Gérer une réunion ou une discussion

Une fois une réunion ou une discussion créée et les participants convoqués, la gestion suit un flux clair pendant la tenue et à la fin de celle-ci.

Flux général de gestion

Avant la réunion

1. Assurez-vous que la réunion est complètement enregistrée : données générales, participants et ordre du jour.
2. Informez les participants de la convocation. Vous pouvez le faire de deux manières :
   • Manuellement, en exécutant Opérations → Envoyer convocation de réunion/discussion maintenant.
   • Automatiquement, en paramétrant le champ Anticipation rappel (en heures) dans l’onglet Options de configuration.

Pendant la réunion

• Notez les accords atteints pour chaque point de l’ordre du jour.
• Ajoutez de nouveaux points à l’ordre du jour s’ils apparaissent.
• Clôturez les accords qui ne doivent pas être traités lors des prochaines réunions.

À la fin de la réunion

• Indiquez les participants qui n’ont pas assisté.
• Si vous le souhaitez, indiquez l’heure de fin de la réunion.
• Envoyez le courriel avec le procès-verbal aux participants.
• Signez le procès-verbal de la réunion/discussion.

Créer la prochaine réunion/discussion

Lorsqu’une réunion est périodique et est déjà terminée, vous pouvez générer la suivante :

1. Accédez à Leadership et participation des employés → Réunions et discussions.
2. Sélectionnez la réunion que vous souhaitez répliquer et cliquez sur Opérations → Créer prochaine réunion/discussion.
3. Mettez à jour les champs que vous jugez appropriés et cliquez sur Enregistrer.

Attention

Cette opération n’est active que si la réunion a rempli les champs Périodicité pour la génération, Intervalle et Date prochaine réunion/discussion.

Astuce

Cette même opération peut également être exécutée depuis à l’intérieur de la réunion/discussion elle-même.

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Source : M-SO-20-12-01 « Manuel d’utilisation – Leadership et participation des employés », version 1, 08/09/2020.