Processus de gestion des examens médicaux

Toute gestion d’une convocation à un examen médical ou une analyse passe par trois phases séquentielles que vous devez exécuter manuellement.

Les trois phases

Phase 1 — Attribution des employés

Attribuez les employés à la convocation.

• État de l’employé après cette phase : « En attente d’envoi de l’e-mail ».

Phase 2 — Activation du processus d’acceptation/refus

Activez le processus d’acceptation ou de refus des employés déjà attribués.

• État de l’employé après cette phase : « En attente d’acceptation/refus ».

Phase 3 — Activation du processus d’auto-enregistrement

Activez le processus d’auto-enregistrement pour que l’employé puisse choisir un rendez-vous.

• État de l’employé après cette phase : « Processus d’auto-enregistrement démarré ».

Attention

Ces trois phases nécessitent une action manuelle. Le programme n’avance pas automatiquement d’une phase à une autre. Même si vous avez décoché les cases d’envoi des e-mails, vous devez exécuter les opérations pour que la gestion progresse.

Particularités de l’attribution des employés

La manière dont vous attribuez les employés détermine qui reçoit les e-mails :

• Attribuer les employés à la convocation : les e-mails sont reçus par l’employé lui-même.
• Attribuer les employés à la convocation via le superviseur PRL : les e-mails sont reçus par les superviseurs PRL au lieu des employés.
• Attribuer les employés à la convocation via le superviseur VS : les e-mails sont reçus par les superviseurs de la Surveillance de la santé.

Astuce

Si vous souhaitez attribuer uniquement des employés d’une entreprise spécifique, sélectionnez préalablement l’entreprise dans l’onglet Entreprises de la convocation.

Particularités du processus d’acceptation/refus

• Activer le processus via tuile / envoyer les e-mails d’acceptation/refus : envoie les e-mails à tous les employés avec l’état « En attente d’envoi de l’e-mail ».
• Activer le processus via tuile / forcer l’envoi des e-mails d’acceptation/refus aux employés sélectionnés : envoie les e-mails à tous les employés sélectionnés, quel que soit leur état.

Attention

Il est impératif d’exécuter cette phase même si vous avez décoché la case Envoyer les e-mails initiaux d’acceptation/refus. Sinon, vous ne pourrez pas passer à la phase d’auto-enregistrement.

La seule façon de passer outre cette phase est de cocher la case Désactiver le processus d’acceptation/refus dans les options de configuration de la convocation.

Note

Dans le cas des analyses, le fonctionnement est le même mais avec ses propres opérations et options de configuration spécifiques.

Particularités du processus d’auto-enregistrement

• Activer le processus via tuile / envoyer les e-mails d’auto-enregistrement pour l’examen médical : envoie les e-mails à tous les employés avec l’état « Accepté ».
• Activer le processus via tuile / forcer l’envoi des e-mails d’auto-enregistrement pour l’examen médical aux employés sélectionnés : envoie les e-mails aux employés sélectionnés, quel que soit leur état.

Attention

Comme pour la phase précédente, il est nécessaire d’exécuter cette opération même si vous avez décoché la case Envoyer les e-mails initiaux d’auto-enregistrement examen médical pour que la gestion de l’auto-enregistrement fonctionne correctement.

Note

Dans le cas des analyses, le fonctionnement est le même mais avec ses propres opérations et options de configuration spécifiques.

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Source : M-SO-22-04 « Manuel d’utilisation Vigilance santé », version 1.1, 21/09/2023.