : DM-SO-22-064 « Comment envoyer des fiches de risques par employé », version 1.1, 20/05/2024.