CAE en tant qu'entreprise externe

Guide opérationnelle pour les responsables CAE de entreprise externe dans Smartosh. Résume le manuel officiel ; ne remplace pas tous les détails ni les filtres avancés.

Objectif

Gérer en un seul endroit la coordination des activités entreprises (CAE) : données de votre entreprise, employés et véhicules/machines, affectation aux coordinations, échange de documentation (demandée, en attente de validation, expirations) et notifications CAE envers l’entreprise principale.

Premier accès

1. Vous recevrez un e-mail de bienvenue avec l’URL, l’utilisateur et un lien pour changer le mot de passe.
2. Créez le mot de passe via ce lien (le système confirmera le changement).
3. Connectez-vous via Accès à SmartOSH avec l’utilisateur et le mot de passe.

Panneau CAE (accès rapides)

Depuis le menu supérieur, Panneau CAE regroupe les fonctions habituelles :

Accès	À quoi ça sert
Documents en attente d’acceptation ou de révision	Vérifier et, si nécessaire, accepter et signer en tant que responsable CAE. Le chiffre sous le titre indique les documents en attente.
Documents demandés	Documents demandés par le sous-traitant ; ici vous joignez des fichiers.
Tous les documents	Voir la documentation déjà acceptée et les autres en modifiant les filtres (ex. état).
Entreprises externes	Vérifier les données de votre entreprise et enregistrer des employés pour les affecter aux coordinations.
Coordinations	Consultation (sans modifier l’en-tête) : participants, état documentaire, Notifications CAE vers l’entreprise principale.
Sous-traitants	Voir les entreprises sous-traitantes rattachées à votre organisation.
Manuel CAE	Lien vers le manuel complet en document.
Notifications CAE	Voir et répondre aux avis avec l’entreprise principale.

Contrôle des accès (depuis Accueil) : vérifier l’état de la documentation des travailleurs des entreprises externes ; l’employé est un critère obligatoire de recherche.

Chemins alternatifs

Beaucoup d’écrans se répètent depuis le module CAE (par exemple CAE → Entreprises externes au lieu de Panneau CAE).

1. Vérifier ou modifier les données de votre entreprise

1. Panneau CAE → Entreprises externes (ou CAE → Entreprises externes).
2. Cliquez sur les trois points à côté du nom de votre entreprise et ouvrez le détail.
3. Vérifiez ou corrigez les données ; si vous modifiez quelque chose, utilisez Enregistrer et fermer.

Pour enregistrer des entreprises sous-traitantes, vous devez coordonner cela avec l’administrateur CAE de l’entreprise principale (ce n’est pas une inscription libre depuis ici).

2. Employés : enregistrement, données optionnelles et désactivation

1. Même chemin jusqu’au détail de Entreprise externe.
2. Onglet Employés → Nouveau.
3. Remplissez au minimum Nom, Prénom 1 et Identification (DNI/NIE, etc.) ; confirmez avec Accepter et Enregistrer à l’écran précédent. Les champs obligatoires sont marqués d’un astérisque.
4. Travailleurs indépendants : cochez Indépendant s’ils ne font pas partie du personnel ; il est conseillé de remplir le NASS quand applicable.
5. Dates d’entrée/sortie dans l’entreprise externe : ouvrez l’employé, complétez la fenêtre pop-up et Accepter + Enregistrer (cela n’implique pas encore une affectation à une coordination).

Attention

Ne désactivez pas l’utilisateur responsable avec lequel vous accédez à la plateforme : l’utilisateur sera désactivé et l’accès perdu.

Désactivation d’un employé : dans l’onglet Employés, sélection → Désactiver employés (date proposée modifiable). Cela désaffecte l’employé de toutes les coordinations et inactive les besoins documentaires liés. Vous ne pouvez désactiver que dans les coordinations dont vous êtes responsable.

Réactiver un employé inactif : onglet Employés → Lier → rechercher la personne → Accepter → vérifier les dates → Enregistrer. Ensuite, vous devez le réaffecter aux coordinations correspondantes.

3. Affecter ou retirer des employés d’une coordination

Sans quitter Entreprise externe | Employés :

• Affecter : sélectionnez l’employé → Affecter/Désaffecter → Affecter aux coordinations → cochez les coordinations → Accepter → Enregistrer dans entreprise externe.
• Désaffecter : même menu → Désaffecter des coordinations → cochez → Accepter → Enregistrer et fermer dans entreprise externe.

Quand les employés sont associés, des demandes de documentation commenceront à être générées selon la configuration de la coordination.

