Opérations sur les employés dans un appel d'offres

Les opérations disponibles lors de l’accès à une convocation de reconnaissance médicale et en entrant dans l’onglet Employés sont celles qui composent le flux complet de gestion : depuis l’affectation initiale jusqu’à la convocation manuelle de l’employé, en passant par les différentes phases d’acceptation/refus et d’auto-enregistrement.

Astuce

Avant de passer en revue chaque opération, il est utile de bien comprendre la structure générale du processus. Consultez Processus de gestion des reconnaissances médicales pour comprendre comment ces opérations s’intègrent dans les trois phases du processus.

Affecter des employés à la convocation

Il existe trois variantes d’affectation. Celle que vous choisissez déterminera qui recevra les courriels de gestion.

Note

Si dans l’onglet Entreprises de la convocation une entreprise est sélectionnée, les trois opérations d’affectation n’afficheront que les employés appartenant à cette entreprise.

Affecter des employés à la convocation

Affectation directe : la gestion des courriels se fera avec l’employé lui-même.

Affecter des employés à la convocation via le superviseur PRL

La gestion des courriels se fera avec le superviseur PRL assigné à chaque employé. Le superviseur recevra un seul courriel avec un lien d’accès par employé à gérer.

Affecter des employés à la convocation via le superviseur VS

Équivalent à la précédente, mais la gestion sera réalisée par le superviseur de la Surveillance de la santé assigné à l’employé.

Attention

Si vous souhaitez que la phase d’acceptation/refus soit réalisée par l’employé lui-même et non par son superviseur (même si l’affectation a été faite via un superviseur), décochez la case Envoyer via superviseur les courriels initiaux d’acceptation/refus dans l’onglet Options de configuration de la convocation.

Activer la phase d’acceptation / refus

C’est la première phase du processus de gestion et elle doit être activée manuellement : le programme n’envoie pas automatiquement les courriels lors de l’affectation des employés.

Activer le processus via tuile / envoyer les courriels d’acceptation/refus

Active la phase et envoie le courriel aux employés avec le statut « En attente d’envoi du courriel » ou « En attente d’acceptation/refus ».

L’employé reçoit un courriel avec la possibilité d’accepter ou de refuser la reconnaissance médicale.

Astuce

• Si vous ne souhaitez pas envoyer le courriel, décochez Envoyer les courriels initiaux d’acceptation/refus dans Options de configuration. L’opération restera nécessaire pour passer à la phase suivante.
• Si vous ne souhaitez pas que l’employé puisse refuser, cochez la case Présence obligatoire.

Forcer l’envoi des courriels d’acceptation/refus aux employés sélectionnés

Renvoyer le courriel aux employés que vous sélectionnez, indépendamment de leur statut actuel. Utile lorsqu’un employé a perdu ou n’a pas reçu le courriel original.

Activer la phase d’auto-enregistrement à la reconnaissance médicale

C’est la deuxième phase. Comme la précédente, elle nécessite une action manuelle : le programme n’envoie pas automatiquement ces courriels lorsqu’un employé accepte la reconnaissance.

Activer le processus via tuile / envoyer les courriels d’auto-enregistrement à la reconnaissance médicale

Envoie le courriel d’auto-enregistrement aux employés avec le statut « Accepté ». L’employé reçoit un courriel où il peut sélectionner le centre médical, le jour et l’heure.

Astuce

• Si vous ne souhaitez pas envoyer le courriel, décochez Envoyer les courriels initiaux d’auto-enregistrement reconnaissance médicale dans Options de configuration. L’opération restera nécessaire pour passer à la phase suivante.
• Si vous ne souhaitez pas que l’employé puisse s’auto-convoquer, cochez Ne pas permettre aux employés de s’auto-convoquer aux convocations de reconnaissances médicales (Cela sera fait par le personnel de surveillance de la santé).

Forcer l’envoi des courriels d’auto-enregistrement à la reconnaissance médicale aux employés sélectionnés

Renvoyer le courriel d’auto-enregistrement aux employés sélectionnés, indépendamment de leur statut.

Activer la phase d’auto-enregistrement à l’analytique

Note

Les opérations d’analytique n’apparaissent que si la convocation a coché la case Convoquer pour analytique séparément.

Envoyer les courriels d’auto-enregistrement à l’analytique

Envoie le courriel d’auto-enregistrement à l’analytique aux employés avec le statut « Rendez-vous reconnaissance médicale non présenté » ou « Accepté ». L’employé reçoit un courriel où il peut sélectionner le centre médical, le jour et l’heure de l’analytique.

Astuce

• Si vous ne souhaitez pas envoyer le courriel, décochez Envoyer les courriels initiaux d’auto-enregistrement analytique dans Options de configuration.
• Si vous ne souhaitez pas que l’employé puisse s’auto-convoquer, cochez Ne pas permettre aux employés de s’auto-convoquer aux convocations d’analyses (Cela sera fait par le personnel de surveillance de la santé).
• Pour envoyer le courriel à un employé indépendamment de son statut, utilisez l’opération Forcer l’envoi des courriels d’auto-enregistrement à l’analytique aux travailleurs sélectionnés.

Forcer l’envoi des courriels d’auto-enregistrement à l’analytique aux travailleurs sélectionnés

Renvoyer le courriel d’auto-enregistrement à l’analytique aux employés sélectionnés, indépendamment de leur statut.

Renvoyer des rappels

Forcer l’envoi des courriels de rappel de la convocation aux travailleurs sélectionnés

Envoie le courriel de rappel de la reconnaissance médicale aux employés sélectionnés.

Note

Il n’est envoyé qu’aux employés qui ont déjà un rendez-vous fixé pour la reconnaissance médicale.

Forcer l’envoi des courriels de rappel de l’analytique aux travailleurs sélectionnés

Envoie le courriel de rappel de l’analytique aux employés sélectionnés.

Note

• Il n’est envoyé qu’aux employés qui ont déjà un rendez-vous fixé pour l’analytique.
• Cette opération n’apparaît que si la convocation a coché la case Convoquer pour analytique séparément.

Convoquer manuellement l’employé

Lorsque l’employé ne s’auto-convoque pas (ou n’est pas autorisé à le faire), vous pouvez assigner le rendez-vous manuellement depuis ces opérations.

Convoquer l’employé pour la reconnaissance médicale

Permet de sélectionner le centre, le jour et l’heure pour réaliser la reconnaissance médicale.

Annuler le rendez-vous pour la reconnaissance médicale

Permet d’annuler un rendez-vous réservé. Lors du lancement de l’opération, une fenêtre s’ouvre avec plusieurs décisions à prendre.

Attention

• Vous devez indiquer « Oui » ou « Non » concernant l’envoi d’un email à l’employé ou au superviseur avec l’information du rendez-vous annulé. Il est impossible d’annuler le rendez-vous sans répondre à cette question.
• Pour que l’annulation soit effective, vous devez cocher Annuler le rendez-vous.
• Lors de l’annulation, le statut de l’employé revient à celui qu’il avait avant la convocation.

Convoquer l’employé pour l’analytique

Permet de sélectionner le centre, le jour et l’heure pour réaliser l’analytique.

Note

N’apparaît que si la convocation a coché Convoquer pour analytique séparément.

Annuler le rendez-vous pour l’analytique

Fonctionne de la même manière que l’annulation de la reconnaissance médicale (avec les mêmes décisions obligatoires et le même retour du statut à celui d’avant la convocation), et n’apparaît que si la convocation a coché Convoquer pour analytique séparément.

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Source : DM-SO-22-049 « Opérations des employés dans la convocation reconnaissance médicale », version 1, 22/07/2022.