Comment enregistrer les EPI

Flux pratique pour enregistrer types d’EPI et EPI dans Smartosh. Le manuel fonctionnel complet détaille chaque champ.

Type d’EPI vs EPI

Type d’EPI : enregistrement générique (modèle / famille). Tout EPI concret dépend d’un type.
EPI : enregistrement spécifique (marque, modèle, etc.) ; peut avoir le même nom que le type, mais le type reste le parent logique.
Pour toute remise d’EPI, une taille définie dans l’EPI est nécessaire.

Résumé en trois étapes

Type d’EPI (s’il n’existe pas) : l’enregistrer et Enregistrer.
Dans ce type, onglet EPIS → Nouveau → remplir l’EPI → Enregistrer.
Dans l’EPI, onglet Tailles → Attribuer tailles → choisir une ou plusieurs → Accepter → Enregistrer.

Enregistrer un type d’EPI

Chemins :

Organisation → Types d’EPI → Nouveau.
Ou EPIS → Configuration → Types d’EPI → Nouveau.

Remplir les champs obligatoires et Enregistrer.

Champs couramment utilisés

Champ	Usage
Catégorie / Type de protection	Classification.
Code / Nom	Identification.
Caractéristiques	Brève description.
Employés	Calculé : combien ont ce type.
Actif	Si décoché, applique la logique d’inactivation (voir ci-dessous).
Étiquettes	Regroupement supplémentaire.

Décochez Actif dans le type d’EPI

Le type devient inactif : il ne peut plus être lié à des postes, fonctions, activités, etc.
Les EPI de ce type deviennent inactifs et ne sont pas proposés pour remise dans les besoins.
Les contrôles de stock minimum des tailles de ces EPI sont désactivés ; le SmartStatus d’achat pour stock minimum cesse d’être généré.
Aucun nouveau besoin automatique ni SmartStatus n’est créé pour les employés concernés par ce type.
Les besoins existants continuent mais deviennent inactifs (sans renouvellements automatiques ni SmartStatus) ; dans les filtres « Voir actifs », vous verrez État inactif, sauf Non démarré, qui est supprimé.

Recocher Actif dans le type

Le type et les EPI du type redeviennent actifs et peuvent être liés / remis selon les règles.
Le stock minimum et le SmartStatus d’achat sont réactivés quand cela s’applique.
Les besoins automatiques et SmartStatus sont générés à nouveau là où c’est pertinent.
Les besoins en états Demandé, Remis, Annulé, Complété et Fermé redeviennent actifs avec leur logique de renouvellement et visibilité dans « Voir actifs ».

Onglets du type d’EPI

Onglet	Fonction
EPIS	Enregistrement et consultation des EPI concrets de ce type.
Responsabilités	Remise, révision, maintenance, renouvellement.
Relations	Postes, fonctions, activités, équipements, agents chimiques, employés ; vue Toutes les entités.
Normes applicables	Réglementation associée au type.
Rapports et pièces jointes	Documentation et images.
Cours	Formation liée au type.

Enregistrer un EPI

Chemins :

EPIS → EPIS → Nouveau.
Ou Organisation → Types d’EPI → ouvrir le type → onglet EPIS → Nouveau.

Remplir et Enregistrer.

Données habituelles de l’EPI

Type d’EPI (obligatoire selon la logique du manuel), Nom, Code, Marque, Modèle, Actif, Coût unitaire, Conditions d’utilisation / particulières, Caractéristiques / niveau de protection. Le reste se complète dans les onglets.

Décochez Actif dans l’EPI

EPI inactif ; n’apparaît pas pour remise dans le détail d’un besoin.
Le stock minimum de ses tailles est désactivé ; aucun SmartStatus de révision, maintenance, renouvellement ou achat lié à cet EPI n’est généré.

Réactiver Actif dans l’EPI

EPI de nouveau actif et disponible pour remises.
Stock minimum des tailles à nouveau actif ; le cas échéant, SmartStatus d’achat pour stock minimum.

Onglets de l’EPI

Onglet	Fonction
Tailles	Attribuer tailles à l’EPI. Indispensable pour les remises.
Responsabilités	Qui achète.
Documentation	CE, déclaration de conformité, fiche technique, manuel.
Normes applicables	Réglementation dans l’EPI.
Rapports et pièces jointes	Fichiers et images.
Relations	Entreprise, centre, section, poste, employé (portée de l’EPI).

Source : DM-SO-22-076 « Comment enregistrer des EPIS », version 1.1, 12/11/2025.