Configurer les responsabilités de gestion

Pour qu’un employé reçoive un courriel automatique lorsqu’une nouvelle participation est créée et qu’il figure comme responsable de sa gestion, il doit être inscrit dans la responsabilité de gestion de participation correspondante.

Il existe trois responsabilités indépendantes selon le type de participation :

• Responsabilité gestion participation (Sauf Non-conformités et Opportunités) : pour les participations qui ne sont ni des non-conformités ni des opportunités (par ex. communiqué de risque, proposition, suggestion).
• Responsabilité gestion participation (Non-conformités) : pour les participations de la catégorie Non-conformité.
• Responsabilité gestion participation (Opportunités) : pour les participations de la catégorie Opportunité.

Configurer une responsabilité

1. Accédez à Organisation → Resp. et postes → Responsabilités.
2. Entrez dans la responsabilité de gestion de participation qui s’applique.
3. Accédez à l’onglet Personnes et cliquez sur Nouveau.
4. Dans Personne, recherchez et sélectionnez l’employé qui recevra l’email.
5. Sélectionnez le domaine dans lequel la responsabilité aura validité.
6. Cliquez sur Accepter puis sur Enregistrer.

Attention

L’attribution du domaine est restrictive :

• Si la personne a une responsabilité attribuée uniquement par Entreprise, elle recevra toutes les notifications adressées à cette entreprise.
• Si la responsabilité est attribuée par Entreprise + Centre, elle recevra seulement les notifications adressées à ce centre et à cette entreprise, et pas celles adressées uniquement à l’entreprise.

Courriels reçus par les responsables

Les responsables reçoivent un courriel avec pour objet « Participación PE-AA-NNNNN », où :

• AA sont les deux derniers chiffres de l’année où la participation a été enregistrée.
• NNNNN est le numéro séquentiel de la participation générée.

Le contenu du courriel varie légèrement selon le type de responsabilité :

• Responsabilité (Sauf Non-conformités et Opportunités) : courriel associé aux participations de type Communiqué de risque, Proposition ou Suggestion.
• Responsabilité (Non-conformités) : courriel associé aux participations de la catégorie Non-conformité.
• Responsabilité (Opportunités) : courriel associé aux participations de la catégorie Opportunité.

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Source : M-SO-20-12-01 « Manuel d’utilisation – Leadership et participation des employés », version 1, 08/09/2020.