Concepts du module

Accéder à Smart OSH

Pour entrer sur la plateforme, l’utilisateur administrateur doit vous fournir : lien, utilisateur et mot de passe (ou lien pour le définir).

Comment récupérer le mot de passe

Si vous disposez d’un utilisateur et que vous ne vous souvenez plus du mot de passe, utilisez l’option Mot de passe oublié depuis l’écran d’accès :

1. Accédez à Smart OSH et cliquez sur Mot de passe oublié.
2. Remplissez un seul des deux champs : Utilisateur ou Adresse e-mail.
3. Cliquez sur Envoyer les données.
4. Si le programme dispose de votre e-mail, vous recevrez immédiatement un courriel pour définir le nouveau mot de passe.

Astuce

Si vous ne recevez pas le courriel dans les 5 minutes suivantes, contactez votre responsable.

Structure du module

Depuis le module Gestion du changement, vous pouvez enregistrer les changements nécessaires et préciser toutes les interventions du processus.

Menu principal

Le module se compose du menu suivant :

• Gestion du changement : menu principal donnant accès à Changements et Configuration.
• Changements : écran principal pour enregistrer les changements, les gérer et consulter ceux existants.
• Configuration : menu permettant d’enregistrer le contenu des champs configurables.

Types d’écran

• Écran détail : écran de création ou de consultation d’un enregistrement. Contient les champs obligatoires, les champs non obligatoires et les onglets avec des informations supplémentaires. Exemples : Changements, Départements, Emplacements, Localisations, Types d’affectation, Affectations, Vérifications, Listes de distribution et Types de coût.
• Écran liste : affiche tous les enregistrements enregistrés. Appelé aussi écran de relation. Dans ce module, vous disposez de l’écran liste de Changement.
• Onglet : section dans un écran détail permettant de voir plus de contenu, créer de nouveaux enregistrements ou lier des enregistrements existants. Onglets disponibles : Domaine, Affectations, Consultations, Documentation, Autorisations, Vérifications, Envois, Annotations, Coûts, Rapports, Pièces jointes et SmartStatus.

Types de champs

• Champs de texte libre : remplis librement.
• Champs de sélection : vous sélectionnez une des options disponibles.
• Champs de recherche : permettent de rechercher depuis un écran liste.
• Champs calculés : remplis automatiquement par le programme.

Note

• Si le titre d’un champ contient un astérisque, le champ est obligatoire.
• Si le titre d’un champ apparaît souligné et est rempli, en cliquant dessus vous accédez à l’écran détail de l’enregistrement associé.

Actions les plus courantes

Dans les écrans et onglets, vous trouverez des icônes d’action pour : enregistrer, supprimer, sauvegarder, sauvegarder et quitter, quitter sans sauvegarder, actualiser, générer un rapport, lier des enregistrements, vider les champs, sélectionner dans une liste, afficher l’aide contextuelle, accéder aux réglages, télécharger en Excel, exporter en PDF/Excel, délier des enregistrements et télécharger un PDF.

Attention

Si l’icône d’une action apparaît en gris, cette action n’est pas active et ne peut pas être exécutée.

Opérations par onglet

Certains onglets de l’écran détail du Changement disposent d’opérations spécifiques :

Onglet	Opération
Documentation	Joindre un document
Autorisations	Autoriser le changement
Vérifications	Gérer les vérifications
Envois	Forcer l’envoi différé maintenant · Enregistrer l’accusé de réception de la fiche de risques
Rapports	Actualiser le rapport · Télécharger les rapports en bloc
Pièces jointes	Télécharger les pièces jointes en bloc · Signer une pièce jointe · Modifier les dates en bloc · Enregistrer l’accusé de réception de la fiche de risques
SmartStatus	Ouvrir · Ignorer

Pour exécuter une opération : sélectionnez l’enregistrement, cliquez sur Opérations et choisissez l’opération souhaitée.

Rapports

Le module dispose du Rapport de gestion du changement, que le programme génère et met à jour automatiquement en fonction des actions des responsables.

Attention

Il n’est pas recommandé de le générer manuellement sauf si vous devez le signer à la main.

Pour le générer manuellement :

• Depuis l’écran liste : sélectionnez l’enregistrement et cliquez sur Générer le rapport.
• Depuis l’écran détail : cliquez sur Générer le rapport.

Lors de la génération, les options suivantes apparaissent :

• Modèle du rapport : modèle à générer.
• Me notifier par e-mail lorsque le rapport est généré : envoie une notification à la fin.
• Signer le rapport numériquement : active la signature numérique.
• Envoyer le rapport par e-mail : envoi différé au destinataire concerné.
• Domaines de distribution : destinataires lorsque le rapport est signé par tous.
• Signatures : personnes à qui il sera envoyé pour signature.

États de la gestion du changement

Toute gestion du changement traverse cinq états distincts, enchaînés selon les actions des responsables :

#	État	Étape	Action principale
1	Brouillon	Début	La demande est enregistrée ; les responsables reçoivent le courriel pour autoriser le changement.
2	Créé	Décision	Les responsables reçoivent la demande d’autorisation de planification et peuvent autoriser et signer ou rejeter (retour à Brouillon).
3	Planification	Planification	Les responsables reçoivent le document à valider et la demande d’autorisation d’exécution.
4	Exécution	Exécution	Les responsables reçoivent la demande de vérifications et celle de mise en service.
5	Mise en service	Réalisation	Les responsables reçoivent le courriel pour autoriser la mise en service.

Note

• À l’exception du passage de Brouillon à Créé, toutes les transitions d’état sont automatiques : il n’est pas recommandé de les modifier manuellement.
• Tous les envois de courriels sont effectués en envoi différé.

Source : M-SO-20-16-01 « Manuel d’utilisation Gestion du changement », version v.1, 18/05/2020.