Importations rapides

Les importations rapides vous permettent de charger des informations de la structure organisationnelle dans Smart OSH sans avoir à passer par KB020 ni par le système général d’importation de données.

Depuis cette section, vous pouvez importer rapidement les enregistrements des Entreprises, Centres, Sections, Postes, Employés et Affectations aux postes des employés.

Attention

Ce processus affecte les données directes de la structure organisationnelle et des employés. Vérifiez toujours attentivement les données que vous allez charger avant d’exécuter l’importation.

Flux général

Toute importation rapide suit toujours les mêmes trois étapes :

1. Téléchargez le modèle Excel dont vous avez besoin.
2. Remplissez le fichier Excel avec les données que vous souhaitez importer.
3. Chargez le fichier Excel dans la section des importations rapides et attendez que le programme termine son traitement.

Deux modèles, deux cas d’usage

Smart OSH propose deux modèles selon ce que vous allez charger :

Modèle vide

C’est le modèle complet. Utilisez-le lorsque vous souhaitez charger la structure organisationnelle (entreprises, centres, sections, postes) et, optionnellement, aussi les employés et leurs affectations. Il contient six onglets : Entreprises, Centres, Sections, Postes, Employés et Affectations.

Modèle de chargement des employés

Modèle simplifié lorsque vous avez seulement besoin de charger les employés et leurs affectations sur une structure organisationnelle déjà existante dans Smart OSH. Il contient deux onglets : Employés et Affectations (ce dernier est rempli automatiquement depuis l’onglet Employés).

Astuce

Si vous allez charger des employés, chargez toujours Employés et Affectations dans la même importation. Les affectations aux postes donnent du sens à l’employé au sein de la structure organisationnelle.

Comment télécharger un modèle

Les trois options de téléchargement se trouvent dans Configuration > Importations rapides > Opérations.

Modèle vide

1. Accédez à Configuration > Importations rapides.
2. Cliquez sur Opérations > Exporter modèle vide.
3. Ouvrez le document Excel téléchargé.

Modèle de chargement des employés

1. Accédez à Configuration > Importations rapides.
2. Cliquez sur Opérations > Exporter modèle de chargement des employés.
3. Ouvrez le document Excel téléchargé.

Modèle avec données d’exemple

Si vous souhaitez voir un exemple de remplissage du fichier Excel :

1. Accédez à Configuration > Importations rapides.
2. Cliquez sur Opérations > Exporter modèle avec données d’exemple.
3. Ouvrez le document Excel téléchargé.

Astuce

C’est le même modèle vide mais avec des lignes d’exemple remplies. Utile comme référence visuelle lorsque vous apprenez à utiliser l’outil.

Comment remplir le fichier Excel

1. Ouvrez le fichier Excel du modèle que vous souhaitez remplir. Si le téléchargement s’ouvre en mode protégé, cliquez sur Activer la modification.
2. Remplissez les données dans les onglets que vous souhaitez importer.
3. Enregistrez le fichier Excel sur votre ordinateur.

Règles générales de remplissage

Ces règles s’appliquent à tous les onglets et sont la cause la plus fréquente d’erreurs lorsqu’elles sont omises :

Attention

Les champs vides modifient aussi les données. Si vous laissez un champ vide pour un enregistrement déjà existant dans Smart OSH et que ce champ était rempli dans le programme, l’importation efface le contenu existant, le laissant vide.

Recommandation : lorsque vous modifiez un enregistrement existant, remplissez le maximum de champs optionnels qu’il contenait déjà, même si vous ne souhaitez pas les changer.

Note

• Les onglets que vous ne souhaitez pas importer et qui ne sont pas obligatoires peuvent être supprimés ou laissés vides.
• Les colonnes obligatoires sont indiquées en couleur bleu foncé dans le modèle.
• Les colonnes optionnelles sont indiquées en couleur bleu clair.
• Certaines colonnes ont des notes intégrées dans le modèle avec des détails sur la façon de les remplir.

