Opérations avancées sur les besoins en EPI

Au-delà du flux principal de livraison et de signature, l’écran liste des Besoins d’EPI permet d’exécuter plusieurs opérations avancées pour corriger, ajuster ou renouveler l’état des besoins.

Créer de nouveaux besoins avant la date de renouvellement

Utile lorsqu’un EPI doit être remplacé avant la date prévue (usure, changement de taille, etc.) sans attendre le cycle automatique de renouvellement.

1. Accédez à l’écran liste des Besoins d’EPI.
2. Sélectionnez un ou plusieurs besoins en état «Terminé».
3. Cliquez sur Opérations > Créer de nouveaux besoins en masse.

Note

L’opération n’est active qu’en sélectionnant des besoins en état «Terminé». Lors de son exécution, automatiquement :

• Le besoin précédent passe de «Terminé» à «Clos» avec la Date de clôture du jour.
• Les contrôles des dates de révision, maintenance et renouvellement du besoin clos sont désactivés.
• Les SmartStatus des responsables sur le besoin clos ne sont plus générés.
• Un nouveau besoin est créé en état «Non démarré» et un avis SmartStatus est envoyé à l’employé prévu pour la livraison.

Annuler et réactiver des besoins

Annuler en masse

Utile lorsqu’un ou plusieurs besoins ne s’appliquent plus (changement de poste, départ du salarié, etc.).

1. Accédez à l’écran liste des Besoins d’EPI.
2. Sélectionnez les besoins.
3. Cliquez sur Opérations > Annuler les besoins en masse.

Annuler un besoin individuel

1. Entrez dans le besoin.
2. Cochez la case Annuler le besoin.
3. Cliquez sur Enregistrer.

Réactiver en masse

Pour réactiver des besoins annulés :

1. Accédez à l’écran liste des Besoins d’EPI.
2. Sélectionnez les besoins.
3. Cliquez sur Opérations > Réactiver les besoins en masse.

Réactiver un besoin individuel

1. Entrez dans le besoin.
2. Décochez la case Annuler le besoin.
3. Cliquez sur Enregistrer.

Attention

Annuler un besoin doit être utilisé comme une exception. En règle générale, lorsqu’il existe une relation entre un type d’EPI et un domaine ou une entité, les besoins s’appliquent à tous les employés.

Modifier la date de livraison, de renouvellement ou de clôture

Utile pour corriger des dates erronées ou ajuster des plannings en masse.

1. Accédez à l’écran liste des Besoins d’EPI.
2. Sélectionnez les besoins correspondants.
3. Cliquez sur Opérations > Modifier les dates en masse.
4. Cochez la case Modifier la date de livraison, Modifier la date de renouvellement ou Modifier la date de clôture.
5. Sélectionnez la nouvelle date et cliquez sur Accepter.

Attention

L’opération ne modifie la date que pour les besoins applicables et non annulés :

• Date de livraison : uniquement pour les besoins en état «Livré».
• Date de renouvellement : uniquement pour les besoins en état «Livré» et/ou «Terminé».
• Date de clôture : uniquement pour les besoins en état «Terminé» et/ou «Clos».

Réaffecter le responsable

Pour changer le responsable de la livraison, de la révision et/ou de la maintenance prévue sur un ou plusieurs besoins :

1. Accédez à l’écran liste des Besoins d’EPI.
2. Sélectionnez les besoins.
3. Cliquez sur Opérations > Réaffecter le responsable.
4. Cochez la case Changer d’employé dans les sections Livraison, Révision et/ou Maintenance que vous souhaitez modifier.
5. Cliquez sur l’icône du champ Personne et sélectionnez un employé, ou bien cochez la case Me réaffecter.
6. Cliquez sur Accepter.

Attention

• Employé prévu pour effectuer la livraison : ne change que si les besoins sont en état «Non démarré» et/ou «Demandé» et non annulés.
• Employé prévu pour effectuer la révision : change toujours sauf si les besoins sont en état «Clos» ou annulés.
• Employé prévu pour effectuer la maintenance : change toujours sauf si les besoins sont en état «Clos» ou annulés.

Réinitialiser l’état d’un besoin

Utile lorsqu’il faut «repartir de zéro» avec un besoin déjà géré (erreur de données, test ou annulation massive).

1. Accédez à l’écran liste des Besoins d’EPI.
2. Sélectionnez les besoins correspondants.
3. Cliquez sur Opérations > Réinitialiser l’état des besoins en masse.
4. Confirmez en cliquant sur Oui.

Danger

En réinitialisant, l’état du besoin passe à «Non démarré» et les champs suivants sont effacés (s’ils sont remplis) :

• EPI, Taille, Marque, Modèle, N° d’enregistrement.
• Date de livraison, Date de renouvellement, Date de clôture.
• Tous les champs des onglets Demande, Révision et Maintenance.

Cette action est irréversible. Assurez-vous que c’est ce dont vous avez besoin avant de la confirmer.

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Source : M-SO-20-19-01 «Manuel d’utilisation EPIS», version 1, 21/12/2020.