Fonctionnement des documents de bienvenue

Les documents d’accueil permettent aux employés affectés pour la première fois à un périmètre de recevoir automatiquement, par e-mail, toutes les informations définies comme « Document d’accueil ».

Il existe deux façons de les configurer :

Depuis l’onglet Détails d’une pièce jointe.
Depuis l’onglet Périmètres de distribution (dans Signatures et distribution) d’une pièce jointe.

Configuration depuis l’onglet « Détails »

Lorsque vous configurez le document d’accueil depuis Détails, vous devez prendre en compte que :

Le mail de livraison n’est envoyé qu’aux employés qui n’ont pas coché la case Document(s) d’accueil envoyé(s) dans l’onglet Documents d’accueil de leur fiche.
Si vous décochez cette case dans la fiche de l’employé, le programme lui renverra un mail avec tous les documents d’accueil qui lui correspondent, qu’il les ait reçus auparavant ou non.

Vous avez deux comportements possibles selon le type de document :

Comportement	Détail
Télécharger le document	L’employé reçoit le mail avec le document en téléchargement.
Télécharger et signer le document	L’employé reçoit le mail, doit consulter le document et en plus le signer.

Configurer un document uniquement en téléchargement

Créez la pièce jointe qui servira de document d’accueil. Par exemple : Organisation → Centres → [centre] → onglet Pièces jointes → Nouveau.
Remplissez le champ Nom descriptif.
Joignez le fichier dans le champ Fichiers via Parcourir.
Cochez la case Document d’accueil.
Cliquez sur Accepter.

Configurer un document à télécharger et signer

Créez la pièce jointe qui servira de document d’accueil (par exemple, depuis Organisation → Centres → [centre] → Pièces jointes → Nouveau).
Remplissez le champ Nom descriptif.
Joignez le fichier dans le champ Fichiers via Parcourir.
Cochez les cases Document d’accueil et Signer le document d’accueil.
Cliquez sur Accepter.

Configuration depuis l’onglet « Périmètres de distribution »

Cette option n’est pas exclusive aux documents d’accueil : elle vous permet d’envoyer n’importe quelle pièce jointe à un périmètre concret et de la marquer comme document d’accueil. C’est utile pour renvoyer un document d’accueil sans avoir à renvoyer les précédents.

Créez la pièce jointe que vous souhaitez envoyer comme document d’accueil (par exemple, Organisation → Centres → [centre] → Pièces jointes → Nouveau).
Remplissez le champ Nom descriptif et joignez le fichier via Parcourir.
Accédez à l’onglet Signatures et distribution et entrez dans Périmètres de distribution.
Cliquez sur Nouveau.
Sélectionnez le périmètre auquel envoyer le document (par exemple, Entreprise et Centre).
Cochez les cases Distribuer pour les futurs employés et Document d’accueil.
Cliquez sur Accepter.
Cliquez de nouveau sur Accepter dans l’écran de la pièce jointe et sur Enregistrer dans l’écran du périmètre où vous vous trouvez.

Ce que reçoit l’employé

Lorsqu’il est configuré depuis « Détails »

Le destinataire reçoit le lendemain un e-mail avec :

Objet : Remise des documents d’accueil dans l’entreprise « NNNNN ».
Corps du message : à qui il est adressé, le titre Document d’accueil, une section pour les documents uniquement en téléchargement (avec leurs liens) et une autre section pour les documents à télécharger et signer (avec leurs liens).

Si le document est uniquement en téléchargement :

Accédez au lien du document. Une nouvelle page s’ouvrira avec le contenu.
Visualisez le document et fermez la page une fois consultée.

Si le document nécessite une signature :

Accédez au lien du document.
Téléchargez-le (si besoin) ou visualisez-le à l’écran et cliquez sur Accepter et signer.
Effectuez la signature et cliquez sur Signer.

Lorsqu’il est configuré depuis « Périmètres de distribution »

Le destinataire reçoit le lendemain un e-mail avec :

Objet : Notifications SmartOSH - JJ-MM-AAAA HH:HH.
Corps du message : à qui il est adressé, le titre Documents en attente d’acceptation et, ensuite, le titre du document avec un lien Voir document.

Étapes pour l’employé :

Accédez au lien Voir document.
Téléchargez-le (si besoin) ou visualisez-le à l’écran et cliquez sur Accepter et signer.
Effectuez la signature et cliquez sur Signer.

Différences entre « Détails » et « Périmètres de distribution »

Aspect	Détails	Périmètres de distribution
Objet du mail	Remise des documents d’accueil dans l’entreprise « NNNNN »	Notifications SmartOSH - JJ-MM-AAAA HH:HH
Enregistré dans l’onglet « Documents d’accueil » de l’employé	Oui	Non
Influence la case « Document(s) d’accueil envoyé(s) » de l’employé	Oui	Non
Influence le champ « Date d’envoi document(s) d’accueil » de l’employé	Oui	Non
Onglets « Envois » et « Contrôle de distribution »	Visible uniquement si la signature du document est demandée, l’état de l’envoi peut être consulté.	L’état de l’envoi peut toujours être consulté.

Conclusion : les deux méthodes servent à envoyer les documents d’accueil, pour la première fois, aux nouveaux employés ou à ceux avec une nouvelle affectation. La différence réside dans les exigences :

Depuis Détails : l’employé doit avoir la case Document(s) d’accueil envoyé(s) décochée. Si vous la décochez, le programme renverra toutes les pièces jointes marquées comme document d’accueil.
Depuis Périmètres de distribution : il est nécessaire de cocher la case Distribuer pour les futurs employés lors de la configuration de la pièce jointe.

Où consulter les documents d’accueil envoyés

Vous disposez de trois façons de consulter les documents envoyés :

Depuis le module « Organisation »

Accédez à Organisation → Employés et ouvrez la fiche de l’employé.
Accédez à l’onglet Formation et information → Plan d’accueil.

Depuis le module « Documentation »

Accédez à Documentation → Envois de document et recherchez par le nom descriptif du document.

Depuis le module « Formation et information »

Accédez à Formation et information → Plans d’accueil.

Source : DM-SO-22-048 « Fonctionnement des Documents d’accueil », version 2.1, 12/11/2025.