Astuce

• Pour les onglets Employés et Affectations, chargez-les toujours dans la même importation. Si vous ne souhaitez pas charger ces informations, supprimez les deux onglets du fichier Excel.
• Lorsqu’un onglet dépend d’autres (par exemple, Affectations fait référence aux entreprises, centres, sections, postes et employés), copiez-collez les codes identifiants des autres onglets pour éviter les divergences dues à des erreurs de frappe.

Le champ «Operacion»

Presque tous les onglets incluent une colonne Operacion avec deux valeurs possibles :

• Modification : ajoute l’enregistrement s’il n’existe pas ou le modifie s’il existait déjà.
• Supprimer ou Baja (selon l’onglet) : supprime définitivement l’enregistrement.

Attention

Pour les employés, si vous souhaitez les marquer comme inactifs sans les supprimer, indiquez Modification dans le champ Operacion et remplissez le champ FechaBaja dans l’onglet Affectations.

Le champ «Codigo»

Quand une colonne s’appelle Codigo, CodigoEmpresa, CodigoCentro, etc., la valeur doit être identique à celle déjà existante dans Smart OSH si l’enregistrement est déjà enregistré.

Attention

Le code distingue les caractères exacts. Par exemple, si dans Smart OSH le code est enregistré comme 01, indiquer 1 est considéré comme un code différent et l’importation créera un nouvel enregistrement au lieu de mettre à jour l’existant.

Onglet «Entreprises»

Colonne	Description
Operacion	Modification pour ajouter/modifier ; Supprimer pour effacer définitivement.
Codigo	Code de l’enregistrement. Doit correspondre exactement à celui de Smart OSH si l’entreprise existe déjà.
Nombre	Raison sociale ou nom identifiant de l’entreprise.
TipoIdentificacion	0 (CIF), 1 (NIF), 2 (NRT), 99 (Autres).
Identificador	Numéro identifiant correspondant au type (CIF, NIF, NRT ou Autres).
Observaciones	Observations à inclure dans l’écran détail de l’entreprise.
EMail	Courriel de l’écran détail.
DescripcionActividad	Activités à inclure dans Description et classification.
DescripcionInstalaciones	Installations à inclure dans Description et classification.
Telefono	Téléphone à inclure dans l’onglet Téléphones.
Activo	X pour maintenir l’entreprise active.
Etiquetas	Étiquettes à ajouter dans l’écran détail.
CodigoCNAE	Code de la Classification Nationale des Activités Économiques à inclure dans Description et classification.

Onglet «Centres»

Colonne	Description
Operacion	Modification pour ajouter/modifier ; Baja pour supprimer définitivement.
CodigoEmpresa	Code de l’entreprise à laquelle appartient le centre. Doit correspondre exactement à celui de Smart OSH.
CodigoCentro	Code du centre. Doit correspondre exactement s’il existe déjà.
Nombre	Nom identifiant du centre.
Activo	X pour maintenir le centre actif.
Direccion	Sera inclus dans le champ Rue de l’écran détail.
Ciudad	Sera inclus dans le champ Ville.
Pais	Sera inclus dans le champ Adresse.
Telefono	Téléphone à inclure dans l’onglet Téléphones.
DescripcionActividad	Activités à inclure dans Description et classification.
DescripcionInstalaciones	Installations à inclure dans Description et classification.
CNAE	Code CNAE à inclure dans Description et classification.
CCSS	Compte de cotisation à la Sécurité Sociale à inclure dans Description et classification.
Email	Courriel de l’écran détail du centre.
Etiquetas	Étiquettes à ajouter dans l’écran détail.
Latitud	Latitude à ajouter dans Description et classification.
Longitud	Longitude à ajouter dans Description et classification.
TecnicoPRL	Identifiant de l’employé qui sera ajouté comme Technicien PRL principal dans l’onglet Modalités préventives.
ListaTecnicosPRL	Identifiants supplémentaires des techniciens PRL. Séparez plusieurs employés par ;.
Observaciones	Observations à inclure dans l’écran détail du centre.

