Comment créer un appel à formation avancée
La convocation de formation avancée permet d’enregistrer des formations plus complètes, avec un responsable, envoi de mail de convocation, sessions et possibilité d’inclure entreprise formatrice principale et externe. Si vous avez seulement besoin d’un enregistrement rapide sans ces options, utilisez la convocation basique.
Étapes pour enregistrer la convocation
Section intitulée « Étapes pour enregistrer la convocation »- Accédez à Formation et information > Convocations de formation et cliquez sur Nouvelle avancée.
- Remplissez les champs de la convocation et cliquez sur Enregistrer.
- Depuis l’onglet Cours, cliquez sur Nouveau pour lier le ou les cours à la convocation et, si nécessaire, leur modèle de questionnaire d’évaluation.
- Depuis l’onglet Participants, liez les besoins de formation à la convocation.
- Depuis l’onglet Sessions, créez la ou les sessions de la convocation.
- Depuis l’onglet Rapports et pièces jointes > Rapports, obtenez la liste des participants et les certificats de formation.
Champs de l’écran détail
Section intitulée « Champs de l’écran détail »| Champ | Description |
|---|---|
| Code | Texte libre pour identifier la convocation avec un code spécifique. |
| Titre | Texte libre avec le titre de la convocation. |
| Bonifiée | Case à cocher indiquant que la convocation a été gérée avec bonification. En la cochant, l’onglet Groupes de bonification s’affiche. Si cochée, en liant les besoins de formation, ceux-ci apparaîtront avec la case Bonifiée cochée par défaut. |
| Code de bonification | Texte libre avec un code spécifique pour la bonification. |
| En ligne | Case à cocher indiquant que la convocation est en ligne. Dans le champ Convocation en ligne de Configuration > Connexion moodle, seules les convocations avec cette case cochée apparaissent. |
| Modèle de questionnaire d’évaluation | Modèle de l’enquête de satisfaction que les employés réaliseront. Il est créé comme modèle de questionnaire dans le module Questionnaires. |
| Entreprise formatrice principale | Sélecteur indiquant l’entreprise formatrice principale. |
| Entreprise formatrice externe | Sélecteur indiquant l’entreprise formatrice externe. |
| Formateur | Sélecteur indiquant le formateur. Bien que non obligatoire, il est recommandé de le remplir car il apparaît dans les rapports Liste des participants par convocation, Liste des participants par session et Certificat de réalisation d’action de formation. |
| Fonction du formateur | Texte libre avec la fonction du formateur. Il est recommandé de le remplir car il apparaît dans les mêmes rapports que le champ Formateur. |
| Responsable | Sélecteur identifiant l’employé qui gérera la convocation. Il recevra également les notifications SmartStatus liées à la convocation. |
| Date (des sessions) | Rempli automatiquement avec Desde 31/12/9999 hasta 01/01/0001 et mis à jour lors de l’enregistrement d’une session. |
| Lieu (des sessions) | Rempli automatiquement lors de l’enregistrement d’une session. |
| État | Phase dans laquelle se trouve la convocation. Voir comportement du champ état. |
| Total heures convocation | Nombre d’heures nécessaires pour réaliser la formation. Rempli automatiquement lors de l’enregistrement des sessions. |
| Date de clôture | Date manuelle à laquelle la convocation a été clôturée. |
| Moyens et documentation | Texte libre avec la liste des ressources matérielles nécessaires pour dispenser la formation. Apparaît dans les rapports Réception de la documentation du cours Prevencontrol et Liste des participants par session. |
| Observations | Texte libre avec des observations pertinentes. |
| Étiquettes | Étiquettes pour regrouper les convocations selon des critères sans champ propre. |
Comportement du champ « État »
Section intitulée « Comportement du champ « État » »L’état de la convocation évolue automatiquement dans la plupart des cas :
- En attente de planification : état initial lors de la création de la convocation.
- En cours : s’applique automatiquement lors de l’enregistrement des sessions et sauvegarde.
- Terminée / gérée : modifié manuellement.
Raisons pour lesquelles les besoins de formation n’apparaissent pas
Section intitulée « Raisons pour lesquelles les besoins de formation n’apparaissent pas »Si en allant lier des participants les besoins de formation que vous attendiez n’apparaissent pas, cela peut être dû à :
- La nécessité de formation n’a pas été créée (le cours n’a pas été lié à l’étendue ou entité).
- La nécessité n’a pas encore été générée : si vous avez lié le cours à l’étendue ou entité aujourd’hui, les besoins ne sont créés que le lendemain, sauf si vous les recalculer avec l’opération correspondante.
- La nécessité précédente est dans l’état « En cours », « Non évalué », « Suspendu » ou « N’a pas assisté » et est liée à une convocation qui N’EST PAS dans l’état « Terminée / Gérée », donc la nouvelle nécessité n’a pas été créée.
- La nécessité précédente est dans l’état « Complété » et sa date d’échéance n’est pas encore dépassée.
Actions liées
Section intitulée « Actions liées »- Si vous devez corriger une présence marquée par erreur, consultez Comment retirer la présence d’un employé à une convocation.
Source : DM-SO-23-002 « Comment enregistrer des convocations de formation de type avancé », version 1, 24/01/2023.