États de la documentation

Chaque document d’une coordination passe par différents états qui indiquent quelle action est attendue de votre part ou de la part de l’entreprise principale. Connaître la signification de chaque état vous permet de savoir quoi faire à chaque moment et de maintenir la documentation à jour.

Où consulter l’état

Les états se consultent depuis les sections de documentation de la coordination. Dans chaque besoin de document, un état est affiché qui définit la situation actuelle de la procédure.

Les quatre états principaux sont :

• Solicitado
• Pendiente de aceptar / revisar (firmar)
• Aceptado
• Anulado / No aplica

Solicitado

Un document en état Solicitado indique que l’entreprise principale vous demande un document et que vous devez le télécharger.

Les demandes peuvent provenir de :

• Nouveaux documents demandés pour la première fois.
• Rejets précédents nécessitant que vous téléchargiez un nouveau document.
• Mises à jour de documents sur le point d’expirer ou déjà expirés.

Comment répondre à une demande

1. Identifiez le document qui vous est demandé.
2. Indiquez la date d’émission.
3. Téléchargez le document dans l’espace prévu à cet effet.
4. Cliquez sur Joindre pour l’envoyer.

Après l’avoir joint, la demande passera à l’état Pendiente de aceptar / revisar et sera en attente de validation par le client. Aucune autre action de votre part n’est requise.

Pendiente de aceptar / revisar (firmar)

Un document en état Pendiente de aceptar / revisar (firmar) indique que l’entreprise principale vous envoie un document pour que vous le acceptiez et signiez.

Note

Ces envois sont généralement des documents informatifs et de risques spécifiques que l’entreprise principale vous transmet et qu’il est important que vous connaissiez.

Comment accepter et signer le document

1. Le système vous affichera une prévisualisation du document.
2. Vérifiez son contenu.
3. Cliquez sur Accepter et signer pour le confirmer.

Prévisualisation rapide

Si vous souhaitez seulement voir le document sans accéder à la page de signature, vous pouvez utiliser l’icône Voir le document pour ouvrir une prévisualisation.

Une fois signé, l’envoi passera à l’état Aceptado et ne nécessitera plus d’actions de votre part.

Aceptado

Un document en état Aceptado signifie que :

• L’entreprise principale a validé le document que vous aviez téléchargé, ou
• Vous avez accepté et signé un document qui vous avait été envoyé.

Actions disponibles

• Voir le document : prévisualisez le document depuis l’icône correspondante.
• Télécharger : si vous souhaitez avoir le fichier physiquement sur votre appareil, utilisez l’option Télécharger.

Dans cet état, aucune action supplémentaire n’est requise.

Anulado / No aplica

Parfois, on vous demande des documents non obligatoires qui ne s’appliquent pas à l’employé, au véhicule ou à l’activité en question. Dans ces cas, vous pouvez l’indiquer à l’entreprise principale au lieu de télécharger un document.

Comment marquer un document comme « Ne s’applique pas »

1. Dans la demande, cliquez sur l’option No Aplica.
2. Spécifiez la raison pour laquelle le document ne s’applique pas, afin qu’elle soit enregistrée.
3. Confirmez l’action.

La demande passera à l’état Anulado / No aplica et ne nécessitera plus d’actions de votre part.

Validation ultérieure

Selon la configuration du client, il est possible que la demande de No aplica doive passer par une validation ultérieure et être ratifiée par l’entreprise principale. Dans ce cas :

• La demande passera d’abord à l’état Pendiente de aceptar / revisar (firmar).
• Si l’entreprise principale l’accepte, elle passera à Anulado / No aplica.
• Si elle la rejette, elle reviendra à l’état Solicitado et vous devrez fournir le document.

Résumé rapide

État	Signification	Action attendue
Solicitado	Un document vous est demandé	Télécharger le document
Pendiente de aceptar / revisar (firmar)	Un document vous est envoyé	Vérifier, accepter et signer
Aceptado	Document validé ou signé	Aucune (consulter/télécharger)
Anulado / No aplica	Le document ne s’applique pas au cas	Aucune (peut nécessiter une validation ultérieure)

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Source : Documentation interne de Smartosh «Estados de la documentación», disponible sur Scribe.