Onglet «Sections»

Colonne	Description
CodigoEmpresa	Code de l’entreprise à laquelle appartient la section. Doit correspondre exactement à celui de Smart OSH.
Operacion	Modification pour ajouter/modifier ; Baja pour supprimer définitivement.
CodigoCentro	Code du centre auquel appartient la section. Doit correspondre exactement.
CodigoSeccion	Code de la section. Doit correspondre exactement s’il existe déjà.
Nombre	Nom identifiant de la section.
DescripcionActividad	Activités à inclure dans l’onglet Description.
DescripcionInstalaciones	Installations à inclure dans l’onglet Description.
Etiquetas	Étiquettes à ajouter dans l’écran détail.
Activo	X pour maintenir la section active.
Observaciones	Observations à inclure dans l’écran détail.

Onglet «Postes»

Colonne	Description
CodigoEmpresa	Code de l’entreprise. Doit correspondre exactement à celui de Smart OSH.
CodigoCentro	Code du centre. Doit correspondre exactement.
Operacion	Modification pour ajouter/modifier ; Baja pour supprimer définitivement.
CodigoSeccion	Code de la section. Doit correspondre exactement.
CodigoPuesto	Code du poste. Doit correspondre exactement s’il existe déjà.
Nombre	Nom identifiant du poste.
DescripcionFuncion	Description des fonctions du poste, à inclure dans l’onglet Description.
CNO	Code de la Classification Nationale des Occupations à inclure dans l’onglet Description.
Etiquetas	Étiquettes à ajouter dans l’écran détail.
Activo	X pour maintenir le poste actif.

Onglet «Employés»

L’onglet Employés existe dans les deux modèles avec un comportement légèrement différent :

• Modèle vide : contient les données personnelles de l’employé et est complété par l’onglet Affectations pour les postes.
• Modèle de chargement des employés : contient les données personnelles et les données d’affectation au poste dans l’onglet lui-même.

Attention

Remplissez le maximum de champs optionnels lorsque vous modifiez un employé existant. Si vous laissez un champ vide et que ce champ contenait déjà des données dans Smart OSH, l’importation efface le contenu.

Colonnes communes aux deux modèles

Colonne	Description
Operacion	Modification pour ajouter/modifier ; Baja pour supprimer. Pour marquer un employé comme inactif sans le supprimer, utilisez Modification et remplissez FechaBaja dans l’onglet Affectations (modèle vide) ou dans l’onglet Employés lui-même (modèle de chargement des employés).
Codigo	Code de l’enregistrement. Champ libre et doit être unique.
Nombre	Prénom de l’employé.
Apellido 1	Premier nom de famille.
Apellido 2	Deuxième nom de famille.
TipoIdentificacion	0 (NIF/NIE), 1 (Cass), 99 (Autres).
Identificacion	Numéro identifiant correspondant au type.
Email	Courriel de l’employé.
FechaNacimiento	Date de naissance au format JJ/MM/AAAA.
Sexo	M (Masculin) ou F (Féminin).
Sensibilidad	EM (Enceinte), ES (Sensibilité spéciale), LA (Allaitement), MY (Âgé). Séparez plusieurs sensibilités par ;. La sensibilité «Mineur» est calculée automatiquement à partir de la date de naissance.
Direccion	Rue du champ Adresse de l’écran détail.
Ciudad	Ville du champ Adresse.
Provincia	Province du champ Adresse.
CP	Code postal du champ Adresse.
Pais	Pays du champ Adresse.
Telefono	Téléphone à inclure dans l’onglet Téléphones.
NASS	Numéro d’affiliation à la Sécurité Sociale.
TipoEmpleado	0 (Interne), 1 (Externe), 2 (Indépendant), 3 (ETT).

Attention

La sensibilité «Mineur» (ME) NE DOIT PAS être ajoutée manuellement : le programme la calcule automatiquement à partir de la FechaNacimiento.

