Configurer les responsabilités de gestion

Smart OSH permet de configurer trois responsabilités distinctes qui déterminent quels employés sont notifiés ou assignés à la gestion des accidents/incidents. Chacune contrôle un email différent :

• Information notification accidents/incidents : employés qui reçoivent un email informatif lorsqu’une nouvelle notification est créée.
• Responsabilité gestion notification accidents/incidents : employés qui reçoivent l’email et agissent comme responsables de la gestion de la notification.
• Participation enquête accidents/incidents : employés qui doivent participer à l’enquête une fois créée.

Configurer une responsabilité

1. Accédez à Organisation → Resp. et postes → Responsabilités.
2. Entrez dans la responsabilité qui s’applique (parmi les trois précédentes).
3. Accédez à l’onglet Personnes et cliquez sur Nouveau.
4. Dans Personne, recherchez et sélectionnez l’employé qui recevra l’email.
5. Sélectionnez le domaine dans lequel la responsabilité aura validité.
6. Cliquez sur Accepter puis sur Enregistrer.

Attention

L’attribution du domaine est restrictive :

• Si la personne a la responsabilité assignée uniquement par Entreprise, elle recevra toutes les notifications adressées à cette entreprise.
• Si elle est assignée par Entreprise + Centre, elle recevra seulement les notifications adressées à ce centre et à cette entreprise, et pas celles adressées uniquement à l’entreprise.

Emails reçus par les employés

Email d’information de la notification

• Objet : Notification Accident/Incident NAC-AA-NNNNN.
• Corps : informations complètes de la notification créée.
• Les sections Description du travail de la personne affectée, Causes proposées et Mesures proposées ne sont affichées que si elles sont remplies.
• Le même email est envoyé quel que soit le type (Accident avec arrêt, sans arrêt ou Incident).

Email de responsabilité de gestion de la notification

• Objet : Notification Accident/Incident NAC-AA-NNNNN.
• Corps : identique au précédent ; la seule différence est la phrase affichée avant le lien d’accès à Smart OSH.
• Les sections Description du travail de la personne affectée, Causes proposées et Mesures proposées ne sont affichées que si elles sont remplies.

Email de participation à l’enquête

• Objet : Enquête Accident/Incident IAC-AA-NNNNN.
• Corps : informations de l’enquête.
• La section Description du travail de la personne affectée n’est affichée que si elle est remplie.
• Le même email est envoyé quel que soit le type d’accident.

Note

Codification des enregistrements :

• Dans NAC-AA-NNNNN et IAC-AA-NNNNN, AA sont les deux derniers chiffres de l’année et NNNNN le numéro séquentiel de l’enregistrement généré.

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Source : M-SO-20-09-01 « Manuel d’utilisation – Accidents », version 1.