4. Véhicules et machines

1. Entreprise externe → onglet Véhicules/machines → Nouveau.
2. Minimum : Type et Immatriculation/N° de série ; Accepter et Enregistrer. Si un type manque dans le catalogue, contactez l’entreprise principale.
3. Affecter/désaffecter des coordinations : comme pour les employés, depuis Affecter/Désaffecter dans cet onglet.
4. Pour supprimer le lien du véhicule avec votre entreprise externe : sélectionnez la ligne → Supprimer (selon manuel).

5. Documentation : en attente, demandée et états

En attente d’acceptation ou de révision

Panneau CAE → Documents en attente… → sur la ligne, Valider le document (ou Opérations → Aller à la page de validation). Téléchargez le fichier, vérifiez et Accepter et signer si approprié. Si vous êtes validateur, vous pourrez indiquer expiration et date d’émission. La signature numérique peut se faire dans un cadre avec la souris si le flux l’exige.

Si l’élément **n’**apparaît pas avec un contour bleu, le responsable du document peut être une autre entreprise externe.

Documents demandés

Panneau CAE → Documents demandés → Téléverser le document ou Opérations → Joindre des documents. Choisissez le fichier, Date d’émission et Accepter. Un seul fichier par demande : si plusieurs, combinez-les ou compressez-les en zip. La date d’expiration indiquée conditionne la redemande automatique ; des avis sont généralement envoyés 14 et 7 jours avant.

Modèle : si applicable, téléchargez le modèle (plateforme ou e-mail), remplissez-le, numérisez-le et téléversez-le avec Joindre document.

Tous les documents

Par défaut, vous verrez Accepté ; élargissez avec le filtre Document pour d’autres états.

États utiles (résumé) : Demandé (joindre ou renvoyer après rejet), En attente d’acceptation/révision, Accepté, Rejeté, Annulé/Non applicable. En cas de rejet, un e-mail est envoyé au responsable CAE avec le motif.

Expiration et changement de pièce jointe

• Sur le point d’expirer : avis préalables ; après expiration, une nouvelle demande arrive pour téléverser le document renouvelé. En attendant, l’ancien document peut rester considéré comme accepté selon les règles du flux (voir manuel).
• Changer la pièce jointe uniquement si l’état est toujours En attente d’acceptation/révision à destination : Panneau CAE → Tous les documents → filtres selon manuel → Opérations → Changer le fichier joint actuel.

Document « Non applicable »

Depuis Téléverser le document, option Non applicable : motif et confirmer. Passe en validation par l’entreprise principale ; si rejeté, la demande est renvoyée. Si vous validez un document entrant et qu’il n’est pas applicable, le manuel prévoit un flux Non applicable depuis la validation jusqu’à laisser le besoin en Annulé/Non applicable.

6. Téléchargement massif

CAE → Documents : sélectionnez les enregistrements → Opérations → Télécharger les documents en bloc (actifs, inactifs ou les deux ; dans le zip les actifs peuvent être marqués avec (A) selon le manuel).

7. Filtres et listes (idée générale)

Dans Documents, Coordinations, Entreprises externes, etc., il y a des filtres supérieurs (état, expiration, classe, type de coordination…). Vous pouvez affiner avec le Sélecteur de colonnes (clic droit sur les en-têtes) et le filtre entonnoir dans les colonnes, ou le recherche de texte. Les filtres d’en-tête sont à choix unique chacun ; vous pouvez combiner plusieurs filtres différents.

8. Sous-traitants

Si un sous-traitant travaille sous votre responsabilité, l’entreprise principale doit enregistrer l’accès après réception du NIF, raison sociale et données du responsable CAE (nom, DNI, e-mail). Dans Panneau CAE → Sous-traitants vous voyez la liste. Pour voir les documents du sous-traitant dans les listes, ajoutez la colonne Sous-traitant (sélecteur de colonnes).

9. Notifications CAE

• Liste : Panneau CAE → Notifications CAE (le chiffre indique les non lues).
• Créer : Panneau CAE → Coordinations → ouvrez la coordination → onglet Notifications CAE → Nouveau → remplissez les obligatoires (*).
• Envoyer : dans la liste des notifications, sélectionnez → Opérations → Envoyer notification (uniquement si Notification envoyée n’est pas cochée ; pour renvoyer, décochez Envoyé selon manuel). La réponse de l’entreprise principale apparaît dans la colonne Réponse.

10. Consulter la documentation d’un employé

Accueil → Contrôle des accès → critères (l’employé est obligatoire) → Rechercher documents. Les responsables externes et additionnels voient selon la portée leur entreprise et sous-traitants (détail dans le manuel).

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Source : M-SO-21-09 « Manuel d’utilisation CAE pour entreprise externe », version 17.1, 19/05/2025.