Colonnes spécifiques au modèle vide

Ces colonnes sont uniquement dans l’onglet Employés du modèle vide :

Colonne	Description
Observaciones	Observations à inclure dans l’écran détail de l’employé.
IdentificacionResponsable	DNI ou identifiant de l’employé superviseur hiérarchique. Le superviseur doit exister préalablement ou avoir été chargé dans une ligne précédente du même fichier Excel.
FechaUltimoReconocimiento	Date du dernier examen médical (format JJ/MM/AAAA). Sera incluse dans Aptitudes médicales et renonciations.
CaducidadCertificado	Date d’expiration du certificat médical (format JJ/MM/AAAA). Sera incluse comme Date prochain examen médical employé.
Idioma	ca-ES (Catalan), es-ES (Espagnol), en-GB (Anglais), fr-FR (Français).
Etiquetas	Étiquettes à ajouter dans l’écran détail.
Nacionalidad	Code de la nationalité selon la norme ISO 3166.
EnviarEmailsAlSupervisor	X pour que les courriels de l’employé soient envoyés à son superviseur PRL. Coche par défaut la case Envoyer tous les emails de l’employé via le superviseur PRL. Exception : les courriels de formation et de surveillance de la santé ne sont jamais envoyés au superviseur.
DocBienvenidaEnviado	X si vous NE VOULEZ PAS que les courriels de documents de bienvenue soient envoyés. Coche la case Document(s) de bienvenue envoyé(s).
ResumenAptitud	0 (Non défini), 1 (Non apte), 2 (Apte sans restrictions), 3 (Apte avec restrictions), 4 (Apte partiel), 5 (Renonciation). Remplissez le champ Résumé aptitude médicale dans Aptitudes médicales et renonciations.
TeleTrabajo	X pour marquer l’employé en télétravail.

Colonnes spécifiques au modèle de chargement des employés

Dans ce modèle, l’onglet Employés inclut les données d’affectation au poste, évitant de remplir manuellement l’onglet Affectations :

Colonne	Description
CodigoEmpresa	Code de l’entreprise à laquelle l’employé est affecté. Doit correspondre exactement à celui de Smart OSH.
CodigoCentro	Code du centre. Doit correspondre exactement.
CodigoSeccion	Code de la section. Doit correspondre exactement.
CodigoPuesto	Code du poste. Doit correspondre exactement.
FechaAlta	Date de début de l’affectation au poste (format JJ/MM/AAAA).
FechaBaja	Date de fin de l’affectation au poste (format JJ/MM/AAAA).

Astuce

L’onglet Affectations du modèle de chargement des employés est protégé et non modifiable : il est rempli automatiquement à partir des données que vous indiquez dans l’onglet Employés.

Attention

Si vous utilisez l’importation pour changer l’affectation de poste d’un employé, la nouvelle affectation ne remplace pas l’ancienne. Les deux restent affectées à l’employé et la plus ancienne est marquée avec la case «Poste principal». Si vous devez clôturer l’ancienne, faites-le manuellement ou en remplissant sa FechaBaja.

Onglet «Affectations»

L’onglet Affectations lie chaque employé à son poste de travail au sein de la structure organisationnelle. Son comportement dépend du modèle utilisé.

Modèle vide

Dans le modèle vide, l’onglet Affectations est modifiable et vous devez le remplir manuellement.

Attention

Cet onglet doit contenir des données identifiantes qui correspondent exactement à celles des autres onglets (Entreprises, Centres, Sections, Postes, Employés). Pour plus de sécurité, copiez-collez les codes depuis les autres onglets au lieu de les taper.

Colonne	Description
Operacion	Modification pour ajouter/modifier ; Baja pour supprimer. Pour marquer l’affectation comme inactive, utilisez Modification et remplissez FechaBaja.
CodigoEmpresa	Code de l’entreprise. Doit correspondre exactement à celui de Smart OSH.
CodigoCentro	Code du centre. Doit correspondre exactement.
CodigoSeccion	Code de la section. Doit correspondre exactement.
CodigoPuesto	Code du poste. Doit correspondre exactement.
Identificacion	Numéro identifiant de l’employé (CIF, NIF, NRT ou Autres).
FechaAlta	Date de début de l’affectation (format JJ/MM/AAAA).
FechaBaja	Date de fin de l’affectation (format JJ/MM/AAAA).
TipoContrato	Nom du type de contrat de l’employé. Il est ajouté dans l’onglet Affectations de l’écran détail de l’employé.
SituacionProfesional	Nom de la situation professionnelle de l’employé.
RegimenSS	Nom du régime de la Sécurité Sociale.
TextoConvenio	Nom du texte de convention applicable.
CodigoEmpresExterna	Code de la société externe à laquelle appartient l’employé, si applicable.
HorasTrabajadas	Nombre d’heures travaillées pour cette affectation.
Principal	X pour marquer cette affectation comme poste principal de l’employé.

