Comment signer le reçu de livraison d'EPI

Une fois l’EPI livré, la nécessité passe à l’état « Livré » et le justificatif est généré automatiquement. Pour que la nécessité passe à « Complété », il est nécessaire que l’employé signe le justificatif. Smart OSH propose quatre façons de le faire.

Qui peut signer

Attention

Seules les personnes suivantes peuvent signer le justificatif de livraison :

• L’employé qui reçoit l’EPI.
• Le Superviseur PRL de l’employé (à condition qu’il soit correctement configuré).
• L’employé prévu pour effectuer la livraison de l’EPI.

L’opération Signer le justificatif de livraison ne s’active qu’en sélectionnant des nécessités en état « Livré » et lorsque l’utilisateur connecté correspond à l’une de ces trois figures.

Comportement commun lors de la signature

Quel que soit le mode, la signature entraîne automatiquement les actions suivantes :

• L’état de la nécessité change en « Complété ».
• La signature de l’employé est insérée dans le rapport.
• Dans l’onglet Envois de la nécessité, l’état de l’envoi passe à « Accepté ».
• Si l’envoi différé du justificatif n’avait pas encore eu lieu, il est annulé.

Signer depuis l’écran liste des Nécessités d’EPI

Utile pour signer une ou plusieurs nécessités du même employé en une seule session.

1. Accédez à l’écran liste des Nécessités d’EPI.
2. Sélectionnez une ou plusieurs nécessités en état « Livré » qui partagent le même employé.
3. Cliquez sur Opérations > Signer le justificatif de livraison.
4. Faites signer l’employé et cliquez sur Signer.
5. Fermez la fenêtre pop-up de signature.

Signer depuis l’écran détail de la nécessité

Utile pour des signatures individuelles.

1. Accédez à l’écran liste des Nécessités d’EPI et ouvrez la nécessité.
2. Cliquez sur Opérations > Signer le justificatif de livraison.
3. Faites signer l’employé et cliquez sur Signer.
4. Fermez la fenêtre pop-up de signature.

Signer depuis l’email

Lors de la livraison d’un EPI, le système génère un envoi différé du justificatif à l’employé ou à son superviseur PRL pour qu’il le signe par email.

1. L’employé (ou son Superviseur PRL) clique sur Voir le document dans l’email reçu.
2. Il clique sur Accepter et signer.
3. Il réalise sa signature et clique sur Signer.
4. Il ferme la fenêtre.

Attention

Le justificatif est envoyé en différé, pas immédiatement. Si vous avez besoin que l’employé le reçoive immédiatement, exécutez l’opération Forcer l’envoi différé maintenant depuis l’écran liste des Nécessités d’EPI.

Signer manuellement sur papier

Lorsque la signature numérique n’est pas possible, vous pouvez imprimer le justificatif, recueillir la signature manuscrite et enregistrer l’accusé.

Option A : télécharger le rapport de la nécessité elle-même

1. Dans l’écran détail de la nécessité, cliquez sur l’icône Télécharger de l’onglet Rapports.
2. Imprimez le rapport et, une fois signé par l’employé, scannez-le.
3. Dans l’écran liste des Nécessités d’EPI, sélectionnez la nécessité et cliquez sur Opérations > Enregistrer l’accusé du justificatif de livraison.

Option B : générer des justificatifs vierges pour plusieurs nécessités

1. Dans l’écran liste des Nécessités d’EPI, sélectionnez une ou plusieurs nécessités en état « Non commencé » et/ou « Livré ».
2. Cliquez sur Opérations > Générer et envoyer à mon email les justificatifs de livraison (vierges).
3. Dans l’email reçu, cliquez sur le lien du Document joint et imprimez les rapports.
4. Une fois signés par les employés, scannez-les.
5. Sélectionnez la nécessité correspondante dans l’écran liste et cliquez sur Opérations > Enregistrer l’accusé du justificatif de livraison.

Note

Lors de l’enregistrement de l’accusé, automatiquement :

• L’état de la nécessité change en « Complété ».
• Le nouveau justificatif (scanné) est inséré dans le rapport.
• Dans l’onglet Envois, l’état passe à « Accepté ».

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Source : M-SO-20-19-01 « Manuel d’utilisation EPIS », version 1, 21/12/2020.