Modèle de chargement des employés

Dans le modèle de chargement des employés, l’onglet Affectations est protégé et non modifiable.

Astuce

L’onglet est rempli automatiquement à partir des données de CodigoEmpresa, CodigoCentro, CodigoSeccion, CodigoPuesto, FechaAlta et FechaBaja que vous avez indiquées dans l’onglet Employés de ce même modèle.

Si vous avez besoin de contrôler des champs avancés de l’affectation (type de contrat, situation professionnelle, heures travaillées, etc.), utilisez le modèle vide, qui permet de remplir toutes les colonnes.

Comment charger le fichier Excel

Une fois que vous avez rempli le fichier Excel, la dernière étape est de le télécharger dans Smart OSH et de superviser le résultat.

Étapes

1. Accédez à Configuration > Importations rapides.
2. Cliquez sur Nouveau et remplissez les champs de l’enregistrement.
3. Cliquez sur Enregistrer.
4. Cliquez sur Importer.

Champs de l’enregistrement d’importation

Champ	Description
Nombre	Nom identifiant de l’importation. Par exemple : « Employés décembre 2021 ».
Archivo	Document Excel avec les données à importer.
Estado	Par défaut Non démarré. Le programme le modifie automatiquement au fur et à mesure du processus.
Fecha última carga (o reintento)	Vide initialement. Le programme le remplit automatiquement lors de l’exécution de l’importation.
Usuario	Rempli automatiquement par le programme avec l’utilisateur qui crée l’enregistrement.

Attention

Le format du fichier Excel doit être .xls ou .xlsx. Si vous téléchargez un autre format, même si le système indique que le fichier a été chargé correctement, aucune importation ne sera effectuée.

Comment surveiller la progression

Après avoir cliqué sur Importer, le système gère l’importation en arrière-plan :

1. L’État passe à Démarré au moment du début.
2. La Date dernière charge (ou nouvelle tentative) est remplie immédiatement.
3. Attendez un temps raisonnable et actualisez la page pour voir la progression.
4. Lorsque c’est terminé, l’État passera à l’une de ces deux valeurs :
   • Terminé correctement : tous les enregistrements ont été chargés sans erreurs.
   • Terminé avec erreurs : au moins un problème est survenu avec un enregistrement.

Astuce

Si vous avez beaucoup d’enregistrements à charger, ne restez pas devant l’écran. L’importation peut prendre du temps et la page ne se met à jour que si vous la rechargez manuellement.

Comportement en cas d’erreurs

Note

Si l’importation contient plusieurs enregistrements et qu’une erreur est détectée, le programme charge quand même les enregistrements corrects traités jusqu’à ce moment. Il ne revient pas sur les modifications précédentes à l’erreur.

Vous avez deux façons d’obtenir le détail de l’erreur :

• Depuis l’email envoyé par le système lorsque l’importation se termine avec des erreurs : il contient un lien vers le journal des erreurs.
• Depuis le journal de l’importation rapide elle-même dans Smart OSH.

Astuce

Quand une importation échoue, le journal indique la ligne précise et la cause de l’erreur, ce qui vous permet de corriger uniquement ce qui est nécessaire et de recharger le fichier Excel.

Rappel final

Attention

Les importations rapides affectent les données directes de la structure organisationnelle et des employés. Avant de cliquer sur Importer :

• Vérifiez les données du fichier Excel.
• Assurez-vous que les codes correspondent à ceux de Smart OSH.
• Vérifiez que vous n’avez pas laissé de champs vides dans des enregistrements existants qui contenaient déjà des données.
• Assurez-vous du format du fichier (.xls ou .xlsx).

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Source : PR-SO-21-023 « Importations rapides », version 1.1, 12/04/2022.